Von der Legacy zur Cloud: Wie das Best Western Premier Airporthotel mit Mews umgestaltet wurde

Durch den Austausch eines 20 Jahre alten PMS beschleunigte das Hotel den Check-in, steigerte den Umsatz und baute einen effizienteren nachhaltigen Betrieb auf.

Über das Best Western Premier Airporthotel Berlin

Das Best Western Premier Airporthotel Berlin liegt nur wenige Minuten vom Flughafen Berlin Brandenburg entfernt und heißt Geschäftsreisende, Freizeitgäste, Langzeitreisende und Flugpassagiere willkommen. Das Hotel verfügt über 174 Zimmer, darunter Suiten und Apartments, sowie ein Restaurant, eine Bar, Konferenzräume, eine Sauna und ein Fitnesscenter. Diese Vielfalt an Angeboten macht Betriebsabläufe effizient.

Aber als Bee/Partment 2023 die Betriebsabläufe übernahm, erbte es ein 20 Jahre altes serverbasiertes PMS, das die Teams mit manuellen, papierlastigen Aufgaben ausbremste. Es lenkte nicht nur die Aufmerksamkeit von den Gästen ab, sondern wurde auch den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens nicht gerecht.

Als BWH Hotels seine Partnerschaft mit Mews bekannt gab, lag die Entscheidung auf der Hand. „Als Best Western eine Partnerschaft mit Mews einging, wollten wir sofort von unserem alten PMS wechseln“, so Daniel Klasing, CCO bei Bee/Partment. „Ich habe das Team noch am selben Tag angerufen, um sofort loszulegen.“

Mit Mews hat das Hotel eine vollständig cloudbasierte Plattform eingeführt, die die täglichen Betriebsabläufe verändert. Manuelle Aufgaben fielen weg, wodurch die Teams wertvolle Zeit zurückgewannen. Das Erlebnis an jedem Kontaktpunkt, vom Online-Check-in bis zur automatisierten Zahlung, wurde für Gäste und Mitarbeiter/-innen reibungsloser und schneller. Mews hat auch die Nachhaltigkeitsziele des Hotels gestärkt und gleichzeitig zu höheren Umsätzen und langfristigem Wachstum beigetragen.

Cloudbasiertes PMS für unkompliziertere Betriebsabläufe und gesteigerte Effizienz

Herausforderung

Das Best Western Premier Airporthotel setzte auf ein 20 Jahre altes, serverbasiertes PMS, das die Anwesenheit vor Ort und manuelle Prozesse erforderte. Das zentrale Reservierungsteam des Hotels, das ortsunabhängig arbeitet, war nicht in der Lage, die Betriebsabläufe zu unterstützen, da der Zugriff auf das System außerhalb des Hotels nicht möglich war. Tägliche Aufgaben wie das Drucken von Meldescheinen, die Verwaltung von Rechnungen und die manuelle Bearbeitung von Reservierungen führten nicht nur zu Engpässen und Ineffizienz, sondern waren auch nicht mit den Nachhaltigkeitszielen des Hotels vereinbar.

„Es war sehr altmodisch und entsprach nicht unseren Geschäftszielen oder unserem Fokus auf Nachhaltigkeit“, so Klasing. „Unser Remote-Team konnte das Hotel nicht unterstützen, weil es auf dem Server arbeiten musste.“

Lösung

Mit dem Wechsel zu Mews wurde das alte System durch ein modernes cloudbasiertes PMS ersetzt, sodass die Plattform jederzeit und von überall aus zugänglich war. Das zentralisierte Reservierungsteam konnte die Unterkunft nun aus der Ferne verwalten und die Rezeption vor Ort beim Reservierungsmanagement entlasten. Mews beseitigte auch den Papierkram durch die Digitalisierung von Anmeldung, Rechnungsstellung und Kommunikation.

Ergebnis

• Das ortsunabhängige Reservierungsteam unterstützt die Unterkunft vollständig
• Das Empfangsteam wird von manuellen Verwaltungsaufgaben befreit
• Effizientere Betriebsabläufe verursachen deutlich weniger Papierverbrauch

24/7-Premiumsupport und digitale Selbstlernschulungen für ein reibungsloses Onboarding

Herausforderung

Der Umstieg von einem alten PMS auf ein modernes Cloud-System scheint umfangreich und kompliziert, vor allem wenn sich die Mitarbeiter/-innen mit neuen Arbeitsabläufen, Zahlungsautomatisierungen und den Prozessen von BWH Hotels vertraut machen müssen.

Lösung

Mews University bietet selbstgeführte Online-Schulungen und interaktive Live-Workshops an. Das Best Western Premier Airporthotel profitierte außerdem von dem rund um die Uhr verfügbaren Premiumsupport, bei dem ein Experte in Echtzeit zur Verfügung stand, um Fragen oder Probleme in weniger als einer Minute nach der Liveschaltung zu beantworten.

Ergebnis

• Reibungsloses Onboarding mit minimaler Störung des Gästeerlebnisses
• Beherrschung der Betriebsabläufe innerhalb weniger Wochen, vollständige Systemübernahme innerhalb von drei Monaten
• Schnelle Lösung von Problemen während und nach der Liveschaltung

Digitaler Check-in/-out mit Selbstbedienung für schnellere Abläufe und einen stärkeren Fokus auf den Gästen

Herausforderung

Mit dem vorherigen PMS des Hotels war der Check-in langsam, umständlich und papierlastig und dauerte oft bis zu 10 Minuten pro Gast. Die Gäste mussten gedruckte Meldescheine ausfüllen, während die Mitarbeiter/-innen die Daten manuell eintippten, die Dokumente abarbeiteten und sich um die Ausdrucke kümmerten. Beim ersten Eindruck des Hotels war von Reibungslosigkeit keine Spur.

