Was sind Hotelgastprofile und wie können Sie sie erstellen?

Ein Gastprofil ist eine Aufzeichnung der Gäste, die in Ihrer Unterkunft waren und besteht in der Regel aus wichtigen Informationen wie: Name, E-Mail, Adresse, Kontaktinformationen, Transaktionshistorie, Gastaktivitäten, Präferenzen und weiteren Informationen, auf die wir später zu sprechen kommen. Sie können spezielle Gastgewerbeindustriesoftware nutzen, um Ihr Hotel dabei zu unterstützen, diese Profile anzulegen, die von unschätzbarem Wert sind, um ein optimales Erlebnis mit Ihrer Hotelmarke zu ermöglichen.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ein Gastprofil ist, die unterschiedlichen Arten von Profilen und wie Sie das ideal Gastprofil erstellen, um Marketingaktionen zu verbessern und Ihr Gasterlebnis zu personalisieren.

Was ist ein Gastprofil?

Ein Gastprofil ist ein grundsätzlicher Weg, um einen Überblick über Ihre Gäste zu haben und somit Ihren Betrieb und Ihre Marketingaktivitäten zu optimieren. Ein Profil zeichnet alle Kontaktinformationen und vergangene Informationen über Ihre verschiedenen Gästetypen, ihre Aktionen und ihre Präferenzen auf, um das Gästeerlebnis zukünftiger Aufenthalte besser anpassen zu können. 

Ein Profil ermöglicht es Ihnen auch, einen Einblick in das Verhalten Ihres Gastes zu erhalten, indem Sie einen Überblick über seine vergangenen Transaktionen, vorherige Reservierungen, andere Kommentare und Anmerkungen zu dem Gastverhalten erhalten sowie über den generierten Umsatz, das Buchungsverhalten (Stornierungen und No-Shows) und eine Reihe weiterer nützlicher Daten. 

Besonders in einem kleineren Hotel sollte es Teil der täglichen Routine Ihrer Empfangsmitarbeiter sein, sich mit den Profilen der Gäste, die in Ihrer Unterkunft logieren zu beschäftigen und für die Mitarbeiter im Vertrieb und Marketing kann dies ein gutes Werkzeug dabei sein, Trends auf die Spur zu kommen und die Arten von Kunden zu analysieren, die sie anvisieren sollten. 

Welche unterschiedlichen Arten von Hotelgastprofilen gibt es?

Da jedes Zielsegment anders ist, ist es wichtig, verschiedene Profilarten zu einzurichten, sodass Sie die Informationen besser zu Ihrem Vorteil nutzen können, wenn es Zeit wird, den Erfolg Ihrer Marketinginitiativen zu analysieren. Werfen wir doch einen Blick auf jede der möglichen Arten.

Gastprofil

Das standardmäßige Gastprofil sollte persönliche Details wie Name und Nachname, Adresse, E-Mail, Zahlungsinformationen , Nationalität und Identifikation beinhalten. Sie sollten auch Marketinginformationen angeben, wie beispielsweise, ob sie Ihren Newsletter abonnieren wollen oder nicht und ob sie anderen Kommunikationsarten wie Werbeaktionen und besonderen Angeboten zugestimmt haben.

Sie sollten auch besondere Anmerkungen, Präferenzen, Buchungsinformationen von vergangenen und zukünftigen Buchungen, Rechnungen, generierten Umsatz und die gesendete Kommunikation (vor der Ankunft und nach der Abreise gesendete E-Mails, etc.) angeben. Diese Information parat zu haben ist unglaublich hilfreich beim Anbieten von maßgeschneiderten Services und um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Firmenprofil

Businessreisen stellen bezüglich der Erhöhung der Belegungsrate ein wichtiges Ziel da, da Businessreisende oft unter der Woche unterwegs sind, wenn die Belegung niedrig ist. Es ist wichtig, die Firmeninformationen wie den Firmennamen, die für Buchungen zuständige Person, verhandelte Raumraten und Pauschalangebote sowie vergangene und zukünftige Buchungen im System zu haben. 

Wegen der Wichtigkeit dieser Zielgruppe sollten Sie sichergehen, dass diese sich besonders fühlt, durch bessere Gruppenraten, Sonderangebote und zusätzliche Services. Diese extra Aufmerksamkeit wird dabei hilfreich sein, Sie von anderen Mitbewerbern abzuheben und dass man sich regelmäßig dazu entscheidet in Ihrem Hotel zu logieren. Diese besondere Aufmerksamkeit könnte Reisemanager in Unternehmen auch dazu veranlassen, für ihre Firmenevent und -events auf Ihre Marke zu vertrauen.

