¿Cómo funciona un sistema de reservas de hotel en línea?

7 abr 2022   •  5 min de lectura

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Eva Lacalle

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Un sistema de reservas de hotel es un mecanismo a través del cual los huéspedes pueden crear reservas seguras en línea. Aunque el proceso es similar al de reservar con una agencia de viajes en línea (OTA), la principal diferencia es que el motor de reservas del hotel se vincula con su propio sitio web, esto le permite ahorrar gastos adicionales.

A través del sistema de reservas del hotel, los huéspedes pueden seleccionar la duración de su estancia, el tipo de habitación deseada, obtener complementos y pagar de forma segura a través de una plataforma de pago en línea. En este artículo profundizaremos en qué es un sistema de reservas de hotel, cómo funciona y las ventajas que ofrece. ¡Empecemos!

 

¿Qué es un sistema de reservas de hotel?

Un sistema de reservas de hotel es un software que permite a los huéspedes reservar en línea directamente con el hotel, sin necesidad de intermediarios. El sistema procesa las reservas realizadas a través del sitio web del hotel y, a continuación, transmite esta información al backend del propio hotel para un acceso más fácil a la información. A continuación, el personal del hotel gestiona las reservas.

Con el auge del viajero Millennial, se espera que en 2023 más de 700 millones de personas reserven principalmente en internet, por lo que disponer de un sistema de reservas en línea es clave para alcanzar a un público más amplio. También es fundamental para generar una buena primera impresión, ya que los huéspedes pueden realizar sus reservas sin necesidad de navegar a otro dominio. Mantener todo el proceso internamente evita que los clientes abandonen tu página web sin completar la reserva final.

 

¿Cómo funciona un sistema de reservas de hotel?

En esencia, el software de gestión de reservas automatiza el proceso de reserva, sincronizándose con el sitio web y las redes sociales de tu hotel para permitir a los huéspedes reservar fácil y cómodamente sin necesidad de visitar otra página web. También es posible vincular el sistema de reservas con el gestor de canales, lo que permite a los hoteles distribuir su disponibilidad a través de ambos agentes en línea en tiempo real.

Este tipo de sistemas de reserva se utilizan en el sector hotelero para que los huéspedes reserven sus propias estancias en línea a través del software. Ayuda a proporcionar un proceso de reserva más fluido y recopila fácilmente los datos en tu sistema. Además, te da ventaja sobre tus competidores y mejora la eficiencia al sincronizar automáticamente tu sistema y tus canales.

Este tipo de software es fundamental para aumentar el atractivo de tu establecimiento y mejorar las tasas de ocupación. Es una herramienta esencial para incrementar las reservas y crear experiencias mejoradas para los huéspedes, lo que se traduce en una mayor retención de clientes y un aumento de los ingresos.

 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de reservas de hotel?

No cabe ninguna duda de que hoy en día es fundamental disponer de un software para gestionar las reservas, sin importar el tamaño de la propiedad. Así que veamos por qué es necesario y qué beneficios aporta un sistema de reservas en línea.

Eficiencia mejorada

Un sistema de reservas mejora la eficiencia de los hoteles, principalmente, porque la disponibilidad se actualiza inmediatamente en todos los canales, incluido tu propio sistema. Esto reduce la cantidad de tiempo que tu personal de recepción debe dedicar a tareas administrativas y también minimiza el riesgo de overbooking.

Por otro lado, un sistema de reservas en línea tiene la capacidad de automatizar tareas como el envío de confirmaciones de reserva. De este modo, el personal puede dedicar su tiempo a otras áreas importantes, como ofrecer una atención al cliente de primera categoría. Como los huéspedes se ocupan de crear sus propias reservas, éstas llegan al sistema con toda la información necesaria ya introducida: lo único que tiene que hacer el personal de recepción es prepararse para su llegada. La automatización de los procesos es la clave para garantizar el éxito y la eficacia del proceso anterior y posterior al viaje.

