Was ist ein ePOS-System?
ePOS-Systeme für Hotellerie und Gastronomie
ePOS steht für elektronischen Point of Sale. Kurz gesagt: An diesem Punkt findet der digitale Kaufprozess statt. Und zwar alle, die im Hotel anfallen: Wer derartige moderne Software verwendet, kann Verkäufe und Zahlungsvorgänge für die Hotelzimmer, im Hotelrestaurant und digitale Bestellungen verarbeiten. Das Hotelmanagement mit POS-Software ersetzt damit die traditionellen Kassensysteme der Hotels.
Unterschiede zwischen ePOS und traditionellen Kassensystemen
Früher gab es verschiedene Umsatzzentren. Am Empfang wurden die Zimmer- und Minibarrechnungen beglichen, im Restaurant Speisen und Getränke gezahlt und die Ausflüge wurden separat abgerechnet. Alles wurde lokal auf Computern und in geschlossenen Netzwerken gespeichert. Das gehört mit ePOS der Vergangenheit an. Während die Zahlungen aller Orte hier zusammenlaufen, wird gleichzeitig der Bestand automatisch aktualisiert und bleibt so immer topaktuell. Das entspricht nicht nur den Anforderungen eines Hotelmanagements, sondern auch denen der Gäste im digitalen Zeitalter.
Wie funktionieren ePOS-Systeme?
Cloudbasierte Technologie und Integration mit PMS
Wie funktioniert der ePOS also genau? Im Wesentlichen kombiniert er Hardware- und Softwareelemente. Somit kann dein Hotel Zahlungsvorgänge verarbeiten und je nach den Bedürfnissen deines Hotels übernimmt der ePOS unter Umständen andere wichtige Funktionen. Er ist wie eine moderne Tageskasse, die sich mit einem Computer verknüpft und sich automatisch mit deinem PMS synchronisiert.
Schnittstellen zu Buchhaltung, Restaurant und Bar
Wenn Gäste etwas kaufen möchten, egal ob die Zimmermiete, einen Drink an der Hotelbar oder den Zimmerservice, können die Mitarbeiter den Prozess über die hinterlegten Gästeprofile leicht und vor allem schnell abwickeln. Über alle Bereiche des Hotels hinweg. Mit einem elektronischen Point of Sale werden alle Transaktionen auf die Rechnung für das Gästezimmer gesetzt, während gleichzeitig die Kundendaten im Backend des Hotelsystems aktualisiert werden.
Zugriff in Echtzeit und mobile Nutzung
Ein weiterer Vorteil des ePOS ist der ortsunabhängige Einsatz. Die Software ist mobil nutzbar und damit an allen Orten einsetzbar. Gleichzeitig aktualisieren sich die Daten in Echtzeit. Es kann also minutengenau kontrolliert werden, wie der Restaurantumsatz ist, wie viel an Zimmermiete eingenommen wurde und wo man im Vergleich zum Vorjahr steht.
Warum sollten Hotels ein ePOS-System benutzen?
Zentrale Verwaltung aller Verkaufsstellen
Anstatt verschiedene Umsatzzentren koordinieren und die Ergebnisse umständlich in den Überblick bringen zu müssen, sei es mit der Poolbar, dem Wellnessbereich, dem Restaurant oder deinen Concierge-Services, kannst du mithilfe eines elektronischen Point of Sale Zahlungen unterwegs annehmen. Du kannst den Verkauf digital verwalten, alles von einem Point of Sale aus. Gäste können entscheiden, ob sie etwas auf die Zimmerrechnung setzen lassen oder sofort zahlen möchten. Er eignet sich großartig dafür, den Betrieb eines Hotels zu zentralisieren und einen reibungslosen automatisierten Zahlungsvorgang zu gewährleisten. Der elektronische Point of Sale kann alle Verkäufe verfolgen und sicherstellen, dass diese am Ende des Gästeaufenthalts beglichen sind.
Präzisere Berichterstattung und Umsatzanalyse
Bei der Synchronisierung mit dem PMS eines werden Präferenzen und Verhaltensweisen der Gäste sichtbar. Dank automatischer Berichterstattungen und Analysen ist nachvollziehbar, wo Gäste am meisten ausgeben, ob im Hotelrestaurant, an der Bar, am Pool oder für Zusatzservices wie Wellness. Auf Grundlage dieser Gästeprofile können Strategien für Upselling und Marketing optimiert werden.
Dazu kann dank POS-Systemen in Hotelrestaurants der Gesamtumsatz von Speisen und Getränken verfolgt werden, egal ob dieser von Gästen oder von externen Kunden kommt, die nur in deinem Hotelrestaurant zu Abend essen. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann entschieden werden, ob die Investition in externe Werbung lohnenswert ist oder das Restaurant hauptsächlich auf die Nutzung von Hotelgästen ausgerichtet werden soll.
