Wat is een hotelfolio?
Een hotelfolio wordt ook wel gastenfolio of masterfolio genoemd en is een document waarin alle financiële transacties met betrekking tot het verblijf van een gast worden bijgehouden. Het is een lopend document met alle kosten en betalingen, die in real time wordt bijgewerkt vanaf de check-in tot de check-out.
Een standaardfolio kan het volgende bevatten:
- Kamertarieven
- Uitgaven voor eten en drinken
- Roomservice
- Spabehandelingen
- Verbruik uit de minibar
- Belastingen en toeslagen
- Betalingsgeschiedenis en openstaand saldo
De gegevens van een folio worden in de meeste moderne property management systems (PMS) automatisch vastgelegd. Ze zijn dan ook de basis voor de factuur aan de gast bij de check-out.
Waarom zijn hotelfolio's belangrijk?
Een soepele facturering draagt bij aan een vlottere bedrijfsvoering en tevreden gasten. Er is voor een hotelgast toch niets zo frustrerend als een verkeerde afrekening te krijgen aan het einde van hun verblijf.
Hotelfolio's:
- zorgen voor een nauwkeurige facturering, omdat de kosten worden bijgehouden zodra ze worden gemaakt.
- versnellen de check-out, omdat alles klaar en gedetailleerd is.
- voorkomen geschillen dankzij volledige transparantie.
- zorgen voor meer vertrouwen en tevredenheid, want niemand houdt van verrassingen op de eindrekening.
Ze maken het leven van de back-office ook makkelijker; een gezamenlijk overzicht van de uitgaven van de gasten zorgt voor een betere afstemming van de afdelingen accounting, frontdesk en F&B.
Hotelfolio vs. hotelfactuur: wat is het verschil?
Hotelfolio's en -facturen zijn nauw met elkaar verbonden, maar niet helemaal hetzelfde.
- Een hotelfolio is een dynamisch dossier in real time van alle transacties van de gast, vanaf de check-in. Het wordt tijdens het verblijf voortdurend bijgewerkt en voornamelijk gebruikt door het hotelpersoneel om de uitgaven van de gast bij te houden en te beheren.
- Een hotelfactuur is een definitief, juridisch bindend document dat bij het uitchecken wordt uitgegeven. Het bevat belasting- en factuurgegevens, de contactgegevens van de gast, het factuurnummer en het uiteindelijk te betalen bedrag. Als de factuur eenmaal is aangemaakt, kan deze niet meer worden bewerkt (tenzij er een fout in de factuurgegevens zit).
Je kunt een hotelfolio beschouwen als een lopende rekening en de factuur als een eindafrekening.
Vijf soorten hotelfolio's
Afhankelijk van de gast of de boeking zijn niet alle folio's hetzelfde. Dit zijn de meest voorkomende soorten:
1. Gastenfolio
Een gastenfolio is het standaardfolio waarop alle kosten worden bijgehouden die een gast tijdens het verblijf in je hotel maakt, zoals kamertarieven, verbruikte artikelen uit de minibar, enzovoort.
2. Niet-gastenfolio
Op een niet-gastenfolio worden de kosten geregistreerd van mensen die gebruikmaken van hoteldiensten zonder te overnachten, bijvoorbeeld een lokale bezoeker die in het restaurant komt eten.
3. Gesplitst folio
Met een gesplitst folio kun je de kosten verdelen over twee of meer partijen. Het is ideaal voor zakenreizigers van wie het bedrijf een deel van de kosten, maar niet alles, vergoedt.
4. Medewerkersfolio
In een medewerkersfolio worden de hoteluitgaven van het personeel bijgehouden, zoals maaltijden tijdens het werk of overnachtingen.
5. Masterfolio
Een masterfolio, oftewel een groepsfolio, verzamelt de kosten van meerdere kamers op één account. Dit is ideaal voor evenementen, groepsboekingen of zakelijke klanten.
Een hotelfolio begrijpen
Een hotelfolio is eigenlijk een gedetailleerde hotelrekening waarop alle kosten en betalingen staan die je gast tijdens het verblijf heeft gemaakt. Het bevat informatie over de gast en het verblijf, zoals de naam van de gast, het kamernummer, het kamertype en de in- en uitcheckdatums.
Je vindt er ook een lijst met alle transacties, waaronder kamertarieven, uitgaven voor eten en drinken, het gebruik van de minibar, spabehandelingen, belastingen (zoals verblijfsbelasting of toeristenbelasting) en de bijbehorende betaalmethoden.
