Idee efficaci di risparmio sui costi per gli hotel per massimizzare la redditività

Chiavi di lettura

• L'aumento del costo del lavoro sta incidendo sempre più sui margini di profitto degli hotel, rendendo indispensabile l'esplorazione di strategie di risparmio.
• Un controllo efficace dei costi inizia con l'analisi delle spese chiave come la manodopera, le utenze e la manutenzione per individuare le aree da ridurre.
• La tecnologia e i miglioramenti dell'efficienza operativa, come l'automazione e l'approvvigionamento intelligente, possono ridurre i costi senza sacrificare la soddisfazione degli ospiti.

Se i costi del lavoro del tuo hotel stanno aumentando, non sei il solo. Costo della manodopera negli USA Gli hotel sono aumentati dell'11,2% rispetto all'anno precedente nel 2024, facendo pressione sui margini di profitto anche se l'occupazione è rimasta stabile.

È probabile che la tua proprietà abbia subito questa compressione. L'aumento dei salari ha colpito tutti i reparti, mentre le spese operative sono aumentate di pari passo. Questa combinazione rende le idee di risparmio sui costi per gli hotel più urgenti che mai, perché la compressione dei margini non si risolve da sola.

In questo articolo scoprirai nuovi modi per risparmiare denaro nel tuo hotel senza compromettere l'esperienza dei dipendenti o degli ospiti.

Quali sono i costi dell'hotel?

I costi alberghieri si riferiscono alle spese che un hotel deve affrontare durante le sue operazioni quotidiane. Di solito si suddividono in costi fissi, come le tasse di proprietà e l'assicurazione, e costi variabili, come la manodopera, le utenze e le forniture.

I costi fissi rimangono relativamente stabili indipendentemente dall'occupazione, mentre i costi variabili fluttuano in base al livello di attività e alle specifiche richieste operative. Gestire entrambi i costi in modo efficace è fondamentale per mantenere la redditività e garantire il buon funzionamento dell'hotel.

Analizzare e monitorare i costi operativi dell'hotel

La scomposizione della struttura delle spese rivela dove vanno a finire i soldi e quali sono i prodotti che offrono il maggior potenziale di riduzione.

Le categorie sottostanti rappresentano i principali settori in cui viene allocato il tuo budget. Tracciare ciascuno di essi separatamente ti dà la visibilità necessaria per individuare le inefficienze prima che si trasformino in problemi di margine.

• Costi di costruzione e ristrutturazione: Spese in conto capitale per miglioramenti delle strutture, rinnovo delle camere e miglioramenti della conformità che si ammortizzano in più anni ma che hanno un impatto sul bilancio annuale attraverso i pagamenti dei finanziamenti.
• Costi operativi e amministrativi: Spese di back-office, compresi i sistemi di contabilità, le tasse, le sottoscrizioni a software di gestione delle proprietà e le spese generali aziendali per le strutture di marca.
• Costi del lavoro e del personale: Salari, benefit, tasse sui salari e spese di formazione per tutti i reparti, che in genere rappresentano dal 40% al 50% del budget operativo totale, a seconda del livello di servizio.
• Costi relativi alle camere: Forniture per le camere degli ospiti, biancheria, servizi, tecnologia in camera e mobili di ricambio, che variano in base all'occupazione ma che richiedono anche il mantenimento di un inventario di base.
• Costi assicurativi e di conformità: Copertura delle strutture e della responsabilità civile, premi per il risarcimento dei lavoratori, tasse di conformità alle normative e ispezioni di sicurezza di periodo, che sono essenziali per proteggere le attività anche se non generano direttamente un incasso.

Poiché queste categorie si sovrappongono alle spese operative quotidiane, gli operatori dovrebbero tenere traccia sia dei costi fissi che di quelli variabili per collegare le decisioni strategiche di spesa con le metriche di performance dei reparti. Questo approccio aiuta a garantire che le decisioni finanziarie siano in linea con l'efficienza operativa e la redditività complessiva.

Principali spese di gestione dell'hotel

Il tuo conto economico comprende numerose voci, ma cinque categorie chiave rappresentano la maggior parte del tuo budget operativo.