Automatisierung: Weniger Fehler, mehr Effizienz
Je mehr Abläufe in deinem Hotel automatisiert sind, desto zufriedener sind die Mitarbeiter und desto besser ist deren angebotener Service. Mit einem elektronischen Point-of-Sale kannst du sicherstellen, dass alle Abbuchungen verfolgt werden, sodass keine Fehler aufgrund von manueller Verfolgung von Abbuchungen entstehen, wenn für Gäste die Zeit gekommen ist, auszuchecken. Als angenehmer Nebeneffekt wird der Check-out um einiges schneller abgewickelt, weil für alle Abbuchungen an einer Stelle Rechnung getragen wird.
Loyalty-Programme und Rabatte einfach managen
Ein elektronischer Point of Sale ist ebenfalls ideal, um Werbeaktionen für dein Treueprogramm zu verfolgen und Rabatte anzuwenden. Anstatt dass du sie manuell eingeben musst, kann der ePOS sich automatisch mit deinem PMS synchronisieren. So weißt du, welche Rabatte und Treuevorteile deine Gäste haben, sodass du sicher sein kannst, dass es keinen Spielraum für Fehler gibt.
Mehr Flexibilität für Mitarbeiter und Gäste
Im Gastgewerbegeschäft geht es vor allem um Flexibilität. Du kannst mit einem ePOS-System leicht von Gästen unterwegs abbuchen, Zahlungen annehmen oder für besseres Upselling die Ausgabenprofile verfolgen. Mit dem System wird es leicht verwaltet, da es digital ist und sich aus diesem Grund flexibler an die sich ändernden Bedürfnisse der modernen Hoteliers anpasst.
Vorteile eines ePOS-Systems für Hotels und Gastronomie
Die Vorteile eines ePOS-Systems liegen also auf der Hand: Effizienz, verbesserte Gästeerfahrung und Kostenkontrolle.
Höhere Effizienz im täglichen Betrieb
Das System ist so intuitiv zu bedienen, dass keine langwierigen Einarbeitungen notwendig sind. Einmal integriert, können die Mitarbeiter von überall aus mobil darauf zugreifen. Zudem werden Arbeitsabläufe und Zahlen automatisch aktualisiert und die Effizienz steigt, da die Verantwortlichen alle relevanten Informationen stets zur Hand haben.
Verbesserte Kundenerfahrung durch schnellere Prozesse
Wer weniger Zeit für Arbeitsaufgaben benötigt, hat mehr Zeit für die Gäste. Aufmerksamkeit ist immer ein Bonus. Dazu kommen die automatisierten und ortsunabhängigen Abläufe: Moderne Gäste checken sich gern selbst ein, teilweise auch digital bereits vor der Ankunft. Das sorgt für reibungslose Abläufe statt langem Warten in der Schlange.
Kostenkontrolle und Umsatzsteigerung
Wer seine Zahlen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen. Durch ein ePOS werden alle Zahlungen - egal an welchem Ort sie getätigt werden - in Echtzeit gesammelt. Das vereinfacht nicht nur die Buchhaltung, sondern auch wirtschaftliche Entscheidungen und die Anpassung von Marketingstrategien. Wer weiß, was die Gäste möchten, kann mehr Umsatz generieren.
Fazit: Lohnt sich ein ePOS-System in Hotels?
Eine zuverlässige Methode, Zahlungen anzunehmen und zu verarbeiten, ist für die erfolgreiche Führung eines Hotels essenziell. Mitarbeiter und Gäste profitieren gleichermaßen davon. Es vereinfacht nicht nur Zahlungen, sondern ermöglicht auch den Überblick in Echtzeit und schafft damit die besten Voraussetzungen für wirtschaftliche Entscheidungen.
Häufig gestellte Fragen zu ePOS-Systemen im Hotel
Was ist der Unterschied zwischen einem ePOS-System und einem Kassensystem?
Ein ePOS ist der digitale Point of Sale: Verkäufe aus Zimmer, Restaurant & Co. laufen zentral zusammen, synchronisieren sich in Echtzeit und ersetzen damit getrennte Kassenstränge der einzelnen Bereiche. Dadurch entfallen doppelte Eingaben und der Bestand bleibt automatisch aktuell.
Ist ein ePOS-System für kleine Hotels geeignet?
Ja - cloudbasiert, mobil nutzbar und intuitiv bedienbar; nach der Integration lässt sich der Verkauf von überall steuern, ohne lange Einarbeitung.
Kann ein ePOS-System mit meinem Property-Management-System (PMS) verbunden werden?
Ja, moderne ePOS-Lösungen synchronisieren sich automatisch mit dem PMS, setzen Käufe auf die Zimmerrechnung und aktualisieren Kundendaten in Echtzeit.
Welche Kosten entstehen für die Einführung eines ePOS-Systems?
Die Kosten richten sich nach Umfang und Anforderungen; die Integrationen eines PMS werden ganz individuell auf die Bedürfnisse eines Hotels zugeschnitten.
Fünf Dinge, die zu erwägen sind, wenn du dein nächstes POS auswählst
Wir müssen dir nicht erzählen, dass es viel dabei zu erwägen gibt, ein POS für den Betrieb deines Hotelrestaurants zu wählen. Dementsprechend haben wir die lange Liste auf die fünf entscheidenden Fragen eingegrenzt, die du dir stellen solltest.
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