Industria  |  12 noviembre 2021  |  Eva Lacalle  |  6 min de lectura

6 ventajas de usar un Sistema Central de Reservas (CRS) en la industria hotelera

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Las ventajas de un Sistema Central de Reservas (CRS) en la industria hotelera van más allá de la eficiencia en las reservas. El software de distribución de datos ayuda a la dirección general del hotel al transmitir los datos del sistema de gestión de la propiedad (PMS) a distintos canales de distribución. A su vez, cuando los clientes hacen reservas desde fuentes de terceros, la información pasa a través del CRS hasta el PMS para su sincronización.

Hoy en día, dos tercios de las reservas hoteleras se realizan a través de agencias de viajes en línea (OTAs) y webs de viajes. Además, algunos usuarios de internet visitarán la página web del hotel para realizar reservas directas. Esto significa que necesitas emplear muchos canales de distribución para alcanzar niveles de ocupación máximos. La gestión de los canales de distribución offline es una tarea ardua. Además, la dirección del hotel debe controlar el flujo de información en todos los departamentos para evitar reservas duplicadas y garantizar que los huéspedes tengan una experiencia fantástica.

Especialmente para las cadenas hoteleras, permite crear reservas a nivel de cadena y dirigirlas a un motor de reservas centralizado que luego puede conectarse a una herramienta de gestión de la relación con el cliente (CRM). Un CRS te ofrece el máximo control sobre el proceso de reserva, sincronizando los datos y automatizando ciertos procesos.

 

¿Cuáles son las ventajas de usar un sistema central de reservas?

Usar un CRS tiene muchas ventajas para el hotelero. En esencia, el CRS actúa como un centro de distribución global, almacenando las tarifas y la disponibilidad de los hoteles, haciéndoles más accesibles para canales en línea como OTAs y agentes de viajes.

Pero, al margen de las propias reservas ¿cuáles son las ventajas de un Sistema Central de Reservas? A continuación te explicaremos cómo un CRS ayuda a entablar mejores relaciones con el cliente, sincronizar información, aumentar la flexibilidad y eficiencia, ahorrar tiempo y dinero, controlar las reservas y agilizar los pagos. ¡Entremos en materia!

1. Mejores relaciones con los clientes

El sector hotelero se nutre de la prestación de servicios de calidad y la creación de relaciones significativas con los huéspedes. Es bueno desear a tus clientes un feliz cumpleaños o acordarte de ellos durante las fiestas. Un cliente satisfecho te recomendará, lo que es bueno para el negocio. Un CRS te ayudará a establecer relaciones duraderas, identificando los hábitos de compra de los clientes y registrando la información pertinente para comprenderles mejor.

Esta información te permite proporcionar servicios personalizados y mejorar las experiencias de los huéspedes. Algunos de estos servicios personalizados incluyen precios especiales y descuentos para clientes habituales, y una política de cancelación. También puedes ajustar las tarifas infantiles y los menús para ajustaros a sus preferencias. También podrías agilizar su proceso de reserva autocompletando sus tipos de habitación preferida e información personal. Los clientes agradecen incluso pequeños gestos, lo que aumentará la probabilidad de que recomienden tu hotel a amigos y familiares.

2. Sincronización de información

En el pasado, los hoteles tenían que gestionar manualmente las reservas. Cuando un huésped llega o se marcha, el personal de recepción y ventas debe actualizar con regularidad la lista de habitaciones disponibles así como la lista de reservas. Establecer tarifas para las habitaciones, determinar la disponibilidad y gestionar las reservas manualmente puede conducir a overbookings o reservas duplicadas como consecuencia de errores humanos. Esto también perjudica la experiencia del huésped, especialmente si el hotel está completo.

Es posible evitar todos estos errores e inconvenientes adoptando sistemas de automatización como un sistema central de reservas. Una de las principales ventajas de un CRS es que recopila información del hotel, incluyendo habitaciones disponibles, tarifas e inventario, haciendo que sea accesible a nivel global.

La dirección del hotel puede acceder a la información desde cualquier ordenador, tableta o smartphone en las instalaciones, y realizar los ajustes necesarios. Además, la información sobre los niveles de ocupación y tarifas de las habitaciones están disponibles en tiempo real. Por ejemplo, cuando un cliente reserva una habitación, el sistema actualizará el estado, asegurándose de que no está disponible para otros visitantes. Al sincronizar los datos, el cliente dispone también de una herramienta de búsqueda que le ahorra tiempo y le permite afinar sus preferencias en función de las fechas, la ubicación y el tipo de habitación.

Además, el sistema de reservas en línea permite a los visitantes aprovecharse de ofertas especiales y extras como descuentos en comidas y traslados al aeropuerto. Además, esta sincronización tiene lugar a nivel mundial a través de la interfaz del sistema global de distribución, lo que significa que OTAs y agentes de viajes de todo el mundo pueden acceder a esta información.

3. Aumenta la flexibilidad y eficiencia

A medida que cambian las tendencias de los mercados, los hoteleros deben adaptarse ajustando sus políticas y estrategias de precios. Un Sistema Central de Reservas aumenta tu flexibilidad adoptando nuevas tarifas y políticas según las condiciones del mercado, que también pueden adaptarse a nivel de cadena. El mercado global no es uniforme, por lo que puedes cambiar las tarifas de varias habitaciones y los últimos precios se reflejarán en la página web de reservas. Además de las tarifas por ocupación, también puedes ajustar la comisión y el coste de los recursos de distribución dependiendo del comportamiento del mercado.

