Software-Schnittstellen im Hotel: Bedeutung und Funktion

Die Digitalisierung und innovative Technologien haben bereits großen Einfluss auf den Arbeitsalltag in der Hotelbranche. Diese Entwicklung wird zukünftig eine noch größere Rolle spielen – in diesem Zusammenhang nimmt auch die Bedeutung von Software-Schnittstellen zu.

Die Bedeutung von Software-Schnittstellen in Hotels

Was sind Software-Schnittstellen?

Schnittstellen fungieren grundlegend als Verbindungsstellen. Das Konzept lässt sich bildlich wie eine Steckdose, eine USB-Buchse oder eine Bluetooth-Verbindung vorstellen – sie ermöglichen die Verknüpfung von Systemen, Komponenten und Personen.

Im Hotelwesen ermöglichen sie den reibungslosen Informationsaustausch und die Kommunikation zwischen Anwendungen wie Property Management Systemen (PMS), Buchungsplattformen und anderen Softwarelösungen, beispielsweise für das Housekeeping oder Bezahlsysteme. Jedes Hotel kann sein PMS individuell mit den benötigten und gewünschten Software-Integrationen gestalten.

Auf dem Mews Marketplace finden sich über 800 Apps und Integrationen. Jedes Gastgewerbe, jeder Hotelbetrieb findet hier genau die Apps und Software-Integrationen, die kombiniert die ideale Lösung für das Unternehmen ergeben. Das Ergebnis: Mehr Umsatz und ein verbessertes Gästeerlebnis.

Verschiedene Arten von Schnittstellen im Hotelbetrieb

Die meisten Arbeitsprozesse in einem Hotelbetrieb beinhalten diverse Schnittstellen, die in Summe Effizienz steigern und vor allem reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. Neben den in diesem Artikel thematisierten Software-Schnittstellen gibt es weitere:

• Software–Schnittstellen verknüpfen Softwares, wie in dem PMS-System eines Hotels.
• Organisatorische Schnittstellen verknüpfen Abläufe zwischen Betrieben oder Unternehmen, Privatpersonen und dem Staat.
• Maschinen-Schnittstellen: verknüpfen physische Systeme, beispielsweise USB, oder Netzwerke.
• Benutzer-Schnittstellen verknüpfen über Benutzeroberflächen mit Systemen, beispielsweise die Anmeldung zu einem Mailprogramm.

Konkrete Beispiele von Software-Schnittstellen im Hotel

Zurück zu den Software-Schnittstellen. Um sich die noch besser vorstellen zu können, helfen konkrete Beispiele. Nehmen wir die verschiedenen Steps der Guest Journey, hier spielen bei optimierten Abläufen diverse Software-Schnittstellen eine Rolle:

Buchung

Die Gäste buchen über eine Plattform. Diese ist mit dem Property Management System, dem PMS, des Hotels verbunden: Die erste Schnittstelle, sie ermöglicht eine nahtlose und automatisierte Buchung. In vielen Fällen beinhaltet das auch die automatisierte Versendung von Buchungsbestätigungen, Angeboten, usw. Das entspricht auch den Gästeerwartungen und kann üblichen Problemen der Hotelbranche vorbeugen.

Check-in

Bei automatisierten Abläufen können die Gäste den Check-in eigenständig über eine Guest-Journey-Software auf ihren Smartphones durchführen. Die Informationen wurden über die Schnittstelle bei der Buchung bereits ins System eingespeist. Es ist keine Rezeption mehr notwendig, Gäste können flexibler anreisen und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Gästebelange.

Zugang

Nach dem Check-in erhalten Gäste in modernen Häusern keinen Zimmerschlüssel mehr, sondern eine Zimmerkarte per digitaler Ausgabe über die Guest-Journey-Software.

Housekeeping

Auch das Housekeeping nutzt eine Anwendung, die in das PMS-System integriert ist. Durch diese Schnittstelle kann dynamisch geplant und der Status in Echtzeit aktualisiert werden. Gäste bekommen ein bereits gereinigtes Zimmer zugewiesen, so kann auch schon mal früher eingecheckt werden als üblich.

