Door een 20 jaar oud PMS te vervangen heeft het hotel het inchecken versneld, de inkomsten verhoogd en een efficiëntere, duurzame bedrijfsvoering opgebouwd.
Over Best Western Premier Airporthotel Berlijn
Het Best Western Premier Airporthotel Berlin ligt op slechts enkele minuten van de luchthaven Berlijn Brandenburg en verwelkomt zakenreizigers, vakantiegasten, long stay bezoekers en luchthavenpassagiers. Het hotel heeft 174 kamers, waaronder suites en appartementen, plus een restaurant, bar, vergaderfaciliteiten, sauna en fitnessruimte. Dit gevarieerde aanbod maakt operationele efficiëntie essentieel.
Maar toen Bee/Partment in 2023 de werkzaamheden overnam, erfden ze een 20 jaar oud, servergebaseerd PMS dat de teams vertraagde met handmatige, papierzware taken. Het trok niet alleen de aandacht weg van de gasten, maar het systeem ondersteunde ook niet de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf.
Dus toen BWH Hotels de samenwerking met Mewsaankondigde, was de beslissing duidelijk. "Zodra Best Western de samenwerking aanging met Mews, wilden we meteen overstappen van ons oude PMS," zegt Daniel Klasing, CCO bij Bee/Partment. "Ik heb het team dezelfde dag nog gebeld om aan de slag te gaan."
Met Mewsomarmde het hotel een volledig cloudgebaseerd platform dat de dagelijkse werkzaamheden transformeerde. Handmatige taken verdwijnen, waardoor teams kostbare tijd terugkrijgen. Elk contactpunt, van online check-in tot geautomatiseerde betalingen, werd soepeler en sneller voor zowel gasten als personeel. Mews versterkte ook de duurzaamheidsdoelstellingen van het hotel en droeg bij aan hogere inkomsten en groei op lange termijn.
Cloudgebaseerd PMS verenigt werkzaamheden en verhoogt efficiëntie
Uitdaging
Best Western Premier Airporthotel vertrouwde op een 20 jaar oud, servergebaseerd PMS dat toegang op locatie en handmatige processen vereiste. Omdat het systeem offsite ontoegankelijk was, kon het externe central reservation system van het hotel de werkzaamheden niet ondersteunen. Dagelijkse taken zoals het afdrukken van registratiekaarten, het beheren van facturen in papieren enveloppen en het handmatig afhandelen van reserveringen leidden niet alleen tot knelpunten en inefficiëntie, maar waren ook niet afgestemd op de duurzaamheidsdoelstellingen van het hotel.
"Het was erg ouderwets en voldeed niet aan onze bedrijfsdoelen of focus op duurzaamheid," zegt Daniel. "Ons remote team kon het hotel niet ondersteunen omdat ze op de server moesten werken."
Oplossing
Door over te stappen op Mews werd het oude systeem vervangen door een modern, cloudgebaseerd PMS, waardoor het platform altijd en overal toegankelijk was. Het gecentraliseerde reserveringsteam kon de accommodatie nu op afstand ondersteunen, waardoor de front office ter plekke geen reserveringen meer hoefde te maken. Mews ook papierwerk geëlimineerd door registratie, facturering en communicatie te digitaliseren.
Resultaat
- Het team voor reserveringen op afstand ondersteunt de accommodatie volledig
- Front office verlost van handmatige administratieve taken
- De werkzaamheden verlopen efficiënter met aanzienlijk minder papierverbruik
“Onboarding was very smooth. Mews University is interactive, easy to understand and the team actually enjoyed using it. And with premium support available at all times, our staff quickly adapted to the new system.”
Premium 24/7 support en zelf begeleide online training zorgen voor een soepele onboarding
Uitdaging
De overstap van een legacy PMS naar een modern cloud systeem kan aanvoelen als een grote aanpassing, vooral omdat het personeel nieuwe workflows, automatiseringen van betalingen en de processen van BWH Hotels moet leren.
Oplossing
Mews University zelf begeleide online training en interactieve live workshops. Best Western Premier Airporthotel profiteerde ook van 24/7 premium support, met een live expert die binnen een minuut na go-live reageerde op vragen of problemen.
Resultaat
- Soepele onboarding met minimale verstoring van de gastervaring
- Kernwerkzaamheden binnen een paar weken onder de knie, met volledige invoering van het systeem binnen drie maanden
- Snelle oplossing van problemen tijdens en na go-live
"With Mews Kiosks in place, the whole check-in process takes about a minute, so the rest of the time staff can interact with guests.”
Digitaal, zelf inchecken/uitchecken versnelt processen en laat personeel zich concentreren op gasten
Uitdaging
Met het vorige PMS van het hotel verliep het inchecken traag, onhandig en papierwerk, en duurde het vaak 10 minuten per gast. Bezoekers moesten gedrukte registratieformulieren invullen, terwijl het personeel handmatig gegevens intypte, papierwerk verwerkte en print-outs afhandelde. De eerste indrukken van het hotel waren alles behalve soepel.
