13 strategie per massimizzare il business dei gruppi alberghieri e aumentare l'incasso

Chiavi di lettura

• Le attività di gruppo generano un notevole incasso riempiendo le camere in massa e aumentando la spesa per la ristorazione, gli eventi e altri servizi.
• Il successo si basa su un forte coordinamento tra vendite, incasso e operazioni per garantire una pianificazione e un'esecuzione senza intoppi.
• La tecnologia semplifica la gestione dei gruppi, ottimizzando prenotazioni, contratti e comunicazioni in un unico luogo.
• I prezzi e i pacchetti flessibili aiutano gli hotel a soddisfare le diverse esigenze dei gruppi e ad ottenere più affari.
• L'attività di gruppo alimenta la crescita a lungo termine attraverso prenotazioni ripetute e relazioni più solide con i clienti.

Sapere come gestire le attività dei gruppi alberghieri è un passo importante per il successo del tuo hotel. Può aumentare le tariffe di occupazione, ridurre i costi di acquisizione e creare nuove opportunità di incasso.

Perché le prenotazioni di gruppo coinvolgono così tante parti in movimento, è essenziale affidarsi agli strumenti giusti, come un sistema di gestione del gruppo di strutture alberghiere, per automatizzare i processi e gestire le operazioni di gruppo in modo fluido ed efficiente.

In questa guida esploreremo 13 strategie comprovate per attrarre, gestire e massimizzare le prenotazioni di gruppo per una crescita a lungo termine.

Che cos'è l'attività di gruppo alberghiero?

L'attività alberghiera di gruppo si riferisce alla prenotazione e alla gestione di camere, spazi per riunioni e servizi per eventi di gruppo organizzati, dalla pianificazione al completamento. Possono essere incontri singoli o eventi di più giorni. I gruppi possono far parte del segmento MICE (eventi aziendali, riunioni, incentivi, conferenze e mostre), eventi sociali o gruppi turistici organizzati.

Tipi di attività di gruppo alberghiero

Le prenotazioni di gruppo si dividono in quattro categorie principali:

1. Gruppi aziendali

I gruppi aziendali spesso prenotano spazi per riunioni, blocchi di camere e servizi come catering, AV e trasporti. Molti utilizzano anche contratti negoziati per assicurarsi tariffe e disponibilità costanti, creando un business affidabile e ripetitivo.

2. Gruppi sociali

I gruppi sociali includono matrimoni, riunioni e altri eventi personali. Questi ospiti danno priorità all'esperienza e spesso cercano pacchetti che includano camere, spazi per eventi e cibo e bevande.

3. Gruppi di associazioni e conferenze

Queste includono organizzazioni come i gruppi di alumni, i segmenti SMERF e le conferenze di settore. In genere richiedono spazi per riunioni e blocchi di camere per i partecipanti che viaggiano da diverse località.

4. Gruppi turistici e di viaggio

I gruppi turistici collaborano con le agenzie viaggi e danno priorità alla convenienza, alla posizione e all'efficienza. Spesso prenotano in massa, favoriscono processi semplificati e possono aggiungere servizi come la ristorazione in base ai loro impegni.

Perché il business di gruppo è così importante per gli hotel?

L'attività di gruppo è uno dei fattori di incasso più importanti per gli hotel. Favorisce l'occupazione durante i periodi di bassa domanda, aumenta la spesa accessoria e offre un incasso più prevedibile e a costo zero rispetto alle prenotazioni transitorie.

• Incassi stabili e prevedibili: Le prenotazioni di gruppo sono spesso pianificate con largo anticipo, contribuendo a stabilizzare l'occupazione e a migliorare la previsione della domanda.
• Riduzione dei costi di acquisizione: I gruppi richiedono un unico decisore per assicurare più prenotazioni, riducendo gli sforzi di marketing e vendita e migliorando l'efficienza.
• Meno cancellazioni: Una volta organizzati, gli eventi di gruppo hanno meno probabilità di essere cancellati, il che li rende un'origine più affidabile.
• Previsioni più facili: Le prenotazioni anticipate e le tariffe di cancellazione più basse rendono più facile la pianificazione del personale, dell'inventario e delle operazioni.
• Affari ripetuti: Molti gruppi organizzano eventi ricorrenti, creando opportunità di incasso a lungo termine e riducendo i costi di acquisizione futuri.
• Opportunità di vendite aggiuntive: I gruppi sono più disposti ad accettare aggiunte come miglioramenti, catering, spazi per riunioni ed esperienze, con conseguente aumento dell'incasso per prenotazione.

