¿Qué es un sistema EPOS y por qué deberías utilizar uno en tu hotel?

17 oct 2022   •  4 min de lectura

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Eva Lacalle

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Si te preguntas qué es un sistema EPOS y cómo puede beneficiarse tu hotel de él, estás en el lugar adecuado. Básicamente, un sistema EPOS combina hardware y software para ayudarte a optimizar tu negocio, especialmente en lo relativo al procesamiento de pagos. Gracias a la sincronización de estas tecnologías, podrás mejorar los procesos operativos de tu hotel agilizando procedimientos que, de otro modo, serían manuales.

En este artículo, explicaremos qué es exactamente un EPOS, cómo funciona y por qué los hoteles deberían utilizar este sistema. La clave de la digitalización es el hecho de que se puede integrar fácilmente con otro software, incluso con tu Sistema de Gestión de la Propiedad (PMS). Continúa leyendo para aprender más.

 

¿Qué es un sistema EPOS?

Un sistema EPOS es un sistema de Punto de Venta Electrónico. En pocas palabras, es el lugar de tu hotel en el que se realizan las ventas. Un sistema EPOS utiliza software y hardware para ayudar al procesamiento de las ventas y pagos de tu hotel, no sólo de las habitaciones, sino también para el área de comida y bebida de tu establecimiento, incluyendo los pedidos digitales, manteniendo al mismo tiempo el control del inventario.

Este software te ayuda a controlar y hacer un seguimiento de los pagos, a comprar y procesar pedidos, y a crear y hacer un seguimiento de los programas de fidelización, las promociones y los descuentos, por lo que no tendrás que hacer malabares con varios centros de ingresos (como sabes, las transacciones se realizan en distintos lugares). El hardware puede adoptar muchas formas y, normalmente, se puede personalizar para que se adapte mejor a las necesidades de tu hotel.

 

¿Cómo funcionan los sistemas EPOS?

Entonces, ¿cómo funcionan exactamente? Estos sistemas combinan esencialmente los elementos de hardware y software para permitir a tu hotel procesar los pagos y, dependiendo de las necesidades de tu establecimiento, pueden ocuparse de otras funciones importantes. Actúan como una caja registradora moderna que se conecta con un ordenador y se sincroniza automáticamente con tu PMS.

Cuando un huésped desea contratar servicios adicionales (ya sea el servicio de habitaciones, de spa o un pedido digital en el restaurante de tu hotel), tu personal puede buscar al huésped por su número de habitación o por su nombre. Dado que las transacciones suelen realizarse en diferentes lugares de tu hotel, resulta muy cómodo contar con un punto de venta electrónico que permita añadir todos esos cargos a la habitación del cliente y, al mismo tiempo, actualizar los datos del cliente en el back-end de tu hotel.

 

¿Por qué los hoteles deberían utilizar un sistema EPOS?

Existen muchas razones por las que los hoteles deberían utilizar un sistema de este tipo, las cuales analizaremos a continuación. También puedes consultar las ventajas de una terminal de pago integrado.

Gestionar las ventas desde un solo lugar

En lugar de tener que lidiar con diferentes centros de ingresos (como el bar de la piscina, el spa, el restaurante o tus servicios de conserjería), un punto de venta electrónico te permite aceptar pagos sobre la marcha. Puedes gestionar las ventas digitalmente, todo desde un punto de venta. Los huéspedes pueden decidir si desean añadir los cargos a su habitación o pagar en el momento. Es una forma estupenda de centralizar las operaciones de tu hotel y garantizar un proceso de pago fluido.

Además, gestionar las ventas desde un único lugar es más cómodo y evita la duplicación accidental de cargos. El punto de venta electrónico puede hacer un seguimiento de todas las ventas y asegurarse de que éstas se abonan al final de la estancia del cliente. Esto es fundamental para que la experiencia de los huéspedes sea perfecta. Descubre más sobre las ventajas de la automatización de los pagos.

Mejores informes

Sincronizar el PMS de tu hotel con tu terminal electrónica te permite conocer mejor las preferencias y comportamientos de los huéspedes de tu hotel. También podrás hacer un seguimiento del rendimiento del negocio gracias a los informes que detallan los puntos en los que más gastan los huéspedes durante su estancia (por ejemplo, el restaurante del hotel, el bar, la piscina o los servicios adicionales). Podrás aprovechar estos perfiles de huésped para optimizar tus estrategias de upselling y marketing.

Además, podrás llevar un control más preciso de los ingresos totales por comida y bebida, independientemente de si quienes cenan en el restaurante de tu hotel son huéspedes o no. De este modo, obtendrás una idea más clara de la procedencia de tus ingresos, y podrás decidir si te interesa más invertir en promociones externas o seguir dedicando tu restaurante principalmente al uso de los huéspedes.

Reducir los procesos manuales para disminuir los errores y ahorrar tiempo

Cuanto más automatices los procesos de tu hotel, más satisfechos estarán tus empleados y mejor servicio prestarán. Con un punto de venta electrónico, puedes asegurarte de que todos los cargos se contabilizan. De este modo, cuando llegue el momento del pago, evitarás cualquier error relacionado con el seguimiento manual de los cargos. Además, esto agiliza el proceso de salida ya que todos los cargos se contabilizan en un mismo lugar.

No hay duda de que el papeleo genera desorden y confusión para tu personal. La digitalización es la solución más ágil para negocios dinámicos como los del sector hotelero.

Controla tus programas de fidelización y descuentos

Un punto de venta electrónico también resulta ideal para hacer un seguimiento de las promociones de tu programa de fidelización y aplicar descuentos. En lugar de tener que introducirlos manualmente, tu EPOS puede sincronizarse automáticamente con tu PMS y determinar a qué descuentos y ventajas del programa de fidelización tienen derecho tus clientes. De este modo, no hay margen de error.

Aumenta tu flexibilidad

En el sector hotelero, todo gira en torno a la flexibilidad. Ya sea para cobrar a los clientes desde cualquier lugar, aceptar los pagos con facilidad o hacer un seguimiento del gasto de los clientes con el fin de proponerles ofertas más personalizadas durante su estancia, todo esto es fácil de gestionar con un sistema EPOS. Al ser digital y flexible, es el sistema más adecuado para satisfacer las necesidades siempre cambiantes de los hoteleros modernos.

 

Conclusión

En este artículo hemos analizado qué es un sistema EPOS, cómo funciona y por qué deberías usar uno en tu hotel. Con tantos aspectos diferentes que gestionar en un hotel, querrás un sistema que se sincronice automáticamente con tus otros programas clave, como tu PMS. Para agilizar todos los aspectos de tu hotel, necesitas una herramienta fiable que simplifique la forma de cobrar y procesar los pagos tanto para tu personal como para tus huéspedes.

La digitalización permite que tu hotel asuma este proceso y se dedique a generar una experiencia lo más centrada posible en el huésped. ¿Cómo puedes hacerlo? Si adoptas un PMS eficaz e innovador como Mews, te beneficiarás de un punto de venta electrónico integrado gracias a la nueva asociación entre Mews y Bizzon. Más información. De este modo, podrás garantizar la flexibilidad, mejorar los informes y ser capaz de gestionar las ventas desde un único lugar.

 

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Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.