Erfolgreiches Personalmanagement im Hotel: Tipps und Strategien

Ein gelungenes Gästeerlebnis hängt maßgeblich von einem entscheidenden Faktor ab: dem Hotelpersonal. Die interne Organisation und das äußere Erscheinungsbild des Hotels sind eng damit verknüpft. Doch wie findet, managt und hält man gute Mitarbeiter in der Hotelbranche? Hier sind ein paar Tipps und Tricks, die für effektives Management und glückliche Mitarbeiter sorgen.

Welches Personal wird im Hotelbetrieb benötigt?

Der reibungslose Ablauf in einem Hotel sorgt für glückliche Gäste. Und klar ist: Größere Hotels brauchen dafür mehr Personal und andere Systeme als kleinere Häuser. Die Mitarbeiter sind bei effektivem Management in einer Organisationsstruktur festgehalten, mit zugeordneten Rollen und Verantwortlichkeiten. So ist die Grundlage für effiziente Zusammenarbeit gegeben. Meist ist dieses System hierarchisch angelegt:

Management

Das Management umfasst auf oberster Ebene den Eigentümer, Geschäftsführer oder General Manager. Darunter sind die stellvertretenden Manager angesiedelt, die wiederum über den Abteilungsleitern stehen. Das Aufgabengebiet ist klar: Das Management stellt sicher, dass die Mitarbeiter die gesetzten Ziele bestmöglich erfüllen. Sie sind verantwortlich für die übergreifende Organisation, stehen für reibungslose Abläufe ein und finden bei größeren Problemen Lösungen. Nicht zuletzt behalten sie auch die Betriebskosten im Blick.

Personal für Betriebsabläufe

Ohne die Mitarbeiter an der Rezeption, im Housekeeping oder der Gastronomie würde der Hotelbetrieb nicht funktionieren. Sie sind Auge und Ohr des Hotels, stehen in direktem Gästekontakt und sorgen möglichst unsichtbar für die tägliche Erledigung notwendiger Abläufe.

Die Bedeutung eines leistungsstarken Teams im Hotel

Um die täglichen Betriebsabläufe im Hotel zu gewährleisten und den Gästen höchste Betreuung zu bieten, erfordert es die enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiter. Dies schließt nicht nur die hervorragende Arbeit jedes Einzelnen mit ein, sondern auch eine effektive übergreifende Organisation.

Sind Prozesse optimiert, Abläufe automatisiert, Alternativen bei Personalengpässen existent und eine übergreifende Kommunikation gewährleistet, bedeutet das weniger Stress und eine weitaus bessere Arbeitsgrundlage für die Mitarbeiter. Für einen Hotelbetreiber sind zufriedene Mitarbeiter von unschätzbarem Wert, da sie das Hotel gerne repräsentieren und aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung in der Lage sind, schnell und effizient zu arbeiten.

Rekrutierung im Hotelgewerbe: Gute Mitarbeiter finden

Wo finde ich erstklassig oder herausragend Hotelpersonal?

Mitarbeiter, die das Gesicht des Hotels sind, das Haus gern repräsentieren und lange dort arbeiten möchten, sind nicht immer leicht zu finden. Aktive Rekrutierung ist unerlässlich und ist schon vorab ein Zeichen von Wertschätzung. Einige Möglichkeiten sind:

•         Quereinsteiger
•         Präsenz an Hotelfachschulen und relevanten Hochschulen
•         Messen und Fachveranstaltungen
•         Karriere-Netzwerke
•         Persönliche Netzwerke

Wie viele Mitarbeiter werden überhaupt benötigt?

Doch vorab ist zu klären, wie viel Personal tatsächlich benötigt wird. Mit unterstützender Technologie und optimierten Prozessen sind sinnvolle Einsparungen möglich. Sind Pagen, Rezeption und Concierge in einer Person abbildbar? Mit automatisiertem Check-in und anderen Abläufen, die zukünftig über den Gast laufen, ist das möglich. Gleichzeitig kann das auch mehr Wertschätzung für die Mitarbeiter bedeuten: Statt sich kontinuierlich mit wiederkehrenden administrativen Aufgaben zu beschäftigen, haben Rezeptionisten beispielsweise die Möglichkeit, sich vermehrt auf die individuellen Bedürfnisse der Gäste zu fokussieren und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.

Strategien für dein Personalmanagement: Mitarbeiter langfristig binden und halten

Sind erst einmal erstklassige Mitarbeiter und funktionierende Teams gefunden, sollte das Bestreben eines Hotelbetreibers darin liegen, diese langfristig zu binden. Neben attraktiven Rahmenbedingungen spielen hierbei auch Arbeitsbedingungen, Kommunikation und Wertschätzung eine bedeutende Rolle.