Concentrare gli sforzi di riduzione sulle seguenti aree può portare a un impatto più evidente, consentendoti di vedere i risultati più velocemente rispetto a quelli che otterresti distribuendo la tua attenzione su spese minori:

1. Personale e buste paga: Si tratta della spesa più importante, che riguarda gli agenti della scrivania, le pulizie, il personale di manutenzione e i direttori, con aumenti salariali annuali superiori alla crescita degli incassi nella maggior parte dei mercati.

2. Utenze ed energia: Include elettricità, gas, acqua e smaltimento dei rifiuti che variano in base all'occupazione ma che richiedono un consumo di base anche nei periodi di bassa domanda.

3. Forniture per il dipartimento di pulizie e lavanderia: Si tratta di prodotti per la pulizia, lenzuola, asciugamani e costi di lavanderia che aumentano con le notti di occupazione delle camere, ma che richiedono l'acquisto di grandi quantità e la gestione dell'inventario.

4. Manutenzione e riparazioni: Si tratta di programmi di manutenzione preventiva, riparazioni di emergenza, sostituzione di attrezzature e manutenzione delle strutture che proteggono il valore delle attività ma che competono con gli investimenti che generano incassi.

5. Costi di marketing e distribuzione: Queste spese includono le commissioni per i canali, la pubblicità su metasearch, lo sviluppo di siti web, le tasse per i marchi e le campagne di marketing digitale che favoriscono le prenotazioni. I costi di acquisizione variano dal 15% al 25% per prenotazione, per cui le strategie di prezzo degli hotel sono importanti per controllare le spese.

L'interazione tra queste categorie influisce sul tuo profitto operativo lordo per camera disponibile (GOPPAR). Ottimizzare un'area senza considerare le altre spesso porta a spostare i costi anziché eliminarli, rendendo un approccio olistico fondamentale per una vera riduzione dei costi.

Come analizzare e tenere traccia dei costi operativi degli hotel in modo efficace

I dati senza contesto non forniscono informazioni preziose al tuo hotel. Sebbene i bilanci mensili contengano i numeri, per trasformarli in informazioni utili all'azione sono necessari punti di confronto e analisi delle tendenze.

I metodi che seguono ti aiutano a capire se i tuoi costi sono ragionevoli per la tua posizione di mercato o se segnalano un'inefficienza operativa.

Esamina i rendiconti finanziari

Confrontando le spese effettive con il budget, gli hotel possono fare previsioni mensili anziché trimestrali. Questo approccio ti aiuta a individuare tempestivamente gli scostamenti e ad adeguare le spese prima che i problemi si aggravino.

Gli hotel devono concentrarsi su:

• Costo per camera occupata per le spese variabili.
• Margini di profitto dipartimentali.
• Costo del lavoro come percentuale dell'incasso totale.
• Variazioni anno su anno delle spese controllabili.

Analisi comparativa del settore

Il benchmarking del settore ti permette di confrontare i costi con strutture simili nel tuo mercato. Utilizzando questi parametri di riferimento, potrai:

• Identificare i reparti che hanno prestazioni superiori o inferiori alla media dei colleghi.
• Giustificare le spese di capitale ai gruppi proprietari.
• Stabilire obiettivi realistici di riduzione dei costi basati su prestazioni raggiungibili.
• Riconoscere le tendenze del mercato che hanno un impatto su tutti gli operatori.

Analisi dell'andamento dei costi

Tracciando le medie su 12 mesi, gli hotel possono minimizzare l'impatto delle fluttuazioni stagionali e scoprire le tendenze di fondo delle loro prestazioni.

Questo approccio ti aiuta:

• Separare i picchi temporanei dagli aumenti strutturali dei costi.
• Prevedere quando la manutenzione preventiva diventa più costosa della sostituzione.
• Pianifica le decisioni di acquisto in base alle condizioni di mercato favorevoli.
• Quantificare il ROI delle iniziative di efficienza dopo l'implementazione.

Questi metodi analitici sono più efficaci se utilizzati insieme, poiché affidarsi ai dati di un singolo mese può essere fuorviante.

6 strategie efficaci per ridurre i costi di gestione degli hotel

Tagliare le spese senza sacrificare la qualità richiede interventi mirati nelle aree operative chiave.

