Aanbetalingsvoorwaarden van hotels: Bescherm je inkomsten en bouw vertrouwen op bij je gasten

Wat is een hotel deposit?

Een hotelaanbetaling is een vooruitbetaling die een reservering garandeert en het hotel beschermt tegen risico's zoals annuleringen, schade of bijkomende kosten. Vanuit het perspectief van een gast is het een garantie van hun boeking en dekt het eventuele extra kosten.

De meeste aanbetalingen worden met een creditcard of betaalkaart gedaan. Ze kunnen direct worden afgeschreven of als preautorisatie worden vastgehouden (een tijdelijke blokkering van het geld). Terugbetalingen of vrijgaven gebeuren meestal na de check-out, zodra de kamer is gecontroleerd.

Soorten hotel deposits

• Een borgsom dekt onbetaalde kosten of schade tijdens een gastverblijf.
• Een aanbetaling voor bijkomende kosten wordt gebruikt voor de minibar, roomservice of andere aankopen en kosten in de kamer.
• Een aanbetaling voor schade wordt bij de frontdesk ingehouden voor wanneer er reparaties nodig zijn. Deze wordt na inspectie bij de check-out terugbetaald.
• Een vooruitbetaling wordt gevraagd op het moment van de boeking. Dit kan een deel van het totale bedrag of het volledige bedrag zijn.
• Een aanbetaling voor vroege check-in of late check-out geldt voor gasten die willen aankomen voor de standaard inchecktijd of vertrekken na de standaard uitchecktijd.

Aanbetaling vs. pre-autorisatie

Aanbetalingen en pre-autorisaties lijken op elkaar, maar werken verschillend.

Een pre-autorisatie houdt in dat er tijdelijk een bedrag wordt vastgehouden op de creditcard van een gast om bijvoorbeeld schade, bijkomende kosten of no-showkosten te dekken. Het geld wordt niet afgeschreven, maar wel geblokkeerd tot na de check-out, wanneer het geld weer wordt vrijgegeven.

Een aanbetaling daarentegen is een daadwerkelijke afschrijving van de creditcard of betaalkaart van de gast. Het zorgt ervoor dat de reservering gegarandeerd is of dekt eventuele kosten. Dit bedrag wordt meestal een paar werkdagen na de check-out terugbetaald, afhankelijk van de kaartuitgever of het beleid van de bank.

Vragen alle hotels een aanbetaling?

Veel hotels vragen een aanbetaling, maar niet allemaal. Grotere hotels, voornamelijk zakelijke en luxe merken, vragen vaak een aanbetaling om extra kosten of mogelijke schade te dekken. Motel, boetiekhotels of goedkopere accommodaties vragen soms geen aanbetaling, maar vragen in plaats daarvan een voorafbetaling.

Zes redenen waarom hotels een aanbetaling vragen

1. No-shows en last-minute annuleringen beperken

Bij no-shows in hotels blijven de kamers leeg en dat beïnvloedt de inkomsten. Een aanbetaling zorgt ervoor dat mensen niet op het laatste moment afzeggen en helpt om je inkomsten veilig te stellen, omdat gasten weten dat ze hun aanbetaling kwijt kunnen raken als ze te laat annuleren.

2. Beschermen tegen mogelijke schade of schendingen van het beleid

Hotels kunnen zich met een aanbetaling beschermen tegen mogelijke schade of schendingen van het beleid, zoals roken in een rookvrije kamer of het meenemen van een hond naar een kamer waar geen huisdieren zijn toegestaan. De aanbetaling kan worden gebruikt voor extra schoonmaakkosten of reparaties.

3. Voor het dekken van bijkomende kosten

Met een aanbetaling kunnen gasten genieten van extra's zoals dineren, minibar of spadiensten zonder meteen te hoeven betalen. Deze bijkomende kosten worden dan bij de check-out van de aanbetaling afgetrokken voor een soepelere ervaring voor de gast.

4. Het voorkomen van chargebacks of geschillen

Chargebacks bij hotels gebeuren wanneer gasten betalingen betwisten of niet genoeg geld hebben. Met een aanbetaling hebben hotels een deel van de betaling alvast verzekerd.

5. Maakt het innen van betalingen makkelijker

Omdat er al een betaalkaart of creditcard is geregistreerd, gaat het in- en uitchecken veel sneller. Dat bespaart tijd voor het personeel en maakt het makkelijker voor gasten.

6. Betere voorspelling van de inkomsten

Met je voorwaarden voor aanbetalingen in het hotel is het makkelijker om hotelannuleringen en no-shows te voorspellen. Zo kun je de bezetting en de inkomsten beter inschatten.