In diesem Beispiel hat der Gast das Hotel gerade erst betreten, aber es waren bereits mehrere Schnittstellen beteiligt, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig waren. Sie haben administrative Prozesse beschleunigt, den Gästen Flexibilität erlaubt und die Hotelmitarbeiter entlastet.

Was sind APIs?

APIs (Application Programming Interfaces) sind im Prinzip der Schlüssel zum Verknüpfen zweier Softwareanwendungen. Wer zwei Software-Anwendungen verknüpfen möchte, braucht die API.

Dabei gibt es unterschiedliche Arten, Typen und Funktionsweisen von APIs. Im Regelfall müssen Hotelmitarbeiter bis auf die IT-Zuständigen die Details zu APIs aber nicht kennen:

Arten von APIs

Sie unterscheiden sich in der Autorisierung

• Public APIs (öffentlich zugänglich)
• Partner-APIs (bestimmte Rechte und Lizenzen werden benötigt)

• Privat APIs (ausschließlich intern zugänglich)

Typen von APIs

Sie unterscheiden sich im Nutzen der Schnittstelle

• funktionsorientiert

• dateiorientierte

•  objektorientierte

• protokollorientiert

Funktionsweisen von APIs

• REST: Alle Daten gehen direkt an die einzelnen Bestimmungsorte
• SOAP: Alle Daten gehen an einen Punkt und werden von dort weiterverteilt

Vorteile und Herausforderungen von Software Schnittstellen

Wie bei jeder technischen Neuerung gibt es viele Vorteile, wegen derer man sich schlussendlich für die neue Technik entscheidet, aber auch Herausforderungen:

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Gut funktionierende Schnittstellen ermöglichen einen schnellen Datenaustausch, verbesserte Datenqualität und Automatisierung von Prozessen. Von Buchung und Check-in über Housekeeping und Gastronomie bis hin zu Zahlungen können alle Abläufe in einem Hotelbetrieb von Software-Schnittstellen profitierten. Sie ermöglichen effizientere Abläufe, reduzierte Kosten, erleichtern die Datenverwaltung und verringern Fehlerpotenziale.

Herausforderungen und Stolpersteine bei der Integration

Software-Schnittstellen können unter Umständen auch Herausforderungen mit sich bringen. Diese können durch Einschränkungen in der Funktionalität von APIs oder Schwierigkeiten bei Updates entstehen, was eine reibungslose Kommunikation zwischen Systemen beeinträchtigen kann. Mit entsprechender Vorbereitung und guter Beratung ist das aber auszuschließen oder schnell zu beheben.

Zukunftstrends und Innovationen im Bereich der Hotel-Software

Was bereits begonnen hat, wird weiter an Fahrt aufnehmen. Die Zukunft der Hotel-Software wird durch kontinuierliche Innovation geprägt sein. Digitale Kommunikation, datengesteuerte Technologien und personalisierte Angebote werden eine immer größere Rolle spielen, um das Gästeerlebnis zu verbessern und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Und die Erwartungen der Gäste verändern sich bereits entsprechend. In den vergangenen Jahren hat sich die Softwarequalität durch den Einsatz von Software und die Vernetzung über Schnittstellen rapide verbessert. Die Verbindung verschiedenster Apps und Softwares birgt erhebliche Potenziale.

Fazit

Software-Schnittstellen sind zum wichtigsten Bestandteil für Abläufe in Hotels geworden, da sie nicht nur für einen reibungslosen Betrieb sorgen, sondern auch Innovationen und verbesserte Gästeerlebnisse ermöglichen. Ihr effizienter Einsatz ist entscheidend für die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Hotels in einer digitalisierten Welt.

Um konkurrenzfähig zu bleiben, sollten sich Hotelmanager also zwangsläufig mit der Thematik auseinandersetzen. Softwares und die entsprechenden Schnittstellen können dabei nach Bedarf in das Hotel-PMS integriert und angepasst werden, um die bestmögliche individuelle Lösung zu finden.

Lade unseren Guide „Technologie-Trends für Stadthotels in Deutschland“