I sei approcci descritti di seguito sono mirati alle categorie di costo a più alto impatto, pur mantenendo l'eccellenza del servizio che favorisce la ripetizione dell'attività. Ogni strategia consente di ottenere risparmi misurabili in pochi mesi, non in anni.

1. Ottimizzare l'efficienza del lavoro: Incrocia il personale per coprire più ruoli durante i turni non di punta, implementa una programmazione predittiva basata sulle previsioni di occupazione e automatizza le attività ripetitive che attualmente richiedono uno sforzo manuale.

2. Ridurre il consumo energetico: Installare l'illuminazione a LED in tutta la proprietà, programmare i sistemi HVAC con sensori di occupazione e condurre audit energetici per identificare gli sprechi che i sistemi più vecchi perpetuano inutilmente.

3. Semplificare gli acquisti: Negoziare accordi di acquisto collettivo con altre strutture locali, consolidare le relazioni con i fornitori per migliorare la leva dei prezzi e monitorare l'utilizzo dell'inventario per evitare un eccesso di ordini di prodotti deperibili.

4. Investire nella tecnologia: I sistemi basati sul cloud eliminano la necessità di server on-premise, riducendo i costi e consentendo la gestione da remoto. Gli strumenti mobili aiutano a ridurre il consumo di carta e l'automazione snellisce le comunicazioni di routine, permettendo al personale di concentrarsi su attività di maggior valore.

5. Massimizza l'incasso F&B: L'ingegnerizzazione dei menu riduce gli sprechi di cibo, i prezzi ottimizzati consentono di ottenere medie di check-in più elevate e i flussi di lavoro efficienti in cucina riducono le ore di lavoro per coperto.

6. Riduci i costi di distribuzione: Sposta le prenotazioni dai canali OTA ad alta commissione alle prenotazioni dirette sul sito web, ottimizza il tuo mix di canali in base alla redditività piuttosto che al volume e gestisci le tariffe degli hotel in modo dinamico per mantenere la parità tariffaria senza sottovalutare i tuoi canali diretti.

Mance per ridurre i costi e mantenere l'esperienza dell'ospite

Gli ospiti spesso si accorgono dei tagli ai servizi molto prima che i risparmi si manifestino sul tuo bilancio. L'equilibrio tra efficienza operativa e soddisfazione determina se la riduzione dei costi rafforza la competitività della tua proprietà o la mina.

Ecco alcune mance per tagliare i costi in modo efficace senza sacrificare la guest Experience:

Ogni mancia porta allo stesso risultato: riduzione degli attriti operativi e degli sprechi, mantenendo o migliorando l'esperienza degli ospiti.

Ottimizzazione della distribuzione online per ridurre i costi degli hotel

Le spese di distribuzione sono un costo variabile che puoi gestire attraverso un approccio strategico al canale, piuttosto che affidarti alle OTA per ridurre le loro commissioni.

Le strategie descritte di seguito ti aiutano a far virare il tuo mix di prenotazioni verso canali a basso costo, assicurandoti di mantenere il volume totale delle prenotazioni e minimizzando i costi di distribuzione.

Ridurre la dipendenza dalle OTA

Le OTA forniscono un volume di prenotazioni, ma prendono una commissione che va dal 15% al 25% per ogni prenotazione. Per capire la tua dipendenza, calcola il tuo vero costo per canale includendo tutte le spese: commissioni, offerte di metasearch, tasse di connettività e tempo del personale che gestisce gli aggiornamenti di extranet.

Il costo totale spesso supera quello che si spenderebbe per creare una domanda diretta sul canale attraverso un marketing mirato e l'ottimizzazione delle conversioni.

Investire in un sito web diretto

Il tuo motore di prenotazione dovrebbe offrire le stesse funzionalità delle OTA, con l'aggiunta di vantaggi esclusivi che le OTA non possono offrire, come miglioramenti delle camere, politiche di cancellazione flessibili e punti fedeltà.

I flussi di prenotazione ottimizzati per i dispositivi mobili sono essenziali per catturare i viaggiatori che utilizzano principalmente i loro telefoni per le ricerche iniziali, dato che ora questo rappresenta la maggior parte delle attività di prenotazione.