13 strategie per massimizzare le prenotazioni di gruppo negli hotel

Ora che abbiamo spiegato perché l'attività di gruppo è così preziosa, vediamo le strategie per attirare, convertire e gestire queste prenotazioni.

1. Ottimizzare la visibilità online

Per attirare il business dei gruppi è necessario gestire in modo strategico i canali online e assicurarsi una buona posizione su Google per questo target. Puoi anche sfruttare le parole chiave basate sulla localizzazione di eventi, attrazioni stagionali, concerti, conferenze e spettacoli per indirizzare i partecipanti che cercano una camera quando partecipano a questi eventi.

Punta a sfruttare al meglio l'ottimizzazione dei motori di ricerca per attirare il business del gruppo. Se ottieni recensioni su Googlesoprattutto da parte di gruppi, rispondi il prima possibile per tenere impegnati gli ospiti e mostrare loro che tieni a loro.

2. Diversificare i canali di promozione

I canali possono cambiare quando si tratta di prenotazioni di gruppo. Potresti pensare di trovare il modo di rivolgerti alle aziende locali con i tuoi sforzi di marketing sui social media o sui motori di ricerca. Per i gruppi, i canali online saranno importanti quanto quelli offline.

Prendi in considerazione la possibilità di collaborare con un organizzatore di eventi, un wedding planner o un agente di viaggio locale, in modo da essere in prima linea quando si tratta di consigliare un hotel a un gruppo.

3. Identificare i decisori chiave

Quando si tratta di attività di gruppo, è importante identificare chi prenota i viaggi di gruppo e adattare le tue iniziative di conseguenza. L'attività di sensibilizzazione che svolgi per un'agenzia viaggi deve essere diversa da quella che svolgi per una compagnia, per il MICE o anche per eventi familiari e matrimoni. Ad esempio, nel caso dei matrimoni, un decisore chiave è senza dubbio il wedding planner. Il modo in cui li raggiungerai e il messaggio che utilizzerai dovranno essere diversi rispetto a quelli che vorrai utilizzare per rivolgerti a un direttore di viaggi aziendali.

4. Adattare i prezzi e i pacchetti per i gruppi

Niente fa entrare gli ospiti dalla porta come un buon affare. La prenotazione per molte persone in una volta sola può diventare costosa, quindi considera l'offerta di tariffe per gruppi quando pratichi il gestione degli incassi. Potresti anche pensare di concedere uno sconto aggiuntivo se i clienti prenotazione diretta per evitare di pagare tante commissioni a siti di prenotazione terzi.

Potresti anche eliminare l'intermediario e accettare solo prenotazioni di gruppo dirette. Perché non offrire una bevanda o una colazione complementare quando il gruppo raggiunge un certo numero di persone per dare loro un motivo in più per prenotare?

5. Offerte su misura per gruppi aziendali

I gruppi aziendali sono in genere i gruppi con le prenotazioni più redditizie, quindi crea una serie di vantaggi mirati a questo gruppo, come camere per riunioni gratuite, colazione o pranzo, un'area di co-working nella hall o persino un caffè gratuito mentre lavorano.

Creare offerte uniche per i gruppi aziendali può essere molto redditizio nel lungo periodo perché gli ospiti tendono a ripetersi, soprattutto se hanno una sede globale nella tua zona.

6. Implementare la tecnologia per le RFP e le prenotazioni di gruppo

Implementa strumenti come software di gestione eventi per hotel per proposte, ordini di eventi per banchetti (BEO) e moduli online per semplificare il processo di vendita. Questi strumenti possono anche ridurre il lavoro manuale, semplificare la comunicazione e contribuire a garantire l'accuratezza del ciclo di vendita. Processi di vendita più rapidi e accurati significano risposte più veloci e l'opportunità di offrire ai clienti esperienze senza soluzione di continuità.