Reiseanbieterprofil

Ein Reiseanbieterprofil beinhaltet alle Informationen über die Reiseanbieter, die mit Ihrem Hotel zusammenarbeiten. Dieses beinhaltet Kontaktinformationen, Kommunikationsdetails, Provisionen, den Marketing Account Manager, die vereinbarte tägliche Raumzuteilung, Rechnungsinformationen und andere individuelle Details, die Sie benötigen, um den Kunden in den Unterlagen zu haben und einen flüssigeren Betrieb zu ermöglichen.

Genau wie bei den Firmen sollten Sie für die Reiseanbieter, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten ein vollständiges Profil haben, auf das Sie sich beziehen können. Sie können das Profil aufrufen, um den gesamten generierten Umsatz, die Stornierungsrate sowie anstehende Buchungen einzusehen, um zu entscheiden, ob Sie ein besonderes Angebot mit besseren Raten für sie machen, ihnen einen Raum länger als sonst üblich freihalten oder ihnen eine bessere Provision geben wollen.

Gruppenprofil

Dieses Profil ähnelt den Reiseanbieter und Firmenprofilen und ist normalerweise mit einem oder beiden dieser verbunden. Sie sollten den Namen der Gruppe, Tour oder Konferenz angeben, sodass es leicht nachverfolgbar ist, zusammen mit den Kontaktinformationen des Organisators. Rechnungsangaben, anstehende oder vergangene Buchungen, Details von besonderen Angeboten und Preisen sowie Rechnungen und Umsatz sollten angegeben werden.

Quellprofil

Die Quelle bezieht sich auf den Namen der Online-Reiseagentur (OTA) oder einer dritten Partei, von der die Buchung kam, sowie Angebotsraten. Ein spezielles Profil für eine Werbeaktion hilft dabei, den Erfolg der Kampagne nachzuvollziehen, sodass sie leicht wiederholbar und nachverfolgbar ist, wenn sie Erfolg hat. In dieser Art von Auflistung sollten Sie den Namen der Online-Reiseagentur oder Werbeaktion, die Kontaktperson und die Provisionsrate angeben.

Hier sollten Sie auch die anstehenden und vergangenen Buchungen für diese Quelle, den generierten Umsatz, die Details der No-Shows oder Stornierungen, den Namen des Marketing- oder Vetriebsleiters und jedwede anderen besonderen Anmerkungen angeben, die Ihnen einen flüssigeren Betrieb ermöglichen. 

Wie Sie Ihr ideales Gastprofil erstellen

Um Ihr ideales Gastprofil zu erstellen, können Sie sich auf die Front-Office-Software verlassen, die es Ihnen ermöglichen wird, eine Aufzeichnung der Gastaktionen und Präferenzen parat zu haben, ob nun vor dessen Ankunft, während seines Aufenthalts oder nach dem Check-out.

Profilerstellung ist das Werkzeug für Ihren Empfang, um Ihre Gäste besser zu verstehen und personalisierte Erlebnisse zu erschaffen. Zu wissen, wer bei Ihnen logiert oder bei Ihnen bucht ist der Schlüssel zur Lieferung von durchweg maßgeschneiderten Erlebnissen für den Kunden.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir uns angesehen, was ein Gastprofil ist, welche Arten von Profilen es gibt und wie man mittels einer Gastgewerbesoftware Ihr ideales Profil erstellen kann. Kundenprofilerstellung ermöglicht es Ihrem Hotel, Ihre Gäste und deren Verhalten und Charakteristika besser zu verstehen, sodass Sie mit jeder Art von Gast zu jedem Zeitpunkt dessen Interaktion mit Ihrer Marke optimal kommunizieren können.

All diese Informationen zur Hand zu haben, wird Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre Services während der Aufenthalte von Gästen anhand deren bekannten Präferenzen zu individualisieren, sondern auch dabei entlang der Reise des Kunden besser abgestimmt zu kommunizieren. Dies wird schließlich dazu führen, dass Ihre Marketingbemühungen erfolgreicher sind, Ihre Umsetzungsrate steigt und der Umsatz anzieht.