Qu‘est-ce qu‘un système ePOS et pourquoi vous devriez en utiliser un dans votre hôtel ?

Si vous vous demandez ce qu‘est un système ePOS et de quelle manière votre hôtel peut en tirer parti, alors vous êtes au bon endroit. Fondamentalement, un système ePOS allie matériel et logiciels pour vous aider à optimiser votre entreprise, particulièrement en matière de traitement des paiements. Grâce à la synchronisation des technologies, vous êtes en mesure d‘améliorer les processus opérationnels de votre hôtel en simplifiant ce qui aurait autrement été des processus manuels.

Dans cet article, nous allons examiner en quoi consiste un système ePOS, comment il fonctionne et vous expliquer les raisons pour lesquelles les hôtels devraient utiliser un tel système. Le secret du passage au numérique réside dans le fait que vous pouvez intégrer d‘autres logiciels en toute simplicité, y compris votre système de gestion des établissements (PMS). Poursuivez votre lecture pour en apprendre davantage.

Qu‘est-ce qu‘un système ePOS ?

Un système ePOS (Electronic Point of Sale) est un système de point de vente électronique. Autrement dit, il s‘agit de l‘endroit au sein de votre hôtel où les ventes s‘effectuent. Un système ePOS utilise des logiciels et du matériel pour aider votre hôtel à traiter les ventes et les paiements, non seulement pour vos chambres d‘hôtel, mais également pour la partie F&B de votre établissement, y compris les commandes numériques, tout en assurant le suivi des stocks.

Le logiciel vous aide à contrôler et suivre les paiements, à acheter et traiter les commandes, à créer et suivre les programmes de fidélité, les promotions et les réductions, ce qui vous évite ainsi de devoir jongler entre plusieurs centres de revenus (comme vous le savez, les transactions s‘effectuent à plusieurs endroits différents). Il est également possible d‘intégrer un système ePOS à votre PMS. Le matériel peut prendre différentes formes et vous pouvez généralement les personnaliser pour répondre au mieux aux besoins de votre hôtel.

Comment les systèmes ePOS fonctionnent-ils ?

Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ? Fondamentalement, un système ePOS allie les éléments matériels et logiciels nécessaires pour que votre hôtel puisse traiter les paiements et prendre en charge d‘autres fonctions essentielles, selon ses besoins propres. Un système EPOS est comparable à une caisse enregistreuse nouvelle génération qui se connecte à un ordinateur et se synchronise automatiquement avec votre PMS.

Lorsqu‘un client souhaite payer pour des services supplémentaires – qu‘il s‘agisse du room service, du spa ou d‘une commande numérique effectuée dans le restaurant de votre hôtel – vos employés peuvent rechercher ledit client grâce à son numéro de chambre ou à son nom. Dans la mesure où les transactions s‘effectuent souvent à plusieurs endroits différents de votre hôtel, un point de vente électronique vous permet de transférer toutes ces transactions vers la chambre du client et de mettre, dans le même temps, à jour les données client dans le back-end de votre hôtel. Cela est donc on ne peut plus pratique  !

Pour quelles raisons les hôtels devraient-ils utiliser un système ePOS ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les hôtels devraient utiliser un tel système. Nous allons les examiner l‘une après l‘autre. Vous pouvez également vous renseigner sur les avantages qu‘offre un terminal de paiement intégré.

Gérer les ventes en un seul endroit

Plutôt que de devoir composer tant bien que mal avec différents centres de revenus, qu‘il s‘agisse du bar de la piscine, de votre restaurant ou de vos services de conciergerie, un point de vente électronique vous permet d‘accepter les paiements où que vous soyez. Vous pouvez gérer toutes les ventes de manière numérique, à partir d‘un unique point de vente. Libre aux clients de décider s‘ils souhaitent payer directement ou transférer les frais vers leur chambre. Il s‘agit donc d‘un excellent moyen de centraliser les opérations de votre hôtel et garantir un processus de paiement sans point de friction.

