Over Arctic SnowHotel & Glazen Igloos
Als een van de grootste sneeuw- en ijshotels ter wereld is Arctic SnowHotel & Glass Igloos een werkelijk unieke bestemming in Fins Lapland. Ze maken deel uit van de Snowhotel Familie, een groep die Mews gebruikt voor meerdere accommodaties om efficiënt, flexibel en gastgericht te blijven, zelfs onder de meest extreme omstandigheden. Gasten komen hier naartoe voor de volledige winterwonder-ervaring, van sneeuwschoenwandelen en ijssculpturen maken tot het bewonderen van het noorderlicht.
Met drie restaurants en twee bars, waaronder een Ice Bar die elk jaar helemaal opnieuw wordt opgebouwd en werkt bij temperaturen onder nul, is hun F&B-opzet verre van gewoon. Maar dat geldt ook voor Mews. Om alles in zo'n dynamische omgeving soepel te laten verlopen, vertrouwt Arctic SnowHotel & Glass Igloos sterk op de naadloze integratie tussen de Mews PMS, POS, Payments en Terminals.
F&B eenvoudiger, slimmer en leuker maken
Uitdaging
Arctic SnowHotel & Glass Igloos worstelde met een complexe F&B-opzet met meerdere verkooppunten. Het team gebruikte aparte apparaten voor het opnemen van bestellingen en betalingen. Het seizoensgebonden karakter van hun Ice Bar & Restaurant (spoiler alert: die smelten) zorgde voor problemen met het ruimtebeheer bij elke verbouwing van het restaurant.
Oplossing
Het team koos voor de Mews Terminal S2, een draagbaar apparaat dat het opnemen van bestellingen en het verwerken van betalingen combineert in één gebruiksvriendelijk systeem. Hiermee kan het personeel overal in het restaurant bestellingen opnemen die direct naar de keuken of bar worden gestuurd. Ze kunnen ook rekeningen splitsen en betalingen direct aan tafel verwerken. Dit stroomlijnt de workflow aanzienlijk en vereenvoudigt de F&B-werkzaamheden en de efficiëntie van het personeel omdat ze alles met slechts één apparaat kunnen doen. Omdat Mews Payments volledig is ingebed in Mews POS en geïntegreerd met S2's, kunnen kosten rechtstreeks op de kamer worden gezet en synchroniseert het naadloos met Mews PMS. Restaurantmanagers kunnen nu eenvoudig tafelindelingen bijwerken in de Mews POS-app, wat vooral handig is tijdens seizoensgebonden herindelingen van de Ice Bar.
Resultaat
- 1 uur per dag per F&B-managementmedewerker bespaard, dankzij Mews
- 6 Mews Terminal S2's werken feilloos, zelfs onder extreme omstandigheden.
- Kortere wachttijden en minder fouten
Mews Terminal S2 bespaart ons zoveel tijd. Menselijke fouten zijn flink verminderd, omdat alles direct in het systeem wordt ingevoerd, waardoor rapportages makkelijker zijn. We verspillen geen tijd meer aan het corrigeren van fouten.
Naadloze synchronisatie: je POS en PMS eindelijk in harmonie
Uitdaging
Vóór Mews waren de systemen van het hotel onsamenhangend, met personeel dat meerdere apparaten en handmatige processen gebruikte voor het bijhouden van de voorraad en gastgegevens.
Oplossing
Met Mews kon Arctic SnowHotel & Glass Igloos hun PMS en POS aan elkaar koppelen voor realtime coördinatie tussen de receptie, restaurants en bars. Handmatige invoer en fouten behoren tot het verleden en worden vervangen door nauwkeurige data over productprestaties en een beter overzicht van de beschikbaarheid van producten. Online check-ins hebben de werklast voor het personeel verlicht, terwijl e-handtekeningen die aan tafel of in de Ice Bar zijn vastgelegd direct naar het PMS worden gestuurd, waardoor gasten sneller kunnen uitchecken.
Resultaat
- Vlottere communicatie tussen afdelingen dankzij realtime gegevensuitwisseling tussen gasten in de PMS en POS
- Het live bijhouden van de voorraad zorgt voor tijdsbesparing onder het personeel en een volledig overzicht van de beschikbare voorraad
- Medewerkers voeren dagelijkse afsluitingstaken veel sneller uit
"We zijn overdag geen tijd meer kwijt aan het zoeken naar productspecifieke verkopen. Het bijhouden van de inventaris is veel sneller geworden - producten worden duidelijk weergegeven en de zoekfunctie is zeer gebruiksvriendelijk."
Zorgeloze onboarding en betrouwbare klantenservice voor Mews POS
Uitdaging
Het F&B-team had een efficiënte oplossing nodig die snel geïntegreerd kon worden op meerdere locaties in een uitdagende omgeving. Het team was ook op zoek naar responsieve ondersteuning om de werkzaamheden in extreme omstandigheden soepel te laten verlopen.
Oplossing
Dankzij een gestructureerde en goed geplande Mews POS-onboarding kon het personeel Mews (inclusief de terminals) instellen met minimale training, waardoor de overgang soepel verliep. Het POS-supportteam bood voortdurende ondersteuning en hielp Arctic SnowHotel & Glass Igloos om eventuele problemen snel op te lossen en introduceerde zelfs innovatieve oplossingen die pasten bij hun unieke set-up en die het beste uit het nieuwe systeem haalden.
Resultaat
- Het team voelt zich begrepen en gesteund
Zelfverzekerder, gelukkiger personeel
Uitdaging
Het vorige systeem was complex en bood onvoldoende zichtbaarheid, zonder de mogelijkheid om de beschikbaarheid van producten op één apparaat te bekijken. Het personeel gebruikte vaak pen en papier en moest bestellingen vervolgens handmatig in het systeem invoeren.
Oplossing
Sinds de overstap naar Mews POS heeft het team gemerkt dat de efficiëntie in zowel de hotel- als F&B-werkzaamheden is toegenomen. Door het gebruiksgemak van het systeem, in combinatie met de uitstekende ondersteuning, kreeg iedereen meer vertrouwen in het gebruik van Mews. Personeel verspilt geen tijd meer met heen en weer rennen naar de bar om bestellingen in te voeren of aparte betaalterminals te halen. En nu het geven van fooien is ingeschakeld op de S2, ziet het personeel meer fooien, wat natuurlijk een geweldige morele opkikker is.
Resultaat
- De dagelijkse rapportagefunctionaliteit is favoriet bij zowel medewerkers als managers en houdt iedereen op de hoogte van de prestaties.
Onze medewerkers in de bediening vinden Mews Terminal S2 echt briljant. Alles wat ze nodig hebben zit erin, allemaal in één handige en draagbare machine.
Uitgelichte integraties
ResDiary
Arctic SnowHotel & Glass Igloos krijgt veel gasten van buiten het hotel voor de dinermogelijkheden, dus het is belangrijk om hun boekingen makkelijk te kunnen scheiden van hotelgasten. De tweerichtingsintegratie tussen ResDiary en Mews POS maakt dit proces naadloos en zorgt voor een soepele en gepersonaliseerde ervaring voor iedereen.
Profitroom
Profitroom werkt als boekingsmodule en channel manager via een API-integratie. Het kan online boekingen afhandelen via meerdere verschillende OTA-kanalen en directe verkoop, die automatisch worden gesynchroniseerd met Mews PMS om tijd te besparen, fouten te verminderen en overboeking tegen te gaan.