Oplossing
Mews Kiosk en digitaal inchecken/uitchecken hebben de ervaring bij aankomst veranderd. Twee kiosken zorgen voor een snelle en flexibele aankomst, waarbij gasten kunnen kiezen voor self-service of hulp van het personeel. Hierdoor kon het personeel zich richten op echte interacties met gasten in plaats van op papierwerk.
Bovendien maakte het digitale platform upsell-mogelijkheden mogelijk die voorheen werden gemist. Bezoekers krijgen parkeergelegenheid aangeboden tijdens het online inchecken, wat leidt tot 15% meer inkomsten uit parkeren, terwijl ook het gemak voor gasten wordt verbeterd.
Resultaat
- Check-in teruggebracht van 10 minuten naar slechts 1 minuut
- 15% meer inkomsten uit parkeren
- 30% gasten zelf inchecken en 50% gasten zelf uitchecken met kiosken
Mews bevordert duurzaamheidsdoelen door digitalisering en automatisering van sleutelprocessen
Uitdaging
Papierintensieve processen, zoals gedrukte registratiekaarten, facturen en enveloppen, vertraagden de werkzaamheden en ondersteunden de duurzaamheidsdoelstellingen van het hotel niet. Het oude PMS had ook niet de mogelijkheid om housekeeping planningen te automatiseren, waardoor het milieubewuste niet-dagelijkse schoonmaakbeleid van het hotel moeilijk te beheren was.
Oplossing
Mews gedigitaliseerde workflows en geautomatiseerde housekeeping schema's. Met Mews Flexkeeping worden kamers nu automatisch gemarkeerd om alleen te worden schoongemaakt als dat nodig is, waardoor verwarring wordt voorkomen, het personeel minder onnodig wordt belast en de impact op het milieu tot een minimum wordt beperkt.
Resultaat
- Minder papierverbruik bij check-in, check-out en back office werkzaamheden
- Geautomatiseerde planning van housekeeping, wat de efficiëntie verhoogt en het duurzame schoonmaakbeleid van het hotel ondersteunt.
“I love Mews Payments. It’s very convenient, easy to use and a huge advantage compared to other providers.”
Automatisering van betalingen verbetert nauwkeurigheid, inkomsten en gastervaring
Uitdaging
Betalingen en afstemming werden voorheen handmatig afgehandeld, wat resulteerde in fouten, inconsistenties en tijdrovend financieel beheer. Het personeel kon gasten vaak niet direct antwoord geven op vragen over betalingen en boekingen voor vooruitbetalingen werden niet betrouwbaar verwerkt.
Oplossing
Mews Payments alle transacties geautomatiseerd, terwijl de integratie met Omniboost de accounting en rapportage aan het einde van de maand stroomlijnde.
Resultaat
- Tot 50% potentiële tijdbesparing voor financiële teams
- Minder fouten bij het factureren van gasten en snellere oplossing van problemen
- Automatisch in rekening brengen van vooruitbetaalde boekingen
Naadloze integratie met het CRS van BWH Hotels verbetert loyaliteit en stroomlijnt werkzaamheden
Uitdaging
Vóór Mewswas de afhandeling van Best Western Rewards loyaliteitsprogramma-leden en zakelijke boekingen handmatig en foutgevoelig. Medewerkers moesten leden apart inschrijven in het PMS, reserveringen afstemmen en annuleringen en betalingen beheren op meerdere platforms, wat leidde tot inefficiëntie, fouten en wrijving.
Oplossing
De tweerichtings integratie tussen het CRS van BWH Hotels en Mews automatiseerde deze processen. Reserveringen, gegevens van loyalty leden en zakelijke boekingen stromen nu naadloos tussen systemen, terwijl tarieven, betalingsvoorwaarden en annuleringsvoorwaarden automatisch worden gesynchroniseerd. Medewerkers kunnen loyaliteitsleden zien bij het inchecken, inschrijvingen snel beheren en altijd vertrouwen op nauwkeurige, actuele data van gasten.
"De integratie met Best Western CRS is zeer stabiel en betrouwbaar. Het maakt het beheren van reserveringen en loyaliteitsdata tussen accommodaties veel eenvoudiger," zegt Daniel.
Resultaat
- Directe herkenning van leden en vereenvoudigde inschrijving
- Geautomatiseerde synchronisatie van reserveringen vermindert fouten en slaat personeelstijd op
- Consistente, nauwkeurige annuleringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden verbeteren de operationele efficiëntie en gastervaring.
Vooruitkijken
Met Mewswerkt Best Western Premier Airporthotel Berlin nu op een schaalbaar platform dat klaar is voor de toekomst en dat aansluit bij de groeiambities van zowel BWH Hotels als Bee/Partment. De naadloze integratie met het CRS van BWH Hotels, de automatisering van belangrijke processen en de digitale 'guest journey' leggen de basis voor uitbreiding naar meer accommodaties en het beheer van steeds complexere zakelijke segmenten.
"De overstap naar een cloudgebaseerd systeem zoals Mews heeft onze werkzaamheden en gastervaring volledig veranderd," zegt Daniel.
Make it remarkable.