Rivolgiti ad ospiti di grande valore

Il costo di acquisizione degli ospiti è meno importante quando il valore di vita è alto. Concentra le spese di marketing su segmenti che probabilmente torneranno: viaggiatori d'affari che visitano regolarmente, ospiti di matrimoni che prenotano blocchi di camere o ospiti che partecipano a conferenze annuali.

I sistemi di gestione incassi per hotel identificano questi modelli e ti aiutano ad allocare il budget verso i segmenti di clienti più redditizi.

Utilizzare la tecnologia alberghiera per controllare i costi

Gli investimenti in software sembrano controintuitivi quando si cerca di ridurre le spese, ma le piattaforme giuste si ripagano da sole grazie all'aumento dell'efficienza operativa e all'incasso.

Ecco come la giusta tecnologia alberghiera ti aiuta a farlo:

Automatizza con il PMS

Un moderno PMS cloud-native integra prenotazioni, fatturazione, dipartimento di pulizie e report in un unico sistema, eliminando la necessità per il personale di aggiornare più piattaforme scollegate.

L'architettura cloud elimina i costi di manutenzione dei server e offre la possibilità di gestire le proprietà da remoto, un aspetto particolarmente prezioso per i direttori di multi-proprietà.

Motori di prenotazione diretta

I motori di prenotazione integrati catturano le prenotazioni senza che gli intermediari del canale prendano commissioni. Grazie alla connessione con il sistema di gestione della tua proprietà, i dati degli ospiti fluiscono automaticamente dalla conferma della prenotazione al check-out, eliminando gli errori di inserimento manuale e riducendo il lavoro amministrativo.

Strumenti per la gestione degli incassi

Il pricing automatizzato adegua continuamente le tariffe in base alla domanda del mercato, ai prezzi della concorrenza e al ritmo delle prenotazioni. Questo approccio dinamico cattura le opportunità di incasso che la gestione manuale delle tariffe non coglie, riducendo al contempo le ore che il tuo team dedica al confronto delle tariffe tra i vari canali e all'aggiornamento dei calendari dei prezzi.

Bilanciare il controllo dei costi e la crescita a lungo termine

I tagli alle spese a breve termine possono migliorare rapidamente i margini, ma se rimandano gli investimenti necessari, rischiano di compromettere la competitività futura. Lo stanziamento continuo di capitali per ristrutturazioni, miglioramenti tecnologici e sviluppo del personale è fondamentale per il successo a lungo termine.

La chiave per un'efficace gestione dei costi è distinguere tra spese inutili e investimenti strategici che favoriscono la crescita.

Tieni traccia del costo per camera occupata (CPOR) e del grosso profitto operativo per camera disponibile (GOPPAR). Il CPOR riflette l'efficienza operativa, mentre il GOPPAR misura la redditività complessiva, compreso l'impatto sugli incassi dei servizi offerti. Tuttavia, le strutture che tagliano i costi ma vedono un calo del GOPPAR risparmiano denaro a scapito della loro posizione di mercato.

Le strategie di costo di maggior successo riducono le inefficienze del back-office, i processi manuali obsoleti e le soluzioni tecnologiche, mantenendo la qualità del servizio offerto agli ospiti e migliorando le prestazioni e la redditività.

Taglia i costi e aumenta l'efficienza con Mews

Tra la gestione delle operazioni di scrivania, la ricerca degli aggiornamenti del dipartimento di pulizie e la riconciliazione manuale dei pagamenti, i team degli hotel dedicano più tempo all'amministrazione che all'ospitalità vera e propria. Questo tipo di inefficienza si accumula rapidamente, sia in termini di ore perse che di denaro lasciato sul tavolo.

Il PMS cloud-nativoMews è stato progettato proprio per questo. Automatizza le attività ripetitive che rallentano il tuo staff, assicurandoti operazioni fluide in tutti i reparti.

Dalla sincronizzazione delle attività tra i vari team senza chiamate di andata e ritorno all'automatizzazione dell'elaborazione dei pagamenti tramite il sistema di pagamento. Mews Paymentspuoi risparmiare fino a 10 ore alla settimana di attività amministrative. Questa efficienza libera il tempo del personale per concentrarsi sull'offerta di esperienze eccezionali per gli ospiti, aumentando sia la produttività che la soddisfazione.

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