Warum solltest du einen Point of Sale (POS) für die Bestandsverwaltung verwenden?

28 Okt 2022   •  4 Minuten zum Lesen

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Eva Lacalle

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Unter POS-Bestandsverwaltung versteht man den Einsatz eines Point-of-Sale-Systems zur erfolgreichen Verwaltung der Bestände. In Hotels kannst du das POS-System nutzen, um den Überblick über die Bestände an Reinigungs- und Büromaterialien, Wartungsarbeiten, Lebensmitteln und Getränken sowie alle anderen mit der Lieferkette zusammenhängenden Angelegenheiten zu behalten, die den ordnungsgemäßen Betrieb deines Hotels und der Zusatzleistungen sicherstellen. Außerdem geht es um die Verwaltung von Einnahmen und Erträgen.

Ein POS kann dir dabei helfen, diese Bestände zu verfolgen und Warnmeldungen zu konfigurieren, damit dein Bestand nie unter ein bestimmtes Maß sinkt. Einige POS können sogar so eingerichtet werden, dass sie mit der Verwaltungssoftware von Drittanbietern integriert werden können, um eine gleichmäßige Versorgung sicherzustellen, wenn die Vorräte zur Neige gehen. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Bestandsverwaltung, warum sie im Gastgewerbe so wichtig ist und welche Vorteile der Einsatz eines POS für diese Aufgabe hat.

 

Was ist Bestandsverwaltung?

Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, die Menge an Vorräten zu kennen, die du in einem bestimmten Zeitraum bei einem Lieferanten bestellen musst, um einen reibungslosen Betrieb deines Hotels zu gewährleisten. Das ist besonders wichtig, wenn du verderbliche Waren in der Lebensmittel- und Getränkeabteilung deines Hotels verwaltest, aber es ist auch wichtig, dass du über alle notwendigen Vorräte verfügst, damit der Betrieb reibungslos läuft.

Ein zu großer Lagerbestand kann sich negativ auf die Rentabilität auswirken, während ein zu geringer Bestand den Betrieb beeinträchtigen kann. Es ist also wirklich ein schmaler Grat. Der andere Teil der Bestandsverwaltung ist das Management von Umsatz und Ertrag, um die Nachfrage zu steigern und den Ertrag zu maximieren. Nur wenn die Zimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt zum optimalen Preis verkauft werden, kannst du sicher sein, dass du das Angebot effektiv steuern kannst. Hotels sind zwar weniger von Waren abhängig, aber sie sind auf den Verkauf von Zimmern angewiesen, der mit einem POS-System (Point of Sale) abgewickelt wird.

 

Warum ist die Bestandsverwaltung im Gastgewerbe wichtig?

Die Bestandsverwaltung ist im Gastgewerbe von großer Bedeutung, weil sie dazu beiträgt, Verluste und Diebstähle zu verhindern und gleichzeitig die Rentabilität zu maximieren, indem sie die für einen reibungslosen Hotelbetrieb erforderliche Mindestmenge an Beständen vorhält. Sie stellt außerdem sicher, dass die verfügbaren Zimmer in einem bestimmten Zeitraum zum idealen Preis verkauft werden, um den Umsatz zu maximieren, und passt sich dabei an Prognosen und Markttrends an.

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Welche Vorteile hat der Einsatz eines POS für die Bestandsverwaltung in Hotels?

Da die erfolgreiche Verwaltung des Lagerbestands ein wichtiger Bestandteil der Umsatzoptimierung ist, schauen wir uns an, wie du ein POS nutzen kannst, um ihn besser zu verwalten.

Bessere Kontrolle von Lebensmitteln und Getränken

Speisen und Getränke sind ein wichtiger Bereich in deinem Hotel und du möchtest deine Einnahmen maximieren, indem du Verluste durch verderbliche Waren minimierst und das Beste aus den Nebeneinnahmen machst. Mithilfe der integrierten Features für Bestandsverwaltung eines POS kannst du sicherstellen, dass die Lagerbestände kontrolliert werden, und du kannst sogar Warnmeldungen einrichten, wenn der Bestand unter ein bestimmtes Limit fällt.

