Über das Hotel Erasmus

Als Familienbetrieb in der zweiten Generation wollte dieses deutsche Hotel einen Technologie-Stack aufbauen, der sich wie ein lebendiger, atmender Teil des Hotels anfühlt – und keine Kopfschmerzen bereitet.

Als Niko Boesen ins Hotel Erasmus kam, eine Unterkunft mit 44 Zimmern in Trassem und stolzes Mitglied der Romantik Hotels, sah er ein Ecosystem, das an seine Grenzen gestoßen war. Das Management wollte nicht nur die Zimmer füllen, sondern auch die abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe optimieren, eine stärkere Umsatzstrategie entwickeln und den Gästen eine bessere Personalisierung bieten.

Da ihr Technologie-Stack jedoch fragmentiert und schwerfällig war, fühlte sich jede neue Lösung an, als würde man einen eckigen Pflock in ein rundes Loch stecken. Also tat Niko, was jeder technikaffine Hotelier mit einem Auge auf die Zukunft tun würde: Er wechselte zu Mews.

Pflege und Strategie: Change Management richtig gemacht

Für viele Hoteliers und Hotelières ist der Wechsel eines PMS das betriebliche Äquivalent einer Operation am offenen Herzen. Aber Nikos Erlebnis mit Mews war anders.

„Wir haben uns auf das Chaos vorbereitet“, lacht er. „Stattdessen fühlte es sich überraschend überschaubar an.“

Das Onboarding-Team ordnete jeden Prozess zu, um den Erfolg sicherzustellen, von den Betriebsabläufen an der Rezeption bis hin zu den Buchungen im Spa. Mews diente als Drehscheibe für alles andere, was sie brauchten. Anstelle von 10 unzusammenhängenden Tools konnte das Team mit Mews beginnen und darauf aufbauen.

Es dauerte nicht lange, bis sie in Mews nicht nur eine Plattform, sondern einen sich entwickelnden Partner erkannten.

„Wir meldeten einen Prozess, der schwerfällig war. Eine Woche später war das Problem behoben. Das Team von Mews hört wirklich zu, und das gibt mir die Zuversicht, dass das System nicht in ein paar Jahren veraltet sein wird“, sagt er.

Das ist ein Punkt, den er seinen Kolleginnen und Kollegen immer wieder vor Augen führt.

„Wenn du das PMS wechselst, willst du das nicht so bald wieder tun. Mit Mews kannst du darauf vertrauen, dass es mit dir wächst.“ In den ersten Tagen nutzte Niko den Mews KI-Chatbot, um Fragen zur Einrichtung zu klären und Probleme zu überwinden. Die Selbstbedienung sparte ihm viel Zeit, vor allem beim Erlernen des Systems.

Ohne Daten in Echtzeit arbeiteten die Teams für Rezeption, Housekeeping, Golf, Essen und Veranstaltungen in Silos. Building a true revenue strategy or delivering seamless guest journeys was nearly impossible. Night audits, invoicing and daily reports took hours, leaving little time for staff to focus on guests.

Von manuell zu meisterhaft: Automatisierung, die den Umsatz steigert

Mews hat Niko auch etwas ermöglicht, was er sich schon seit Jahren gewünscht hat: dynamisches Revenue Management.

Mit Atomize, einem Unternehmen von Mews , wurde die Preisgestaltung im Hotel Erasmus fließend. Keine statischen Raten-Updates mehr, kein Verlass mehr auf Instinkt über Daten. Nur mehr Umsatz bei weniger manueller Arbeit. Es ist, als hätte man einen Revenue Manager, der rund um die Uhr im Einsatz ist.

Niko genießt es besonders, die Prognosen in Echtzeit zu sehen, sodass er leicht überprüfen kann, ob er auf dem richtigen Weg ist – oder Möglichkeiten sieht, noch besser zu werden. Payments ist jetzt im Hotel Erasmus in den Zimmern, im Spa und im Restaurant vollständig integriert.

Vor Mews ist ein verpasster Spa-Besuch – wie ein ungenutztes Geburtstagsgeschenk – oft durchgerutscht. Die Bediensteten mussten diese Zahlungen manuell nachverfolgen und einfordern, was zu Umsatzverlusten und Zeitverschwendung führte. Mit Mews Payments ist alles automatisiert: No-Shows werden ohne einen einzigen manuellen Schritt abgebucht, damit nichts übersehen wird.

Aufbau eines funktionalen Kernsystems statt Flickschusterei

Für das Hotel Erasmus lag die Stärke von Mews nicht nur in der übersichtlichen Oberfläche, sondern auch in der Fähigkeit, Verbindungen herzustellen.

„Jedes Hotel ist anders, deshalb kann man nicht einfach so übernehmen, was andere tun“, sagt er. „Mit Mews Marketplace kann man ein System entwickeln, das genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist.“

Bei ihrem vorherigen Anbieter hatten die Integrationen einen hohen Preis: bis zu 2.000 € pro Schnittstelle, plus laufende monatliche Gebühren. Bei einer Unterkunft wie dem Hotel Erasmus summiert sich das schnell. Der Wechsel zu Mews Marketplace, bei dem keine Verknüpfungsgebühren anfallen, war ein entscheidender Schritt.

Er gab dem Team die Freiheit, Arbeitsabläufe neu zu gestalten und einen vernetzten Technologie-Stack aufzubauen:

• Housekeeping: Zuvor mussten die Mitarbeiter/-innen mehrere Apps herunterladen und verwalten, was eine Menge Ärger verursachte. Jetzt wird das Housekeeping sowohl für das Hotel als auch für das Spa über hotelkit verwaltet, das direkt in Mews integriert ist
• Spa-Management: Zuvor waren die Betriebsabläufe in den Spas an ein sperriges, überteuertes Tool gebunden, das für größere Einrichtungen gedacht war. Mews gab ihnen Optionen und sie wählten ein passendes Tool. Sie haben jetzt ein separates Buchungssystem für das Spa und nehmen Gäste und Besucher/-innen auf, was eine gute Quelle für zusätzliche Umsätze eröffnet.
• Restaurant-Management: Durch die Integration zwischen Mews, Aleno und Lightspeed wurde eine weitere Ebene der Effizienz hinzugefügt. Die Daten der Gäste fließen jetzt automatisch aus dem PMS in Aleno ein, sodass die Mitarbeiter/-innen sie nicht mehr manuell eingeben müssen. Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung, mit der das Team jede Woche bis zu fünf Stunden spart.

Seine Botschaft an andere deutsche Hoteliers und Hotelières?

Wenn es um den Umsatz geht, gibt Niko zu, dass Mews eine beträchtliche Investition erfordert, aber er weist darauf hin, dass sie sich schnell bezahlt macht.