Playpark Hotels schaalt contactloze hospitality over een groeiend portfolio met Mews

Over Playpark Hotels

Playpark Hotels is een in Lake Tahoe gevestigde onafhankelijke keten die is gebouwd rond contactloze moderne hospitality. Wat begon als één lodge is uitgegroeid tot een portfolio van vier accommodaties onder Playpark Hospitality, LLC, allemaal ontworpen voor zelf inchecken, mobiele ervaringen en weinig personeel op locatie.

Gasten kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week gebruik maken van de mobiele conciërge in het hele portfolio, terwijl een centraal team de werkzaamheden achter de schermen uitvoert. Dit digital-first model vroeg om meer dan een basis PMS: Playpark had een platform nodig dat een op technologie gebaseerde gastervaring met multi-property setup kan schalen. Hun doel was om betalingen en afstemming strak te houden naarmate het volume toenam en om data uit portfolio's om te zetten in beslissingen waar ze elke dag naar kunnen handelen.

Een schaalbare backbone voor toekomstige groei

Uitdaging 

Een volledig contactloos concept draaien op Cloudbeds betekende leven met een fragiele infrastructuur. Een onbetrouwbare berichtenstapel liet het afweten tijdens piekweekenden; de kosten voor het verwerken van creditcards bleven stijgen en een multi-property functie was traag en niet betrouwbaar - net toen Playpark nieuwe hotels in Tahoe aan het werven en converteren was.

Oplossing 

Playpark Hotels koos Mews als bedrifssysteem voor hun portfolio en rolde het uit over hun Lake Tahoe hotels terwijl ze uitbreidden. In plaats van te vertrouwen op een "add-on" voor multi-property, hebben ze nu een platform dat vanaf de grond is opgebouwd voor groepen en ketens, met consistente configuratie, gedeelde gegevens van gasten en eenvoudigere controles voor verschillende accommodaties. Met een krappe deadline van 10 dagen om Station House Inn live te krijgen na een moeilijke ervaring met hun vorige provider, werd het team gekoppeld aan een onboarding manager, die dag in dag uit met hen samenwerkte om de go-live op tijd te halen.

Resultaat 

• Betrouwbare, portfolio backbone die overnames, merkconversies en een volledig contactloos model ondersteunt
• Snelle, persoonlijke onboarding voor nieuwe accommodaties, zelfs binnen agressieve tijdlijnen
• Sterkere samenwerking met leveranciers, waarbij uitval met hoge stress en beperkte escalatiepaden worden vervangen door proactieve begeleiding

Contactloze gastreizen op schaal

Uitdaging 

De merkbelofte van Playpark is een "moderne hospitality ervaring", maar die belofte lag vroeger bovenop een broze stapel. Storingen in het berichtenverkeer tijdens piekweekenden en handmatige workarounds maakten het moeilijk om een consistente, volledig contactloze ervaring te bieden bij aankomst in beide accommodaties met weinig teams op locatie.

Oplossing 

Met Mews als kern heeft Playpark Hotels twee volledig contactloze accommodaties en twee hybride modellen. Mews Online inchecken en Guest Portal laten gasten check-in, sleutelgegevens en betalingen afhandelen vanaf hun eigen apparaten, terwijl de tech-stack Mews + Flexkeeping + Akia de communicatie aan de kant van aankomst orkestreert. Lynx Automation zorgt voor slimme sloten en contactloze toegang in het hele portfolio, zodat gasten naadloos van boeking naar deur kunnen zonder bij de frontdesk te hoeven stoppen. Achter de schermen beheert het team dit als een herhaalbaar draaiboek dat ze kunnen uitrollen naar nieuwe accommodaties zonder lagen frontdesk personeel of handmatige administratie toe te voegen.