Lösung

Mews Kiosk und der digitale Check-in/-out haben das Erlebnis bei der Anreise verbessert. Zwei Kioske ermöglichten eine schnelle flexible Anreise, bei der die Gäste je nach Bedarf zwischen Selbstbedienung und persönlicher Unterstützung wählen konnten. So konnte sich das Personal auf die Interaktion mit den Gästen konzentrieren, statt auf den Papierkram.

Darüber hinaus ermöglichte die digitale Plattform Zusatzverkäufe, die vorher nicht möglich waren. Besuchern/-innen wird beim Online-Check-in ein Parkplatz angeboten, was zu einer Steigerung des Umsatzes um 15 % führt und gleichzeitig den Komfort für die Gäste erhöht.

Ergebnis

• Check-in von 10 Minuten auf nur 1 Minute verkürzt
• 15 % mehr Umsatz beim Parken
• 30 % der Gäste checken mit dem Kiosk ein und aus

Förderung der Nachhaltigkeitsziele durch die Digitalisierung und Automatisierung von Schlüsselprozessen mit Mews

Herausforderung

Papierintensive Prozesse wie gedruckte Meldescheine, Rechnungen und Briefumschläge verlangsamten die Betriebsabläufe und unterstützten die Nachhaltigkeitsziele des Hotels nicht. Dem alten PMS fehlte auch die Möglichkeit, Housekeeping-Dienstpläne zu automatisieren, was die umweltbewusste, nicht tägliche Reinigung des Hotels erschwerte.

Lösung

Mews digitalisierte Arbeitsabläufe und automatisierte Housekeeping-Pläne. Mit Mews Flexkeeping werden die Zimmer jetzt automatisch nur dann für die Reinigung eingeplant, wenn es nötig ist. So wird Verwechslung vermieden, der Personalaufwand reduziert und die Umweltbelastung minimiert.

Ergebnis

• Reduzierter Papierverbrauch beim Check-in, Check-out und in den Betriebsabläufen des Back-Office
• Automatisierte Housekeeping-Planung, die die Effizienz steigert und die nachhaltige Reinigungspolitik des Hotels unterstützt

Zahlungsautomatisierung für mehr Genauigkeit, erhöhte Umsätze und ein ansprechenderes Gästeerlebnis

Herausforderung

Zahlungen und Abgleiche wurden bisher manuell durchgeführt, was zu Fehlern, Unstimmigkeiten und zeitaufwendigem Finanzmanagement führte. Das Personal konnte den Gästen oft nicht sofort Auskunft über Abbuchungen geben und Buchungen im Voraus wurden nicht zuverlässig bearbeitet.

Lösung

Mews Payments automatisierte alle Transaktionen, während die Integration mit Omniboost die Buchhaltung und die Berichterstattung zum Monatsende optimierte.

Ergebnis

• Bis zu 50 % Zeitersparnis für die Finanzabteilung
• Weniger Fehler bei der Abrechnung der Services und schnellere Problemlösung
• Automatisches Abbuchen bei Frühbuchern

Nahtlose Integration in das CRS von BWH Hotels: Loyalität und betriebliche Effizienz

Herausforderung

Vor Mews wurden Buchungen von Mitgliedern des Best Western Rewards-Treueprogramms und von Unternehmen manuell abgewickelt, wobei das Fehlerpotenzial hoch war. Die Mitarbeiter/-innen mussten die Mitglieder separat im PMS anmelden, Reservierungen abgleichen und Stornierungen und Zahlungen über mehrere Plattformen verwalten, was zu Ineffizienz, Fehlern und Reibungsverlusten führte.

Lösung

Die Zwei-Wege-Integration zwischen dem zentralen Reservierungssystem von BWH Hotels und Mews automatisierte diese Prozesse. Reservierungen, Treuedaten und Buchungen von Unternehmen fließen jetzt nahtlos zwischen den Systemen, während die Raten-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen automatisch synchronisiert werden. Den Mitarbeitern/-innen werden Treuemitglieder beim Check-in angezeigt. Außerdem können sie Anmeldungen schnell verwalten und sich immer auf die Genauigkeit und Relevanz der Gästedaten verlassen.

„Die Integration mit dem zentralen Reservierungssystem von Best Western ist sehr stabil und zuverlässig. Es macht die Verwaltung von Reservierungen und Treuedaten in allen Unterkünften viel einfacher“, verriet uns Klasing.

Ergebnis

• Sofortige Erkennung der Mitglieder und vereinfachte Anmeldung
• Die automatische Synchronisierung von Reservierungen reduziert Fehler und bedeutet eine enorme Zeitersparnis für das Personal
• Einheitliche und präzise Stornierungs- und Zahlungsrichtlinien verbessern die Betriebsabläufe und das Gästeerlebnis

Ausblick

Mit Mews verfügt das Best Western Premier Airporthotel Berlin nun über eine zukunftsfähige, skalierbare Plattform, die sowohl mit den Wachstumsambitionen von BWH Hotels als auch von Bee/Partment übereinstimmt. Die nahtlose Integration in das zentrale Reservierungssystem von BWH Hotels, die Automatisierung der Schlüsselprozesse und die digitale Guest Journey bilden die Grundlage für die Ausweitung auf weitere Unterkünfte und die Verwaltung immer komplexerer Segmente.

„Der Wechsel zu einem cloudbasierten System wie Mews hat unsere Betriebsabläufe und unser Gästeerlebnis komplett verändert“, sagt Klasing.