Alles, was du über Check-in-Zeiten und Abläufe in Hotels wissen musst

Wusstest du, dass bereits der erste Eindruck über den Erfolg oder Misserfolg eines Hotels entscheidet? Deshalb ist es so wichtig, die Check-in-Zeiten in deinem Hotel festzulegen, um die Erwartungen der Gäste zu erfüllen. Wenn du weißt, wie lange jeder Vorgang im Idealfall dauert, kannst du deinen Service optimieren und sicherstellen, dass deine Rezeption reibungslos abläuft. Diese Abläufe sollten sorgfältig geplant werden, damit du ein einwandfreies Check-in-Erlebnis bieten kannst.

Heutzutage sind die Menschen sehr ungeduldig und aus diesem Grund sollte der Check-in-Prozess so reibungslos wie möglich sein. Normalerweise erwarten die Gäste, dass sie zwischen 14:00 und 16:00 Uhr einchecken. Deshalb ist es wichtig, dass du deine Check-in- und Check-out-Zeiten genau kennst, um Probleme zu vermeiden und dem Housekeeping genug Zeit zu geben, die Zimmer zu reinigen. In diesem Artikel befassen wir uns mit den durchschnittlichen Check-in-Zeiten in Hotels, mit den Dingen, auf die du achten musst, sowie mit den Abläufen und neuen Trends beim Check-in in Hotels.

Wie lauten die durchschnittlichen Check-in-Zeiten in Hotels?

Wie bereits erwähnt, liegt die durchschnittliche Check-in-Zeit im Hotel zwischen 14:00 und 16:00 Uhr. Bei internationalen Flügen kann sich diese Zeit jedoch drastisch ändern.

Als Hotelier hast du einige Möglichkeiten, mit dieser Situation umzugehen: Du kannst entweder eine 24-Stunden-Rezeption anbieten oder eine flexiblere Option wählen, nämlich einen Kiosk mit Selbstbedienung. Das hilft nicht nur, die Wartezeiten während der Hauptgeschäftszeiten zu verkürzen, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit, da die Gäste ihre An- und Abreise selbst steuern können.

Was du beim Einstellen der Check-in-Zeiten in Hotels beachten solltest

Wenn du die Check-in-Zeit deines Hotels festlegst, musst du bedenken, wie lange das Housekeeping-Personal braucht, um die Zimmer zu reinigen. Natürlich werden einige Gäste lange vor der Check-out-Zeit abreisen, aber du musst dich auf den schlimmsten Fall vorbereiten: Alle Gäste checken zur gleichen Zeit aus.

Vergewissere dich, dass du deine Anreise- und Abreisebestimmungen vor dem Aufenthalt deines Gastes klar bekannt gibst, damit er sich entsprechend vorbereiten kann und nicht überrascht wird.

Vielleicht möchtest du ein paar Zimmer für den Fall bereithalten, dass ein bestimmter Stammgast früher eintrifft. Nach einer langen Reise ist es ganz normal, dass sie sofort auf ihr Zimmer gehen wollen, um zu duschen und sich hinzulegen. Wenn du also ein paar Zimmer für einen frühen Check-in zur Verfügung hast, kann das die Kundenzufriedenheit nur erhöhen.

Wenn du kein Entgegenkommen bei der frühen Anreise zeigen willst, kannst du auch einen Aufpreis für eine frühe Anreise verlangen oder die Gäste können ihre eigenen Zeiten festlegen. Wenn die Gebühr gering ist, wird es vielen Gästen nichts ausmachen, sie zu zahlen. Und du erhältst zusätzliche Einnahmen.

Eine weitere Möglichkeit ist der Aktivitätsbericht von Mews, mit dem du sehen kannst, wann die Zimmer zum Einchecken bereit sind oder wann die Gäste in deinem Hotel einchecken. Anhand dieser Informationen kannst du feststellen, wie flexibel du mit deiner Check-in-Zeit sein kannst.

Welche Abläufe gibt es beim Einchecken im Hotel?

Beim Einchecken von Gästen in deinem Hotel gibt es eine Menge Standardprozesse. In der Regel kommt der Gast an und sucht direkt die Rezeption auf. Bei der Ankunft an der Rezeption sollte dein Personal den Gast begrüßen und dann die Reservierung des Gastes verifizieren.

Von dort aus sollte dein Personal eine kurze Einführung in die verschiedenen Services und Annehmlichkeiten geben, die deine Unterkunft bietet. Sie sollten ihnen auch alle wichtigen Details wie das WLAN-Passwort mitteilen, ihnen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern an der Rezeption mitteilen und den Zeitpunkt des Auscheckens nennen. Dies ist besonders wichtig, um Erwartungen zu wecken.