Resultaat

• Flexkeeping maakt slanke, gecentraliseerde werkzaamheden mogelijk die het personeel op de accommodatie licht houden zonder dat dit ten koste gaat van de diensten.
• Volledig contactloze aankomst in twee van hun Lake Tahoe hotels, afgestemd op de moderne verwachtingen van gasten
• Een geoptimaliseerde gastervaring, waardoor ze minder lang hoeven in te checken in hun andere twee hotels
• Consistente, mobile-first ervaring van accommodatie tot accommodatie, zelfs als het portfolio groeit

Eenvoudigere betalingen en night audit met Mews Payments

Uitdaging 

Onder Cloudbeds had Playpark Hotels te maken met 3,8+% kosten voor creditcardverwerking die na verloop van tijd alleen maar stegen - een ernstig probleem naarmate het betalingsvolume toenam. Tegelijkertijd zorgde het afstemmen van betalingen over meerdere accommodaties en apparaten voor handmatige werklast en operationele risico's, vooral voor een klein team.

Oplossing 

Door Mews Paymentsheeft Playpark ingebedde betalingen rechtstreeks in hun PMS. Transacties zijn volledig getokeniseerd, de handdruk tussen Mews en Stripe is naadloos en het team kan vanaf elke computer inloggen om de werkzaamheden door te laten gaan. Ze hebben ook de night audit geautomatiseerd in Mews. In hun HiMark Hotel in South Lake Tahoe konden ze de functie van nachtwaker schrappen omdat het zware werk nu op de achtergrond plaatsvindt. Na verloop van tijd zal die automatisering de handmatige nachtelijke controles verder verminderen en personeel vrijmaken voor werk met een hogere waarde.

Resultaat 

• Vereenvoudigde, veilige afstemming en rapportage met ingebedde, getoken betalingen
• Veerkrachtige betalingswerkzaamheden die niet gebonden zijn aan specifieke machines of lokale hardware
• Minder handmatige night audits, wat de weg vrijmaakt voor een slankere nachtelijke dekking in het hele portfolio

Gestandaardiseerde housekeeping met Flexkeeping

Uitdaging

Toen Playpark accommodaties toevoegde, werd het moeilijker om de schoonmaakstandaarden en het taakbeheer consistent te houden voor het hele portfolio met handmatige checklists en ad-hoc communicatie.

Oplossing 

Het team gebruikt Flexkeeping, een bedrijf van Mews , om de workflows voor housekeeping en taken in accommodaties te standaardiseren. Taken worden automatisch aangemaakt op basis van Mews reserveringsdata, waardoor het team checklist-gestuurde routines krijgt, een duidelijk eigenaarschap en realtime inzicht in de status van kamers. Ze zijn ook actief bezig met het verfijnen van hun interne teamworkflows en zijn enthousiast over toekomstige in-app teamchat om frontliniecommunicatie onder te brengen in dezelfde operationele hub.

Resultaat 

• Consistente housekeeping op basis van checklists in alle accommodaties
• Real-time inzicht in kamer gereedheid en taken, ter ondersteuning van lean teams
• Sterkere basis voor communicatie tussen afdelingen, met kamer om uit te groeien tot rijkere in-app chat

Prognoses en tariefstrategie met Atomize

Uitdaging 

In een drukke Tahoe-markt met veel concurrenten had Playpark meer nodig dan een dagelijks overzicht van de vraag. Legacy tools maakten het moeilijk om verder te kijken dan vandaag en morgen, waardoor het team niet beschikte over de toekomstgerichte context die ze nodig hadden om de tariefstrategie af te stemmen en vertrouwen op te bouwen in meer geautomatiseerde besluitvorming.

Oplossing 

Met Atomize, een bedrijf van Mews , ingebed inMews, voegde Playpark Hotels een modern revenue management system toe aan de ruggengraat van hun portfolio. Forecasting is al een waardevolle input geworden voor hun strategie, zelfs nu beide partijen nog steeds leren van een heel jaar aan data. Atomize brengt prijzen van concurrenten van OTA's en vraagsignalen in beeld die in hun dagelijkse beoordelingen worden verwerkt. Het team draait nog niet op volle automatische piloot, maar ze gaan gestaag in de richting van een meer toekomstgerichte, datagestuurde tariefaanpak, ondersteund door Mews Group en Forecasting tools.

