Kosten eines PMS: Was kostet eine Hotelverwaltungssoftware?

Was ist ein PMS überhaupt?

Ein Property Management System (PMS) ist die digitale Schaltzentrale eines Hotelbetriebs - es unterstützt an den wesentlichen Stellen: bei der Verwaltung von Reservierungen, dem Front-Office, Housekeeping, der Rechnungsstellung und vielem mehr. All das läuft zentral über den Computer oder in der Cloud ab. Dabei ist unerheblich, ob es sich um ein kleines Boutique-Hotel oder große Hotelgruppe handelt - ein PMS hilft, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu vermeiden und die Guest Journey effizienter zu gestalten.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Reservierungs- und Buchungsverwaltung
• Front-Office (Check-in/Check-out)
• Channel Manager und Buchungs-Engine
• Housekeeping & POS-System
• CRM, Revenue Management, automatisierte Zahlungen
• Schnittstellen zu Türschlössern, Kiosken oder Buchhaltungssystemen

Idealerweise wird ein PMS schon bei der Eröffnung eines Hotels eingesetzt und in die Kalkulation einbezogen. Aber auch eine nachträgliche Umstellung ist kein Problem.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines PMS?

Größe und Art der Unterkunft

Handelt es sich um ein kleines Boutique-Hotel, ein Hostel oder eine Kette mit mehreren Häusern und unterschiedlichen Zimmerkategorien? Davon hängt unmittelbar der benötigte Leistungsumfang eines PMS ab. Komplexe Gruppenstrukturen und mehrere Standorte profitieren häufig von spezialisierten Lösungen - etwa mit Multi-Property-Management und zentralisiertem Reporting.

Funktionsumfang und Module

Die Funktionen bilden das Herzstück eines PMS und lassen sich flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassen - was sich natürlich auf den Preis auswirkt. Basisfunktionen wie Reservierungsmanagement oder Housekeeping sind meist in Einsteigerpaketen enthalten. Zusätzliche Features wie Spa-Management, Veranstaltungsplanung, automatisierte Zahlungsabwicklung oder detaillierte Auswertungen erhöhen zwar die Kosten, bieten aber oft einen klaren Mehrwert und helfen, an anderer Stelle Ausgaben zu senken.

Bereitstellungsmodell: Cloud oder lokal?

Ein wesentlicher Kostenfaktor ist das gewählte Bereitstellungsmodell. Es gibt verschiedene Varianten:

• Cloud-basierte Systeme
• Lokal installierte PMS
• Hybride Lösungen, die beide Varianten kombinieren

Cloud-Lösungen haben sich weitgehend durchgesetzt - vor allem wegen ihrer niedrigeren Einstiegshürden und nahtlosen Anbindung an weitere Tools.

Support, Schulung und Einrichtung

Auch der gewünschte Serviceumfang beeinflusst den Preis. Dazu zählen unter anderem Schulungen für das Team sowie Support durch den PMS-Anbieter via Chat, Telefon oder E-Mail. Gerade beim Einstieg ist professioneller Support entscheidend, um typische Stolpersteine zu vermeiden und das System effizient zu nutzen.

Lizenzmodell und Nutzeranzahl

Neben dem Funktionsumfang beeinflusst auch das Abrechnungsmodell den Preis. Zu finden sind häufig:

• Monatliche Abrechnung pro Zimmer
• Gestaffelte Pauschalen nach Hotelgröße
• Einmallizenzen (v. a. bei On-Premise-Systemen)

Auch die Anzahl aktiver Nutzer sowie das Buchungsvolumen spielen eine Rolle bei der Preisgestaltung. Viele Anbieter bieten daher flexible Paketlösungen an - so auch bei der Mews Preisgestaltung, die verschiedene Modelle für unterschiedliche Anforderungen bereithält: von Essentials für unabhängige Hotels über spezielle Optionen für Gruppen bis hin zu Brand-Premium-Lösungen für größere Hotelmarken

Was kostet ein PMS im Durchschnitt im Jahr 2025?