Nach dieser kurzen Erklärung kannst du dem Gast die Schlüssel aushändigen und ihn zu seinem Zimmer begleiten, den Concierge bitten, dies zu tun, oder ihn allein lassen, wenn er das möchte.

Neue Trends beim Einchecken in Hotels

Da ein reibungsloser Ablauf bei der Anreise so wichtig für die Kundenzufriedenheit ist, gibt es natürlich einige neue Tendenzen, die du kennen solltest, um den sich ändernden Erwartungen und Bedürfnissen der Gäste am besten gerecht zu werden, die wir im Folgenden besprechen.

Kiosk für Check-in

Wir haben es bereits erwähnt, aber Check-in-Kioske sind ohne Zweifel einer der Top-Trends. Diese Kioske ermöglichen es den Gästen, sich selbst um ihre An- und Abreise zu kümmern, unabhängig von der Uhrzeit. Außerdem kann deine Struktur die Technologie nutzen, um deine Prozesse zu diversifizieren und sie besser an die Bedürfnisse der Gäste anzupassen.

Außerdem kannst du die Wartezeiten verkürzen, was ein großes Plus für die Kundenzufriedenheit ist.

Mobiler Check-in

Gäste verlassen sich immer mehr auf ihr Smartphone. Warum ihnen also nicht auch die Möglichkeit geben, den Check-in-Prozess über ihr Smartphone zu erledigen? Erfahre mehr über die 6 wichtigsten Vorteile des mobilen Check-ins für Hotels. So kannst du deine Abläufe optimieren und die Rezeption kann sich um wichtigere und nützlichere Aufgaben kümmern, die die Kundenbindung fördern, wie z.B. die Gewährleistung des bestmöglichen Hotelerlebnisses.

Wenn du deinen Gästen die Möglichkeit gibst, das Erlebnis selbst in die Hand zu nehmen, sorgt das außerdem für eine insgesamt positivere Interaktion mit deiner Marke, denn die Gäste können sich so einbringen, wie es die moderne Generation am besten kann: über ihr Smartphone. Dies bietet auch großartige Möglichkeiten für Upselling, z. B. durch frühzeitiges Einchecken gegen einen Aufpreis, ein Zimmer-Upgrade oder die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen wie dein Spa oder Restaurant zu buchen.

Apps

Personalisierte Hotel-Apps sind ein weiterer wichtiger Trend in der Hotelbranche. Sie sind eine großartige Möglichkeit, den Gast vor seiner Anreise, während seines Aufenthalts und noch lange nach seiner Abreise zu beschäftigen. Eine App kann auch bei Serviceanfragen während des Aufenthalts helfen, z. B. bei der Anforderung von zusätzlichen Handtüchern oder dem Zimmerservice, aber auch beim Ein- und Auschecken aus deinem Hotel. Lies mehr über Technologietrends in Hotels.

Flexibel einchecken

Um eine jüngere Zielgruppe anzusprechen, die mehr Flexibilität erwartet, solltest du flexible Anreisezeiten anbieten. Da jüngere Reisende gerne spontan sind, ist es umso besser, je mehr Flexibilität du ihnen bieten kannst. Du kannst in Erwägung ziehen, für diese verschiedenen Optionen Gebühren zu erheben, ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Check-in- und Check-out-Zeiten selbst zu bestimmen, oder einfach Flexibilität als Teil des Wertversprechens deines Hotels zu nutzen.

Fazit

Wie jede Dienstleistung sollten auch die Hotelprozesse ständig neu überprüft werden, um sie zu optimieren und den bestmöglichen Service zu bieten. Das gilt auch für das Einchecken im Hotel. Wenn du deinen Gästen die Möglichkeit gibst, ihre Smartphones zu benutzen, kannst du das Hotelerlebnis in die digitale Welt übertragen, den Service verbessern und den Gästen eine bessere Wahrnehmung deiner Marke vermitteln.

Unabhängig davon, für welche Check-in-Zeiten und Abläufe in Hotels du dich entscheidest, ist es wichtig, dass sie flexibel sind und ständig aktualisiert werden können. Kioske für Check-ins mit Selbstbedienung, Apps und mobiler Check-in sind die Zukunft. Es liegt zweifellos an deinem Unternehmen, mit den Trends Schritt zu halten, um die Technologie zu nutzen, um das Gästeerlebnis zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern, was insgesamt zu höheren Umsätzen und Kundenbindungsraten beitragen wird.