Als je een hotelfolio controleert, is het belangrijk dat je:
- de verblijfsdatums koppelt aan het juiste kamertarief.
- controleert of er geen dubbele kosten in rekening zijn gebracht.
- ervoor zorgt dat de juiste kortingen en tarieven zijn toegepast.
- controleert of er geen onrechtmatige kosten in rekening zijn gebracht.
- controleert of het eindbedrag correct is.
Welke informatie moet je opnemen in je hotelfolio?
Een duidelijk hotelfolio moet alles bevatten wat je gast – en je personeel – nodig heeft om in één oogopslag alle kosten te begrijpen.
Gegevens van de gast en het verblijf
- Naam van de gast
- Kamernummer
- Incheck- en uitcheckdatum
- Folionummer
- Hotelnaam en -adres
Transacties
- Datum van de uitgave
- Beschrijving (bijvoorbeeld "Roomservice - diner", "Minibar - drank")
- Kosten en kredieten
- Lopend saldo
Samenvatting
- Totale kosten
- Totale betalingen
- Openstaand eindsaldo
- Gebruikte betaalmethode
Hotelfolio's effectief beheren
Nu je weet hoe je een hotelfolio maakt, is het tijd om te kijken hoe je je folio's goed kunt beheren om je bedrijfsvoering en de gastervaring te verbeteren en je inkomsten te verhogen.
1. Gebruik het juiste folio
Niet alle gasten zijn hetzelfde. Zorg er daarom voor dat je de factuur aanpast aan de boeking. Gebruik:
- gastenfolio's voor individuele gasten.
- masterfolio's voor groepsboekingen of evenementen waarbij meerdere kamers of diensten aan één betaler in rekening worden gebracht.
- gesplitste folio's wanneer de facturering tussen meerdere partijen wordt verdeeld.
Als je de folio's goed gebruikt, voorkom je verwarring en verloopt de check-out soepeler.
2. Automatiseer met je frontdesk-software
Gegevens handmatig invoeren werkt fouten in de hand. Integreer je folio's met je frontdesk management system, POS-systeem (point-of-sale) en accountingsystemen. Zo worden je gegevens geautomatiseerd en zorg je ervoor dat alles in real time wordt bijgewerkt. Met tools zoals Mews kun je makkelijk en probleemloos kosten toewijzen, betalingen verwerken en folio's afsluiten.
3. Leid je team op
Een hotelfolio is maar zo effectief als het team dat het beheert. Daarom zijn het trainen van je frontdeskmedewerkers en duidelijke standard operating procedures (SOP's) zo belangrijk. Zorg ervoor dat je team de workflows van folio's begrijpt, weet hoe ze afwijkingen kunnen herkennen en de kosten aan de gast duidelijk kunnen uitleggen als dat nodig is.
4. Laat je gasten weten wat ze kunnen verwachten
Wees transparant vanaf het begin. Breng je gasten op de hoogte van aanbetalingen, bijkomende kosten en wat bij hun verblijf is inbegrepen. Je krijgt geen terugkerende gasten als ze bij het uitchecken voor verrassingen komen te staan.
5. Gebruik de data van hotelfolio's om de ervaring te personaliseren
Gedetailleerde kosten zijn niet alleen bedoeld voor accounting, maar zijn ook waardevolle inzichten. Analyseer je data van de folio's om te ontdekken wat gasten leuk en minder leuk vinden, en gebruik die informatie om toekomstige aanbiedingen, upselling of loyaliteitsvoordelen op maat te maken. Als je echte data gebruikt, kun je niet alleen de gastervaring personaliseren, je onderscheidt je ook van je concurrenten.
Conclusie
Hotelfolio's zijn meer dan alleen maar papierwerk. Ze zijn van cruciaal belang voor een professionele, persoonlijke en soepele gastervaring in de hospitalitysector.
Als je ervoor zorgt dat de hotelfolio's correct zijn, krijg je niet alleen een nauwkeurige facturering en betere inzichten in je gasten, maar ook soepelere check-outs, tevreden gasten en een efficiëntere bedrijfsvoering.
Met een moderne PMS zoals Mews is een goed folio al het halve werk, waardoor je team meer tijd heeft om zich te concentreren op wat echt belangrijk is: hospitality die moeiteloos aanvoelt.
Klaar om van PMS te veranderen? Bekijk hieronder onze handleiding.
Download 'Handleiding voor hoteliers: van PMS veranderen'
.webp)