Die Kosten für ein Property Management System variieren je nach Unterkunftsgröße, Funktionsumfang und gewähltem Abrechnungsmodell. Die meisten Anbieter - darunter auch Mews - setzen auf flexible, skalierbare Lösungen, die sich individuell anpassen lassen. So findet sich für nahezu jeden Hotelbetrieb das passende Preismodell.

Beispiel: PMS-Lösungen für unabhängige Hotels

Für unabhängige Hotels bietet Mews drei klar definierte Optionen:

Essentials

Ideal für Betriebe, die operative Abläufe automatisieren und den Direktvertrieb stärken möchten. Mews Essentials ist ein solides Fundament zur Automatisierung, in dem unter anderem folgende Funktionen enthalten sind:

• Benutzerfreundliche Buchungs-Engine
• Guest Portal für Online-Check-in und Upselling
• Exportierbare Berichte für eine vereinfachte Buchhaltung
• Integrierte, automatisierte Zahlungsplattform
• Automatisierte Front-Office-Prozesse, inkl. Mews Kiosk
• 8 Mews Marketplace-Integrationen
• Mehrsprachiger Live-Chat-Support rund um die Uhr

Advanced

Für Hotels mit Fokus auf Gästeerlebnis und Markenauftritt. Zusätzlich enthalten:

• Smart Tips: KI-gestützte Zusammenfassungen von Gästepräferenzen
• Anpassbare Buchungs-Engine, direkt in die Website integriert
• E-Mail-Kommunikation mit eigener Domain
• Automatische Check-in-Erinnerungen per SMS
• Digital Key für kontaktloses Einchecken

Enterprise

Für Portfolios, Gruppen oder Marken mit mehreren Standorten und hohen Anforderungen an Analyse, Integration und Steuerung. Zusätzlich enthalten:

• Mews Analytics mit interaktiven Dashboards und Finanzanalysen
• Mews Open API für nahtlose Systemverbindungen
• Unbegrenzte Integrationen im Marketplace mit über 1.000 Optionen und direkte Anbindung an Buchungsportale

Darüber hinaus bietet Mews spezielle Pakete für Hotelgruppen sowie die Option "Brand" mit Premiumlösungen für anspruchsvolle Markenstrukturen.

Was kann ich einsparen? Der Mews Kostenrechner

Ob sich die Investition in ein PMS lohnt, zeigt oft ein Blick auf mögliche Einsparungen im Verhältnis zu den erwarteten Kosten. Mit dem Kostenersparnis-Rechner lassen sich individuelle Einsparpotenziale schnell kalkulieren - basierend auf Zimmeranzahl, durchschnittlicher Tagesrate, Kreditkartentransaktionen sowie alltäglichen Kosten an der Rezeption und in der Hotelbuchhaltung.

Hotels, die bereits mit einem PMS arbeiten, berichten regelmäßig von spürbaren Einsparungen. Durch die Einführung eines Mews PMS reduzieren sich etwa die Einnahmeverluste um bis zu 34 Prozent, während die Produktivität des Front-Desk-Teams um 24 Prozent steigt. Die gewonnene Zeit kommt dabei dem zugute, was wirklich zählt: dem Gast.

Fazit: Eine Investition, die sich auszahlt

Ein leistungsfähiges PMS ist keine bloße Ausgabe, sondern eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Hotelbetriebs. Wer früh auf die passende Lösung setzt - idealerweise schon bei der Planung einer Neueröffnung -, profitiert langfristig von automatisierten Prozessen, entlastetem Personal und einer besseren Gästebetreuung. Umfang und Kosten lassen sich dabei flexibel auf die jeweiligen Anforderungen abstimmen.

Mehr Praxisbeispiele gewünscht?

Lade dir unseren kostenlosen Bericht über die Arbeit der BWH Hotels mit dem Mews PMS herunter: "Mews x BWH Hotels: Gemeinsam das Gastgewerbe verändern"