Gepäckaufbewahrung: Das sollten Hotels beachten

Ist eine Gepäckaufbewahrung eigentlich zeitgemäß? Wünschen sich Gäste so einen Service und wie können Hotelbetriebe den Mehraufwand organisieren? Hotelbetreiber sollten sich auf jeden Fall mit der Gepäckaufbewahrung rund um Check-in und Check-out der Gäste auseinandersetzen. Wir erklären, warum und wie ohne Aufwand optimiert werden kann.

Warum sollten Hotels Gepäckaufbewahrung anbieten?

Ob Hotels weiterhin eine Möglichkeit für Gäste zur Aufbewahrung anbieten sollen, ist gar keine Frage: Natürlich! Mehr denn je legen Reisende Wert auf Flexibilität, das gilt auch für die An- und Abreise. Wer seinen Gästen die Möglichkeit bietet, kostenlos vor Check-in oder nach Check-out Gepäck aufzubewahren, liefert gegebenenfalls sogar einen Buchungsgrund. Denn gerade bei Wochenendtrips und Geschäftsreisen sind die Gäste oftmals auf eine Aufbewahrung von sperrigen Taschen und Koffern angewiesen.

Wie funktioniert eine Gepäckaufbewahrung in Hotels?

Normalerweise beginnen die Check-in-Zeiten in Hotels ab 14 Uhr, spätestens ab 16 Uhr. Der Check-out muss in der Regel vor 10 oder 11 Uhr abgeschlossen sein, um Zeit für die Zimmerreinigung zu lassen. Doch die Gäste reisen oft anders und möchten ihren Trip nicht nach den Hotelzeiten planen. Mit entsprechenden Buchungssystemen können Front Desk-Mitarbeiter in Echtzeit den Status des Housekeepings verfolgt und erkennen, ob ein Zimmer früher zur Verfügung steht. Ist das nicht der Fall, löst die Gepäckaufbewahrung das Problem. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gepäck der Gäste sicher aufzubewahren. Eine Gebühr sollte in keinem der Fälle dafür erhoben werden.

Gepäckraum

Ganz klassisch: Der abgeschlossene Raum. Hier wird das Gepäck der Gäste gesammelt verstaut, ein Mitarbeiter begleitet bei Abgabe und Abholung.

Schließfächer

Gerade bei moderneren Hotels mit Self-service-Kiosk oder mobilem Check-in können Gäste ihr Gepäck in Schließfächern unterbringen. Diese Option bietet sogar mehr Sicherheit durch individuelle Zugangscodes und ermöglicht aufgrund des fehlenden Personals auch eine höhere Flexibilität.

Technologie bei der Gepäckaufbewahrung: So entsteht keine Mehrarbeit

Nach einer langen Zugfahrt oder Stau auf der Autobahn wünschen sich die meisten Reisenden einen schnellen Check-in. Wartephasen in der Lobby, begleitet von Gepäck, tragen nicht zwangsläufig zu einer angenehmen Atmosphäre bei. Insbesondere jüngere Zielgruppen legen großen Wert auf Flexibilität, die durch digitale Systeme erreicht werden kann.

Unterstützung am Front Desk durch Technologie

Eine gute Nachricht: Ihr Zimmer ist schon bezugsbereit!“ Das hört jeder Gast gern. Und durch das Statusupdate der Zimmer im digitalen System ist das auch ohne Telefonate oder lange Wege zwischen Housekeeping und Rezeption machbar. Falls noch kein Zimmer verfügbar ist, sollten Gäste auf jeden Fall die Möglichkeit erhalten, ihr Gepäck in eine Aufbewahrung zu geben. Wenn der Rezeptionist dank automatisierter Prozesse nicht mit administrativen Aufgaben beschäftigt ist, kann er den Gast ohne Verzögerung persönlich zu seinem Raum begleiten, was ihm ein herzliches Willkommen vermittelt.

Umfassende Digitalität: Keine Rezeption mehr notwendig

Einen Schritt weiter gehen Hotels, die durch Digitalisierung ganz auf eine Rezeption verzichten. Hier wird die Lobby zum Aufenthaltsraum mit gemütlicher Atmosphäre. Durch Online Check-in über Laptop, Tablet oder Handy oder einen Self-service-Kiosk braucht es keine Mitarbeiter mehr für die Einbuchung. Die können sich ganz den Gästebelangen und Rückfragen widmen oder werden in komplett automatisierten Hotels gar nicht mehr vor Ort benötigt.

Die Gepäckaufbewahrung spielt hier eine noch größere Rolle, da entsprechend mehr Flexibilität erwartet wird. Das kann entweder durch klassisch durch einen abschließbaren Raum und Begleitung durch einen Mitarbeiter organisiert werden oder alternativ auch durch Schließfächer.

Check-out: Auch hier wird es digital

Auch beim Auschecken bietet der Online-Check-out mehr Flexibilität und reduziert die Wartezeiten. Keine langen Warteschlangen mehr von genervten Gästen, die alle die Zeit auf dem Zimmer möglichst lange genutzt und jetzt zur gleichen Zeit abreisen wollen. Wenn weder Karten noch Schlüssel abgegeben werden müssen, können Gäste ganz einfach aus der Lobby spazieren. Und mal ehrlich – wir sind doch alle bei der Abreise knapp dran. Für das Reinigungsteam hat die Automatisierung auch Vorteile: Der Check-out ist sofort im System verbucht und das Housekeeping weiß, welche Zimmer schon vorab gereinigt werden können.

Sollte noch eine Stadterkundung anstehen, haben die Mitarbeiter direkt Zeit, das Gepäck in der Aufbewahrung zu verstauen oder die Gäste können Koffer und Taschen ganz individuell bis zur Abreise in Schließfächern unterbringen.

Fazit

Der moderne Gast möchte flexibel reisen, einchecken und wieder abreisen. Ohne Wartezeiten, lange administrative Prozesse oder Missverständnisse. Darum sind digitale Lösungen für das Ein- und Auschecken wichtiger denn je. Genauso wie Möglichkeiten zur Gepäckaufbewahrung, falls noch kein Zimmer verfügbar ist oder nach dem Auschecken nicht unmittelbar die Abreise geplant ist.

Hotels mit entsprechenden Systemen kommen ihren Gästen entgegen, können eine Buchung im Zweifel für sich entscheiden und sparen sogar noch Betriebskosten ein. Alle Prozesse, angefangen beim Check-in über den Check-out bis zur Reinigung, verlaufen optimiert und werden wesentlich bedarfsorientierter und somit reibungsloser durchgeführt.