Te proporciona una ventaja competitiva

En la era digital, no hay excusa para no estar en línea. Sin embargo, algunos hoteles pequeños son reacios a invertir de inmediato en un software para gestionar sus reservas y, por lo tanto, se ven obligados a destinar parte de sus beneficios a sus intermediarios.

Los hoteleros también pueden personalizar el software para implementar su imagen de marca a lo largo de todo el proceso de compra, generando una confianza que se traduce en conversiones. El motor de reservas puede reflejar la marca de tu hotel dentro de tu propia URL, esto da sensación de seguridad a los huéspedes y hace que quieran reservar directamente contigo, una ventaja que tus competidores no tendrán a menos que también dispongan de su propio motor de reservas. Además, de esta manera las experiencias de reserva son más funcionales y fáciles de usar que a través de un tercero.

Por otro lado, dado que la inmensa mayoría de los huéspedes reservan ahora por Internet, ofrecer la posibilidad de reservar en línea te da una ventaja sobre aquellos negocios que aún no han invertido en el software necesario para hacerlo posible. Cuando los huéspedes reservan directamente a través del propio sistema de reservas del hotel, los hoteles se ahorran tener que dar comisiones a terceros, esto les permite ofrecer mejores precios a sus huéspedes.

Reduce las posibilidades de error humano

Cuando se dispone de un sistema propio, los huéspedes se ocupan de realizar sus propias reservas, por lo que se supone que no habrá errores en los datos de los huéspedes ni en la información de contacto. Sin embargo, si se produce un error, el hotel no tendrá que rendir cuentas, y mantendrá su reputación intacta. Además, como el sistema de reservas se sincroniza con los gestores de canales, la probabilidad de que se produzca un overbooking debido a un error humano es escasa o nula. La reducción de los errores humanos en las reservas permite un mejor servicio y libera tiempo para ocuparse de otras tareas que, de otra manera, se dedicaría a subsanar errores.

La recopilación de datos es más fácil

Recopilar datos de los clientes es fundamental para el marketing, y un sistema de reservas en línea es una forma de garantizar que la recogida de datos sea fácil y que todos los datos de los huéspedes estén en un mismo lugar. Podrás identificar fácilmente los datos demográficos de los huéspedes, sus gustos, los servicios que prefieren, su procedencia y el número de huéspedes que viajan. Puedes utilizar esta información para adaptar tus estrategias de marketing y mejorar la experiencia general de los huéspedes, aumentando así las tasas de retención.

Gestionar fácilmente las recompensas

Un sistema de reservas te permite hacer un seguimiento de las estancias de aquellos clientes con recompensas y asignarles los beneficios correspondientes. A través de su inicio de sesión único, los huéspedes pueden hacer un segumiento de sus recompensas, de modo que con solo necesitan introducir su información una vez y, a partir de ahí, es el sistema el que supervisa el estado de sus recompensas, con un mantenimiento mínimo por parte del personal.

Dado que los programas de fidelización de los hoteles son una herramienta importante para retener a los huéspedes y mantener la ocupación en temporada baja, cuanto más sencilla sea la gestión de las recompensas, más fácil será el seguimiento por parte de tu personal y más probable será que puedas hacer que los huéspedes vuelvan gracias a las recompensas.

Conclusión

Hemos analizado qué es un sistema de reservas de hotel, cómo funciona y los beneficios que aporta al sector hotelero. Las ventajas de un sistema de reservas en línea van desde la reducción de los errores humanos hasta la mejora de la eficiencia, pasando por una recopilación de datos y una gestión de las recompensas más sencillas y una ventaja competitiva.

Con la llegada de la tecnología, disponer de un sistema de reservas de hotel es uno de los cambios más fáciles que un hotel puede implementar para obtener los beneficios mencionados en este artículo. Permite mantener la ocupación y garantizar que todo funcione de manera fluida sin necesidad de que intervenga el personal del hotel. Cuanto menos tiempo dedique tu personal a tareas administrativas, más tiempo podrá dedicar a ofrecer el mejor servicio posible.

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Autor

Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.

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