Nimm das Beispiel eines Gastes, der eine Flasche Wein auf sein Zimmer bestellt: Du willst sicherstellen, dass du immer das vorrätig hast, was auf der Zimmerservicekarte steht, um zufriedene Kunden zu haben. Andererseits kann es sich negativ auf deine Rentabilität auswirken, wenn du zu viele Flaschen Weißwein auf Lager hast, die bis zu einem bestimmten Datum verbraucht werden müssen. Ein POS kann das Bestellwesen für diese Abteilung vereinfachen.

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Berichterstattung

Mit den Berichtsfunktionen des POS kannst du verfolgen, wie oft Bestellungen aufgegeben werden und wie oft du bestimmte Waren bestellst. So kannst du deine Einnahmen besser vorhersagen, weil du deine Fixkosten besser verstehen kannst. Mit dem POS kannst du nicht nur Berichte erstellen, sondern auch Umsätze, um Ausgabenmuster zu erkennen und Kosten besser zu kalkulieren.

Automatisierung

Automatisierung ist das Herzstück erfolgreicher Betriebe und es lohnt sich auf jeden Fall, die Kontrolle über deine Lieferkette mit Hilfe eines POS zu automatisieren. Du kannst automatisch den Überblick über den Bestand behalten und Bestellungen aufgeben, wenn der Vorrat zur Neige geht. So vermeidest du nicht nur Lücken im Bestand, sondern hältst auch die Zeit deiner Mitarbeiter/innen für andere Aufgaben frei und vermeidest gleichzeitig Fehler bei der Bestellung von zu viel oder zu wenig Ware.

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Optimiere Einnahmen

Die Nebeneinnahmen sind ein wichtiger Bestandteil der Gewinnsteigerung eines Hotels. Mit einem POS erhältst du die Daten, die du brauchst, um die Einnahmequellen zu optimieren und gleichzeitig deine verfügbaren Ressourcen unter Kontrolle zu halten, damit du das richtige Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Bestand hast, um effizient zu arbeiten. Schließlich kann ein zu hoher Lagerbestand die Rentabilität schmälern.

Indem du die Kosten für die Bestandsverwaltung senkst, kannst du deine Rentabilität steigern. Anstatt zu raten, wie viel du bestellen musst, kann dir ein POS sagen, wann und wie viel du von einem bestimmten Produkt bestellen musst, anstatt zu improvisieren.

Reduziere Diebstähle

Durch die digitale Aufzeichnung des gesamten Bestands in deinem Hotel kann der POS dazu beitragen, Warendiebstähle zu kontrollieren und zu verringern, vor allem in Hotels mit verschiedenen Standorten. Wenn es eine große Lücke von einem Hotelstandort zum nächsten gibt, könnte das auf Diebstahl hindeuten. Dann kannst du dich darauf verlassen, dass die Manager der Sache auf den Grund gehen und zusätzliche Kontrollen einrichten.

Senke Personalkosten

Da ein POS in der Lage ist, dir mitzuteilen, wann es Zeit für eine Bestellung ist und wie viel du zu einem bestimmten Zeitpunkt bestellen musst, bedeutet dies auch, dass du keine spezielle Person brauchst, die für die Lieferkette zuständig ist. Stattdessen kannst du diese Aufgabe an jemanden delegieren, z. B. an die Rezeption, den Gastronomieleiter, der sich um die Bestellungen kümmert, oder an einen anderen Abteilungsleiter.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir uns angesehen, was eine POS-Bestandsverwaltung ist, warum sie im Gastgewerbe wichtig ist und welche Vorteile sie bietet. Der Einsatz eines POS hilft dabei, Fehler zu vermeiden, manuelle Aufgaben zu automatisieren, deine Einnahmen zu optimieren und das meiste aus den Nebeneinnahmen herauszuholen, während du die Kontrolle über deinen Bestand behältst. Es ist zweifelsohne ein sehr wichtiger Bestandteil, um die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten.

 

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Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.