Il est également plus pratique de gérer les ventes à partir d‘un seul endroit, car cela évite les erreurs liées à la double facturation. Le point de vente électronique est en mesure de suivre l‘ensemble des ventes et de s‘assurer qu‘elles sont réglées à la fin du séjour du client. C‘est un aspect primordial pour que vos clients puissent bénéficier d‘un parcours client sans point de friction. En savoir plus sur les avantages qu‘offre l‘automatisation des paiements.

Des rapports améliorés

Grâce à la synchronisation avec à la fois le PMS de votre hôtel et votre terminal électronique, vous bénéficiez d‘une meilleure visibilité quant aux préférences et comportements de consommation de vos clients au sein de votre hôtel. Vous pouvez également suivre les performances de votre entreprise grâce à des rapports qui vous renseignent sur l‘endroit où vos clients dépensent le plus lorsqu‘ils séjournent dans votre établissement (par exemple : au restaurant de votre hôtel, au bar, à la piscine, par le biais de services supplémentaires, etc.). Cela vous permet par la suite d‘optimiser, sur la base de ces profils clients, vos stratégies marketing et en matière de ventes incitatives.  

De plus, vous pouvez suivre avec une plus grande précision les revenus globaux de votre département F&B, que ce soit lorsque des clients ou des non-clients dînent dans le restaurant de votre hôtel. Vous pouvez ainsi déterminer plus précisément d‘où viennent vos revenus et décider si vous devez investir dans la promotion externe ou, au contraire, si vous devez uniquement autoriser vos clients à profiter de votre restaurant.

Réduire les processus manuels pour diminuer les erreurs et gagner du temps

Plus vous automatisez les processus de votre hôtel, plus vous améliorez la satisfaction de vos employés et meilleurs seront les services qu‘ils fourniront. Grâce à un point de vente électronique, vous vous assurez que tous les frais sont pris en compte, éliminant ainsi toute erreur liée à un suivi manuel des frais lorsque les clients doivent effectuer leur check-out. De plus, cela accélère considérablement le processus de check-out, car tous les frais sont regroupés en un seul et même endroit.

La paperasse est source de désordre et de confusion, cela est indéniable. Le passage au numérique offre une plus grande agilité à une entreprise dynamique comme celles du secteur de l‘hôtellerie.

Suivre votre programme de fidélité et vos réductions

Un point de vente électronique est également idéal lorsqu‘il s‘agit de suivre les promotions relatives à votre programme de fidélité et d‘appliquer des réductions. Plutôt que de devoir les saisir manuellement, votre point de vente électronique peut se synchroniser automatiquement avec votre PMS et ainsi déterminer quels sont les réductions et avantages liés au programme de fidélité dont vos clients peuvent bénéficier. Vous vous assurez ainsi qu‘il n‘existe aucune marge d‘erreur possible.

Gagner en flexibilité

Dans le secteur de l‘hôtellerie, tout est une question de flexibilité. Qu‘il s‘agisse de facturer des clients où que vous soyez, d‘accepter des paiements en toute simplicité ou de suivre les dépenses de vos clients de sorte à leur proposer des offres plus adaptées lorsqu‘ils séjournent dans votre établissement, rien de tout cela n‘est difficile à gérer avec un système ePOS. En raison de son caractère numérique et donc de sa flexibilité, il est plus adapté pour répondre aux besoins en constante évolution des hôteliers modernes.

Conclusion

Dans cet article, nous avons examiné en quoi consiste un système ePOS, comment il fonctionne et les raisons pour lesquelles votre hôtel devrait en utiliser un. Avec autant d‘aspects différents à gérer, il est nécessaire de disposer d‘un système qui se synchronisera automatiquement avec vos autres logiciels clés, tels que votre PMS. Si vous souhaitez simplifier tous les aspects de votre hôtel, vous devez posséder un moyen fiable d‘accepter et de traiter les paiements et qui simplifiera le quotidien aussi bien de vos employés que de vos clients.