Veelvoorkomende problemen met de aanbetalingsvoorwaarden van hotels

• Menselijke fouten: door verkeerde kaartgegevens of fouten bij het handmatig invoeren kunnen betalingen blokkeren.
• Verschillen: zonder standaardvoorwaarden kunnen medewerkers verschillende bedragen vragen voor vergelijkbare boekingen.
• Slechte communicatie met je gasten: als het niet duidelijk is wanneer een aanbetaling wordt gevraagd, terugbetaald of ingehouden, kan dat het vertrouwen schaden.
• Risico op chargebacks: aanbetalingen kunnen mislukken als gasten niet genoeg geld hebben.
• Tijdrovende administratie voor hotelpersoneel: handmatige pre-autorisaties of het invoeren van creditcardgegevens zorgen voor vertragingen bij de frontdesk.

Hoe werken hotel deposits?

Hotelaanbetalingen worden meestal gevraagd op het moment van de boeking of bij de check-in. Ze kunnen direct worden afgeschreven of als pre-autorisatie worden geplaatst. Sommige hotels accepteren nog steeds contante aanbetalingen, maar het is nog steeds gebruikelijker om een bedrag met een betaalkaart in te houden. Het geld wordt terugbetaald of vrijgegeven als de gast uitcheckt en de kamer is schoongemaakt.

Best practices voor aanbetalingsvoorwaarden van hotels

Pas je aanbetalingsvoorwaarden aan je gasten aan

Niet elke gast is hetzelfde, dus je voorwaarden moeten dat ook niet zijn. Zakenreizigers kiezen vaak voor gestroomlijnde preautorisaties omdat ze met een bedrijfskaart betalen. Vakantiegangers hechten daarentegen meer waarde aan flexibele betaalmethodes in het hotel. Voor internationale reizigers kun je overwegen om geld om te wisselen en alternatieven aan te bieden, zoals digitale portemonnees of contante aanbetalingen.

Stem je aanbetalingsvoorwaarden af op je annuleringsvoorwaarden

Je regels voor aanbetalingen moeten altijd een weerspiegeling zijn van je annuleringsvoorwaarden. Als annuleringen kosteloos zijn, moeten aanbetalingen worden terugbetaald. Als terugbetaling niet mogelijk is bij een boeking, is het logisch dat de aanbetaling het hele verblijf dekt. Zorg er dus voor dat je consequent bent, want dat voorkomt verwarring en bouwt vertrouwen op.

Wees eerlijk met je prijzen en flexibel met je betaalmethodes

Mensen reageren beter op duidelijke, redelijke bedragen voor aanbetalingen. Vaak werkt een vast percentage of het equivalent van één overnachting het beste. Als je meerdere betalingsmethodes aanbiedt, zoals creditcards, betaalkaarten, digitale wallets of contant geld, wordt het proces voor iedereen makkelijker.

Gebruik duidelijke taal bij elk contactmoment

Transparantie is van essentieel belang. Leg vooraf de voorwaarden uit, vanaf wanneer de aanbetaling in rekening wordt gebracht, hoeveel deze bedraagt en wanneer deze wordt terugbetaald of vrijgegeven. Als je duidelijk bent, zijn er minder geschillen en schep je de juiste verwachtingen.

Denk aan factoren zoals seizoensgebondenheid

Dezelfde regels hoeven niet het hele jaar door te gelden. In het hoogseizoen of als er veel vraag is, kun je eventueel strengere regels hanteren, terwijl je in rustigere periodes wat flexibeler kunt zijn.

Leid je hotelmedewerkers op om je aanbetalingsvoorwaarden te handhaven

Je team moet zich vertrouwd voelen om je de aanbetalingsvoorwaarden aan gasten uit te leggen en uitzonderingen te behandelen als dat nodig is. Als je ze leert hoe aanbetalingen en pre-autorisaties in je PMS werken, voorkom je fouten en zorg je ervoor dat alles consistent verloopt.

Automatiseer je aanbetalingsproces

Automatisering maakt het werk voor je personeel makkelijker en zorgt ervoor dat aanbetalingen soepeler verlopen. Met hotelbetaalsystemen als Mews, kunnen aanbetalingen automatisch worden geactiveerd, bijgehouden en terugbetaald in de PMS.

• Verwerk betalingen in real time voor alle soorten betaalkaarten.
• Automatische blokkering en vrijgave van aanbetalingen.
• Opgeslagen kaartgegevens voor snelle terugbetalingen of extra kosten.
• Integratie met digitale check-in en check-out.

Hierdoor verloopt alles soepeler, worden er minder fouten gemaakt en is het voor zowel het personeel als de gasten een aangename ervaring.

Conclusie

Aanbetalingsvoorwaarden van hotels beschermen je inkomsten, maken betalingen makkelijker en bouwen meer vertrouwen op bij je gasten. Met duidelijke communicatie en de juiste technologie worden ze een naadloos onderdeel van de bedrijfsvoering. Als je de aanbetalingen automatiseert, bespaar je tijd en worden er minder fouten gemaakt, terwijl je je kunt focussen op wat echt belangrijk is: de gasttevredenheid.

Hulp nodig om de betalingen in je hotel te optimaliseren?

Download onze handleiding 'We Need to Talk about Payments'