Resultaat 

• Duidelijker zicht op vraagpatronen, verder dan alleen de pick-up van vandaag en morgen
• Slimmere prijsconversaties, gebaseerd op realtime data van concurrenten en portfolio's
• Een weg naar meer automatisering, aangezien zowel Play Park als Atomize leren van een volledig jaar prestaties

Zichtbaarheid van portfolio met Mews rapportage en Power BI

Uitdaging 

Naarmate Playpark Hotels groeide, was de grootste operationele kloof niet alleen gegevensverzameling, maar ook het omzetten van die gegevens in dagelijkse beslissingen op portfolioniveau. Hun vorige multi-property functie was traag en onbetrouwbaar, en de leiding moest hard werken om te begrijpen wat er in alle hotels in één overzicht gebeurde.

Oplossing 

MewsDe ingebouwde rapportages en integratie met Power BI hebben de manier waarop Play Park naar hun bedrijf kijkt veranderd. Als CEO zit Mitchell "voortdurend in de rapporten" en schakelt hij moeiteloos tussen accommodaties om de prestaties per hotel en per dag te bekijken. Mews biedt een duidelijk overzicht van multi-property's, terwijl Power BI die data verwerkt in dashboards voor portfolio's die de mix van kanalen, pickups en prestatietrends volgen. In plaats van te worstelen met exports en spreadsheets, kan het team zich richten op het handelen op basis van de inzichten: het aanpassen van prijzen, het heralloceren van uitgaven en het onder druk testen van hun kanaalstrategie.

Resultaat 

• Directe zichtbaarheid van het portfolio, met de mogelijkheid om tussen hotels te schakelen en te zien wat er elke dag gebeurt
• Snellere, meer zelfverzekerde beslissingen over prijzen, kanaalmix en personeel, op basis van gedeelde dashboards
• Minder tijd kwijt aan handmatige rapportage, zodat de leiding zich kan richten op strategie en onboarding van nieuwe accommodaties.

Vooruitkijken

Voor Playpark Hotels is Mews meer dan het systeem achter de huidige werkzaamheden. Een betrouwbaar multi-property PMS, ingebedde betalingen en een contactloze Guest journey geven hen het vertrouwen om accommodaties te blijven toevoegen zonder de indie persoonlijkheid te verliezen die hun merk definieert. Atomize en Power BI bieden de data en voorspellingskracht die ze nodig hebben om te concurreren in een drukke markt, terwijl open API's het gemakkelijk maken om nieuwe tools in te pluggen naarmate hun tech-stack zich verder ontwikkelt.

Met Mewskan Playpark eindelijk de volledige handdruk zien om lifetime value te berekenen, iets wat niet mogelijk was met Cloudbeds. Dat fundament zal de volgende innovatiegolf aandrijven - van loyaliteit en segmentatie tot meer gepersonaliseerde, digital-first gastervaringen.

"Met MewsOpen API is het ongelooflijk eenvoudig om nieuwe tools in te pluggen. We delen veilig API sleutels met leveranciers en de verbindingen zijn naadloos," besluit Mitchell.

Uitgelichte integraties

Lynx Automatisering 

Lynx Automation zorgt voor contactloze toegang voor Playpark Hotels. Lynx is geïntegreerd met Mews'guest journey tools en laat gasten direct naar hun kamers gaan via digitale sleutels, terwijl het personeel de toegangsregels centraal instelt en beheert. Het resultaat: een echt contactloze ervaring bij aankomst die kan worden opgeschaald over accommodaties zonder extra wrijving aan de frontdesk.

Meer informatie