7. Semplificare i processi di prenotazione e check-in da effettuare

I gruppi arrivano con una certa complessità. Strumenti di automazione come il check-in da effettuare online, chiavi digitali, chioschi e opzioni di pagamento flessibili opzioni di pagamento dell'hotel alleggeriscono la pressione sul personale e riducono i tempi di attesa. Un moderno PMS mantiene anche chiare e organizzate le assegnazioni delle camere e l'inventario.

8. Allinea le vendite e il marketing per ottenere lead di gruppo

Coordinare le campagne e la gestione dei contatti per acquisire clienti di gruppo di alto valore. È importante diffondere il messaggio del tuo hotel come destinazione per gruppi, ma anche quando si genera la domanda, è essenziale disporre dell'infrastruttura necessaria per coltivare questi contatti. Più i canali di vendita e di marketing sono allineati, più i tempi di risposta sono rapidi e le tariffe di conversione più alte. Una volta che hai coinvolto un gruppo, è probabile che si tratti di ospiti abituali.

9. Regola i prezzi in modo dinamico e incentiva le prenotazioni fuori dal periodo di punta.

Regola le tariffe in base alla domanda in tempo reale e offri sconti per riempire i periodi più lenti o pacchetti a valore aggiunto, che possono aiutare a mantenere l'occupazione e l'incasso anche nei periodi di bassa domanda. Questo aiuterà a bilanciare le fluttuazioni stagionali e a massimizzare la redditività.

È anche una buona idea adeguare i prezzi giocando con la politica di cancellazione dell'hotel. politica di cancellazione dell'hoteloffrendo tariffe migliori per le camere da non rimborsare.

10. Promuovere la sostenibilità e i punti di vendita unici (USP)

Metti in evidenza le iniziative di sostenibilità o punti di vendita unici del soggiorno che ti distinguono dalla concorrenza. Metti in mostra menu di origine locale, sistemi efficienti dal punto di vista energetico o servizi artigianali che attraggono i gruppi attenti all'ambiente o alle esperienze.

11. Massimizza l'incasso totale per gruppo

Vai oltre la semplice prenotazione delle camere. Trova il modo di aumentare l'incasso totale per gruppo con l'aiuto di incassi incrementali provenienti da F&B, spazi per riunioni e pacchetti aggiuntivi: vendi servizi e pacchetti aggiuntivi per ogni gruppo. Offri componenti aggiuntivi personalizzabili, come tour, pause caffè a tema o attrezzature audiovisive. Questo migliorerà l'esperienza degli ospiti e aumenterà l'incasso complessivo per gruppo.

12. Incoraggia le prenotazioni ripetute e le referenze

Incentiva i gruppi che ritornano con vantaggi, sconti, premi per le segnalazioni o persino miglioramenti complementari. Questo aiuterà i gruppi a raccomandare la tua proprietà ad altre strutture, il che contribuisce a rafforzare la creazione di relazioni e a creare una pipeline costante di attività future per i gruppi.

13. Sfrutta la tecnologia per ottimizzare gli operatori

La moderna tecnologia alberghiera può semplificare ogni fase dell'attività di gruppo, dalla richiesta di informazioni al follow-up post-soggiorno. Una piattaforma centralizzata aiuta a gestire i blocchi delle camere, a coordinare i reparti, a tenere traccia delle preferenze degli ospiti e ad automatizzare i flussi di lavoro, riducendo lo sforzo manuale e gli errori. Semplificando le operazioni, puoi rispondere più velocemente, offrire esperienze più coerenti e scalare le prenotazioni di gruppo senza aggiungere complessità.

Trasforma le prenotazioni di gruppo in un potente motore di incasso

Il business dei gruppi alberghieri non si limita a riempire le camere: è un modo strategico per ottenere un maggiore incasso, migliorare l'efficienza e ottenere una crescita a lungo termine. Con il giusto approccio, puoi snellire le operazioni, aumentare la spesa accessoria e trasformare i soggiorni di gruppo in attività ripetute.

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