Over Otter Hospitality
Otter Hospitality is een in Monterey gevestigde hotelgroep die 11 accommodaties van onafhankelijke merken beheert in heel Californië. Als familiebedrijf dat is aangesloten bij de AAHOA vertegenwoordigen zij een nieuwe generatie eigenaars-exploitanten: operationeel hands-on en gericht op het moderniseren van langdurige hotelwerkzaamheden zonder de controle over het bedrijf te verliezen.
Naarmate hun portfolio groeide, werden legacysystemen en handmatige workflows een knelpunt. Otter Hospitality had technologie nodig die over accommodaties heen kon schalen, operationele wrijving kon verminderen en eigenaren duidelijk inzicht kon geven, zonder een one-size-fits-all model op te leggen of de kosten op te drijven.
The reason we switched is simple. Mews gives us flexibility, automation and the freedom to build the tech stack that actually works for us.
Een gecentraliseerd PMS dat meegroeit met een groeiend portfolio
Uitdaging Het beheren van meerdere accommodaties op legacy systemen creëerde fouten, inconsistenties en onnodig handmatig werk naarmate het portfolio groeide.
Oplossing Otter Hospitality heeft een groepsovereenkomst Mews PMS over het hele portfolio met behulp van een raamovereenkomst voor groepen, zodat de prijzen en termijnen consistent zijn wanneer nieuwe accommodaties online komen. Met één kernsysteem konden de teams hun werkzaamheden standaardiseren en toch flexibiliteit op accommodatieniveau toestaan - essentieel voor een diverse groep met onafhankelijke merken. Bovendien is de toegang van medewerkers consistent en wordt deze nauwlettend gecontroleerd met gecentraliseerd beheer van gebruikersfuncties en bevoegdheden.
Resultaat
- 11 accommodaties die werken met één PMS
- Consistente werkzaamheden zonder onafhankelijkheid op te offeren
Onboarding die met elke accommodatie sneller wordt
Uitdaging
Snelle uitbreiding vereiste een uitrolmodel dat de werkzaamheden niet vertraagde en de teams niet overbelastte.
Oplossing Otter implementeerde een gefaseerde onboarding-aanpak met behulp van Mews, waarbij standaard online implementatie werd gecombineerd met premium onboarding en systeemaudits voor geselecteerde accommodaties. Elke go-live bouwde interne kennis op en creëerde een herhaalbaar model dat wrijving verminderde, waardoor de volgende uitrol sneller en efficiënter verliep. Bay Breeze Inn werd in slechts 21 dagen gelanceerd en is een benchmark voor toekomstige accommodaties.
Resultaat
- Snellere onboarding bij elke nieuwe accommodatie
- Herhaalbaar proces voor toekomstige overnames
Mews gave us a repeatable rollout model. We can deploy the same core PMS configuration while still supporting property-level differences in rates, products and operations.
Automatisering die dagelijks werk en kostbare fouten vermindert
Uitdaging
Handmatige facturering en product add-on's, zoals parkeerkosten, vereisten voortdurend toezicht en resulteerden vaak in fouten.
Oplossing
Met behulp van Mews productregels automatiseerde Otter terugkerende betalingen op basis van bron van boeking, tariefplan en verblijfsvoorwaarden. Parkeerkosten en add-on's worden nu automatisch op het juiste moment in de journey van de gast toegepast, waardoor handmatige interventie bij de frontdesk niet meer nodig is. Deze regels verminderden menselijke fouten, verbeterden de consistentie van de facturering en maakten het trainen van nieuw personeel in alle accommodaties aanzienlijk eenvoudiger.
Resultaat
- Minder handmatige taken voor frontdesk teams
- Minder factureringsfouten en geschillen met gasten
- Consistentere prijzen en afhandeling van add-on's
Mews product rules removed a lot of manual work. Once it’s set up, it just runs.
Financiële zichtbaarheid zonder spreadsheetgymnastiek
Uitdaging
De financiële rapportage op groepsniveau was traag, gefragmenteerd en sterk afhankelijk van handmatige afstemming.
Oplossing
Mews De overzichten centraliseren het financieel bijhouden van alle accommodaties en introduceren een consistente accountinglogica op groepsniveau. Transacties stromen nu in gestructureerde grootboeken die rapportage duidelijker en sneller maken, zonder afhankelijk te zijn van geëxporteerde spreadsheets of handmatige opschoning. Hierdoor kreeg de eigenaar beter inzicht in de prestaties en hoefde hij minder tijd te besteden aan het afstemmen van cijfers in meerdere hotels.
Resultaat
- Gecentraliseerd financieel overzicht voor alle accommodaties
- Snellere afstemming en rapportage
- Duidelijker zichtbaarheid op eigenaarsniveau
With Mews ledgers, we finally have clarity across the whole group instead of piecing things together.
Een tech-stack gebouwd om te testen, te leren en aan te passen
Uitdaging
Starre systemen beperkten de mogelijkheid om te experimenteren met inkomsten, gastberichten en distributiestrategieën.
Oplossing
Mews Dankzij de open API kon Otter de favoriete tools voor revenue management, gastcommunicatie (Akia) en channel management met elkaar verbinden. In plaats van zich op lange termijn vast te leggen op één leverancier, koos de groep voor een test-en-leer-aanpak: nieuwe oplossingen uitproberen, resultaten meten en alleen schalen wat waarde opleverde. Deze flexibiliteit hielp om de kosten in de hand te houden en tegelijkertijd de tech-stack klaar te houden voor de toekomst.
Resultaat
- Vrijheid om nieuwe tools te testen zonder van PMS te veranderen
- Snellere innovatie zonder lock-in op lange termijn
- Technologie die zich aanpast als het bedrijf zich ontwikkelt
Mews gives us access to integrations so we can test new tools and see what actually works before committing.
Vooruitkijken
Otter Hospitality is van plan zijn portfolio verder uit te breiden met Mews als gestandaardiseerde basis. Met automatisering, open integraties en zichtbaarheid op groepsniveau is het team gericht op efficiënt schalen terwijl de marges worden beschermd.
Als actieve AAHOA-leden blijft Otter Hospitality laten zien hoe moderne systemen hotelbedrijven met meerdere generaties kunnen ondersteunen zonder de werkzaamheden te compliceren. Ze zijn ook bezig met het testen van Atomize RMS, een AI-aangedreven revenue management system dat marktsignalen volgt en prijsstrategieën in realtime optimaliseert.
Meer informatie over Atomize RMS