Un CRS permite también implementar estrategias de marketing en varios canales, potenciando tu presencia online y aumentando tus reservas. Todo el tráfico procedente de canales de distribución de terceros y agentes de viajes en línea llegará a tu motor de reservas. Por lo tanto, si vinculas el CRS con tu sitio web, podrás proporcionar información relevante como habitaciones disponibles, comparativas de precios y recursos útiles para persuadir a los visitantes a reservan una habitación Esto significa que puedes alcanzar a huéspedes de todo el mundo sin tener que ajustar los datos de tu hotel para cada ubicación. Además, los Sistemas Centrales de Reservas tienen una interfaz intuitiva que hace que el proceso de reserva sea más fluido y libre de estrés para tus clientes.

4. Ahorra tiempo y dinero

Antes de que el software del sistema de reservas de hoteles se convirtiera en un estándar, los hoteleros necesitaban más personal de recepción para gestionar reservas e introducir datos. Durante la temporada alta, era necesario personal de recepción adicional para registrar a los huéspedes y atender las solicitudes de reserva. La introducción de sistemas de reservas compatibles con todos los sistemas de distribución alivia la carga de la dirección del hotel.

Los hoteleros necesitan menos personal de recepción, reduciendo los costes operativos. No sólo eso, sino que tu personal tendrá tiempo para atender otras necesidades de tus clientes sin tener que introducir datos. Tampoco necesitarás agentes de ventas para publicitar tu hotel, y podrás mantener las comisiones al mínimo con las agencias de viajes en línea. La integración del motor de reservas con un CRS también promoverá las reservas directas y reducirá los costes de los canales de distribución.

Si quieres ahorrar aún más dinero, vincula tu CRS con el sistema de gestión de la propiedad en la nube de Mews. Podrás acceder a tu información desde cualquier parte del mundo sin preocuparte de mantener servidores ni planes de suscripción. Un sistema central de reservas agilizará tus ingresos y hará crecer tu cuenta de resultados.

5. Haz un seguimiento de las reservas

A veces, los huéspedes reservan sus habitaciones con meses de antelación, especialmente al planear vacaciones en temporada alta. La gestión manual de estas reservas puede ocasionar errores. Los agentes de ventas pueden equivocarse al introducir detalles de la reserva, lo que puede provocar contratiempos al cliente o causar overbookings. Afortunadamente, un sistema central de reservas puede resolver todos tus problemas con las reservas.

Puedes reservar mesas y habitaciones para los huéspedes con meses de antelación sin preocuparte de perder de vista la reserva. El sistema mostrará los días reservados, evitando así la posibilidad de que se produzca un overbooking o se dupliquen las reservas. También puedes anotar las peticiones especiales de los huéspedes durante las reservas, como alergias alimentarias o habitaciones preferidas.

Y lo que es aún mejor, puedes utilizar las reservas para hacer proyecciones sobre las temporadas altas y bajas y prepararte para ellas. Si tienes hoteles en varios países, puedes seguir accediendo a la información de las reservas desde el sistema de reservas en línea. Las cadenas pueden incluso crear reservas a nivel de cadena y dirigirlas a un motor de reservas centralizado. Además, puedes supervisar las tasas de ocupación en todos tus hoteles, asignar recursos y aumentar los esfuerzos de marketing en tus hoteles con menor rendimiento.

6. Facilidad de uso y pago seguro

Un sistema central de reservas es compatible con varios sistemas de distribución y sistemas de gestión hotelera, lo que permite agilizar el envío de información. Esto significa que los hoteles no necesitan encontrar nuevos sistemas de distribución. También es una interfaz fácil de usar para los huéspedes y el personal del hotel. Los huéspedes pueden navegar fácilmente por el proceso de reserva, mientras que el personal puede acceder o actualizar la información con unos pocos clics. Si tienes varios hoteles con sistemas de reserva independientes, puedes integrarlos en un sistema central y controlar tus operaciones.

Además, los visitantes que reservan a través del CRS disfrutan de seguridad para sus datos, y su información de pago se mantiene confidencial. Los huéspedes no tienen que preocuparse por tener que compartir los datos de su tarjeta de crédito, ya que pueden acceder a otras formas de pago seguras.

Conclusión

Un sistema central de reservas es una inversión que se amortiza con la mejora de la eficiencia y el aumento de la productividad de tu hotel. Disfrutarás de tarifas y disponibilidad actualizadas automáticamente y de una forma sencilla de realizar reservas. Con la información recopilada, podrás mejorar la experiencia de tus huéspedes y hacer un seguimiento de las reservas. También evitarás todos los errores derivados de las reservas manuales, y la rectificación de dichos errores satisfará a tus huéspedes y hará que sean propensos a recomendarte a sus amigos.

La última, y quizás la mejor de todas estas ventajas, es la posibilidad de alcanzar a un amplio público a escala mundial. Una vez que hayas utilizado un CRS, no querrás volver atrás.

 

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Autor:

Eva Lacalle | 12 noviembre 2021

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.

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