Betriebskosten im Hotel: Wo das Geld wirklich bleibt

Die harte Realität: Kosten steigen überall

Das Design kommt gut an, das Frühstück begeistert, Bewertungen und Auslastung stimmen - und trotzdem bleibt am Monatsende kaum etwas übrig? Dann wird es Zeit, die laufenden Hotelkosten genau unter die Lupe zu nehmen. Es ist nichts Neues mehr: Betriebskosten steigen nahezu in allen Bereichen und bringen vor allem in den vergangenen Jahren viele Probleme in der Hotelbranche mit sich. Was wir privat bei Miete und Lebenshaltung spüren, trifft auch Hotels - ob durch hohe Pachten, explodierende Energiepreise oder steigende Löhne. Vieles lässt sich nicht beeinflussen, wohl aber strategisch einplanen und abfedern. Wer seine Kosten nicht im Griff hat, wird im aktuellen Marktumfeld schnell abgehängt.

Fixkosten vs. variable Kosten: Der entscheidende Unterschied

Wer sein Betriebsbudget im Griff haben will, sollte klar zwischen Fixkosten und variablen Kosten unterschieden.

Fixkosten - der Dauerbrenner

Fixkosten fallen unabhängig von der Belegung an - egal ob das Hotel zu 20 oder 90 Prozent ausgelastet ist. Dazu zählen Mieten, Grundgehälter des Stammpersonals, Versicherungen sowie Grundgebühren für Strom und Internet. Diese Kosten sind planbar, aber auch schwer zu beeinflussen. Einige Stellschrauben gibt es aber doch.

Variable Kosten - abhängig von der Auslastung

Variable Kosten hingegen steigen und fallen mit der Gästezahl. Lebensmittel- und Getränkekosten, Reinigungsmittel, Wäschereikosten - all das hängt unmittelbar mit der Auslastung zusammen. Hier liegt das größte Optimierungspotenzial, denn diese Kosten lassen sich gezielt steuern.

Break-Even-Analyse - kenne deine Zahlen

Um ordentlich wirtschaften zu können, muss ein Unternehmen seine Zahlen kennen. Das gilt auch im Hotelbetrieb - und hier ist vor allem die sogenannte Break-Even-Analyse entscheidend. Sie zeigt, ab welcher Auslastung ein Hotel seine Kosten deckt, also ab wann Gewinn erwirtschaftet wird. Dann verlieren auch beeindruckende Umsatzzahlen ihre Täuschungskraft. Wer genau weiß, was ausgegeben wird und was tatsächlich hängen bleibt - und wie hoch die Hotelgewinnspanne ist -, kann fundierte Entscheidungen über Preisstrategie und Kapazitätsplanung treffen. Bei gut geführten Hotels steigt diese Gewinnspanne kontinuierlich.

Personal: Der Kostenfresser Nummer eins

Die Mitarbeitenden sind der mit Abstand größte Kostenfaktor. Sie machen im Durchschnitt die Hälfte der Betriebskosten aus. Damit liegt hier sowohl das größte Risiko als auch das größte Potenzial. Optimierung bedeutet jedoch nicht, Personal abzubauen. Im Gegenteil: Weniger Team bedeutet oft schlechteren Service - und das verärgert Gäste, schadet dem Ruf und kann langfristig die Auslastung drücken. Cleverer ist es, Prozesse zu verschlanken und Mitarbeitende flexibel einzusetzen. Wer Personal bereichsübergreifend schult, kann es je nach Bedarf gezielt einsetzen: In der Nebensaison hilft das Front-Office beim Housekeeping, in der Hochsaison unterstützt temporäres Personal.

Planungstools wie eine Hotel Housekeeping Software machen das einfacher. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und unterstützen die automatische Einsatzplanung. Auch die Kalkulation wird transparenter: Wer weiß, dass die Reinigung pro Zimmer 15 Euro kostet, kann die Preise entsprechend gestalten - und bleibt auch bei schwankender Nachfrage rentabel.

Weitere Betriebskosten

Die Liste der Betriebskosten eines Hotels ist lang. Neben den Personalkosten zählen dazu vor allem folgende:

• Energiekosten: Hier lohnt sich jede Investition in Effizienz. Belegungssensoren, LED-Technik oder smarte Thermostate senken den Verbrauch und sparen bares Geld.
• Reinigung und Wäsche: Zwar abhängig von der Auslastung, aber mit klaren Standards und optimierten Abläufen gut steuerbar. Auch nachhaltige Maßnahmen wie der Verzicht auf täglichen Handtuchwechsel wirken sich positiv aus - ökologisch wie wirtschaftlich.
• Marketing und Werbung: Social Media, Google Ads oder Printkampagnen können schnell teuer werden. Ein gut strukturiertes Budget auf Basis vorhandener Daten sorgt für Fokus - und messbare Ergebnisse.
• Technologie & Software: Lizenzen wirken auf den ersten Blick teuer. Doch ein leistungsfähiges Property Management System verschlankt Prozesse und senkt langfristig die Kosten.

Digitale Lösungen als Kostenbremse

Moderne Hotelverwaltungssoftware kann mehr als nur unterstützen - sie hilft konkret beim Sparen. Einige Beispiele zeigen, wie das gelingt:

• Automatisierte Check-in/Check-out-Prozesse reduzieren den Personalaufwand an der Rezeption, verschlanken die Administration und kommen außerdem dem Bedürfnis der Gäste nach mehr Selbstständigkeit entgegen.
• Intelligente Housekeeping-Software verbessert Reinigungsprozesse, die Kommunikation zwischen Reinigungsteam und Rezeption und vermeidet unnötige Leerläufe. Das senkt die Reinigungskosten pro Zimmer im Hotel messbar.
• Revenue Management Systeme passen Preise und Auslastung automatisch an - für bessere Margen bei gleichbleibendem Aufwand.
• Im Property Management System laufen alle Fäden zusammen. Prozesse können abteilungsübergreifend automatisiert und effizienter gestaltet werden.
• Automatisierte Zahlungen machen den Aufenthalt für Gäste komfortabler - und sorgen dafür, dass Hotelgebühren wie Steuern oder Servicegebühren korrekt und automatisch verarbeitet werden.

Der Weg zu nachhaltig niedrigeren Kosten

Kostensenkung ist kein einmaliger Kraftakt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Regelmäßige Kostenanalysen, Benchmarking mit vergleichbaren Hotels und die Bereitschaft, auch bewährte Prozesse zu hinterfragen, sind der Schlüssel zum Erfolg. Hotels, die ihre Betriebskosten im Griff haben, sind nicht nur profitabler - sie sind auch widerstandsfähiger in Krisenzeiten und reagieren flexibler auf Veränderungen. Digitale Unterstützung spielt dabei eine zentrale Rolle. Wer sich bisher noch nicht damit beschäftigt hat, kann jederzeit einsteigen - auch mitten im laufenden Betrieb ist der Umstieg auf moderne Software reibungslos möglich.

Fazit

Erfolgreiche Hotels überzeugen nicht nur mit gutem Design und exzellentem Service, sondern auch mit klarer Kostenkontrolle. Wer seine Betriebskosten kennt, im Blick behält und konsequent optimiert, schafft die besten Voraussetzungen, auch in herausfordernden Zeiten profitabel zu bleiben.

Deshalb gilt: Zahlen prüfen, Prozesse entschlacken, Tools gezielt einsetzen - und sich so mehr Freiraum schaffen für das, worauf es wirklich ankommt: zufriedene Gäste.

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