Mit dem Team kommunizieren

Ein engagiertes Team ist entscheidend für exzellenten Service. Gäste spüren den Unterschied, wenn Mitarbeiter mit Freude arbeiten. Die Schlüsselrolle spielt hier die Kommunikation: Regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitern, um ihre Ideen zur Prozessoptimierung zu hören, ist wichtig. Weiterbildungen und berufliche Perspektiven motivieren ebenfalls. Kleine Aufmerksamkeiten zeigen Wertschätzung.

Klare Aufteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Nichts hält mehr auf, als unklare Rollen- und Aufgabenverteilungen. Allen Mitarbeitern sollte jederzeit klar sein, was zu tun ist und was in den Aufgabenbereich anderer fällt. Nur so kann innerhalb des Teams effizient zusammengearbeitet werden, es wird nichts vergessen und es entsteht keine Verwirrung. Gäste bemerken solche Fehler oft schneller, als man erwartet, und sie können rasch zu einer stressigen Atmosphäre führen. Durch geeignete Projektmanagementsysteme können Aufgaben sogar in Echtzeit mobil übertragen werden, wodurch direkte Kommunikation zwischen Abteilungen wie Housekeeping und Rezeption entfallen kann.

Verkürzung und Optimierung von Prozessen

Wenn Probleme durch Gespräche identifiziert wurden, können Prozesse optimiert werden. Fallen ungeliebte, immer wiederkehrende administrative Aufgaben zugunsten der spannenderen Gästebetreuung weg oder werden unnötige Arbeitsschritte gestrichen, hat das unmittelbar Einfluss auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Das Ergebnis: Mehr Spaß bei der Arbeit, das Empfinden höherer Wertschätzung und weniger Grund, die Stelle zu wechseln.    

Technologie für effiziente Arbeit und weniger Stress

Die Unterstützung durch Technologie am Arbeitsplatz wird immer wichtiger, auch in der Hotellerie. Warum auch nicht administrative Aufgaben automatisieren und mehr Zeit für die Gäste gewinnen? Die richtige Software schafft Übersichtlichkeit, reduziert Stress und fördert eine positive Arbeitsatmosphäre unter den Mitarbeitern. Dies resultiert letztendlich in einer verbesserten Arbeitsleistung und zufriedeneren Gästen. 

Einfache Verwaltung

Neu und digital heißt nicht kompliziert. Im Gegenteil: Mit einem durchdachten Onboarding und nutzerfreundlichen und intuitiven Benutzeroberflächen gewöhnen sich die Mitarbeiter schnell an die neuen Prozesse. Diese Software nimmt den Mitarbeitern lästige Aufgaben ab, reduziert die Bildschirmzeit und ermöglicht mehr Zeit für die Gästebetreuung, wofür viele diesen Beruf gewählt haben. Weniger Stress, mehr Freude bei der Arbeit.

Mobilität und Kommunikation

Nach einem Arbeitstag im Hotel können schon mal die Füße brennen. Durch geräteübergreifende Systeme können die Mitarbeiter mobil kommunizieren und sich einige Wege und Zeit sparen. Denn: Eine gute Kommunikation sorgt für einen effizienten Betrieb. Bei Bedarf können Mitarbeiter in Einzelnachrichten kommunizieren, Gruppen-Threads erstellen oder ganze Abteilungen mobil kontaktiert werden. So gehen keine relevanten Informationen mehr verloren und das gesamte Personal spart viele Wege.

Reporting in Echtzeit

Ist das Zimmer schon fertig? Muss irgendwo etwas repariert werden? kann not können Das Reporting und somit ein bedeutender Aspekt der Kommunikation zwischen Rezeption und Housekeeping kann erheblich verkürzt werden. Der Zimmerstatus kann live verfolgt werden und Reservierungen entsprechend in Echtzeit entgegengenommen werden.

Intelligente Schichtplanung

Kurzfristige Ausfälle und unerwartete Umplanungen stellen einige der Herausforderungen dar, mit denen die Personalplanung eines Hotels konfrontiert ist. Mit der Digitalisierung der Schichtpläne fällt das Papierchaos und damit auch viele Missverständnisse weg. Das Arbeitspensum einzelner Mitarbeiter kann überblickt werden und kurzfristige Änderungen schnell abgefangen werden.

Fazit

Jeder Gast wird sich daran erinnern, wenn er an der Rezeption ein angenehmes Gespräch führen konnte, anstatt einem gestressten Mitarbeiter beim Telefonat mit dem Housekeeping zuzuhören. Gleichzeitig bevorzugen Hotelmitarbeiter einen stressfreien Arbeitsalltag mit klaren Aufgaben und mehr Zeit für die Gäste – was dazu führt, dass sie dem Hotel länger erhalten bleiben. Wer also die richtigen Strategien und Technologien einsetzt, schafft eine Win-win-Situation für alle Beteiligten, fördert eine angenehme Atmosphäre im Hotel und bindet langjährige Mitarbeiter.