Adónde va el dinero y cómo se utiliza.
No sé a ti, pero la palabra auditoría a mí me genera respeto, solemnidad e incluso una pizca de miedo.
Aunque todo aquel que haya trabajado en hostelería, sabe que hacer una auditoria de ingresos en su hotel, es una tarea más a la que dedicarle mucha atención. Y de miedo, nada.
Vamos a ver el qué, para qué, cómo y cuándo de una auditoría.
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¿Qué es una auditoria de ingresos de un hotel?
La auditoría de ingresos de un hotel implica examinar y evaluar minuciosamente los flujos de ingresos generados.
Gracias a una auditora de ingresos podremos detectar irregularidades, posibles fraudes y oportunidades de mejora en nuestras operaciones hoteleras.
También podemos mejorar nuestras relaciones comerciales y nuestra oferta actual. Esto es gracias a que estaremos tomando decisiones basadas en datos reales.
¿Para qué sirve una auditoría de ingresos?
¿Quién soy? ¿Adónde voy? ¿Dónde estoy?
Si queremos mejorar nuestro hotel en todos los aspectos, una auditora de ingresos nos dará la foto exacta de dónde estamos situados. Y también el rumbo que estamos cogiendo.
Que no cunda el pánico, porque si hemos hecho una buena gestión de ingresos y una buena estrategia de fijación de precios, tenemos una parte del éxito asegurado.
Una auditoria de ingresos nos proporciona datos sobre adónde va nuestro dinero y cómo se está aprovechando. Nos asegura que se estén registrando y contabilizando todo adecuadamente, y nos ayuda a elegir las mejores estrategias para gestionar estos ingresos de la manera más eficiente posible.
¿Cuándo debes hacer una auditoria de ingresos de tu hotel?
¿Una vez al mes? ¿Trimestralmente? ¿1 vez al año?
No hay una regla establecida para hacer una auditoria de ingresos. Esto dependerá del tamaño del hotel, la cantidad de clientes, las regulaciones legales y fiscales, etc.
Pero para saber dónde estamos situados y hacia dónde vamos, se recomienda hacer una auditoria de ingresos mínimamente 1 vez al año.
No seamos perezosos ni demos todo por sentado. Que a veces las sensaciones no se adecuan a la realidad. Puede ser que estemos seguros de que no debemos recortar más gastos por ningún lado, pero resulta que después de hacer una auditoria de ingresos, nos damos cuenta de que debemos pasar la tijera por más sitios de los que nos gustaría.
Además, es posible que aparte de una auditoría anual se requieran auditorías adicionales en ciertos momentos.
Este tipo de auditorías pueden ser de diferentes tipos y por varios motivos:
Auditorías internas
Pueden ser llevadas a cabo por el personal del hotel para monitorear de cerca los ingresos y controles internos
Requisitos legales
Las regulaciones legales y fiscales pueden establecer la obligación de realizar auditorías de ingresos en momentos específicos (por ejemplo, al final del año fiscal)
Cambios significativos en la operación del hotel
Si se realizan cambios importantes en la estructura operativa del hotel.
¿Cómo hacer una auditoría de ingresos de un hotel?
Vamos al lío.
1. Segmentación
Si dividimos y separamos los datos de acuerdo a diferentes criterios vamos a tener organizada nuestra información de manera eficiente. Tendremos nuestras transacciones ordenadas, nuestros huéspedes identificados de acuerdo a la naturaleza de su viaje, las diferentes tarifas que pagan, los ingresos por no show, los gastos de cancelación, etcétera.
Es una forma de tener toda la información ordenada desde donde partir.
Esto nos lleva al siguiente paso.
2. Evaluar la eficacia de los canales de distribución y sus tarifas
En este punto debemos analizar los diferentes canales por los que se ofrecen nuestros espacios como las OTAs (Online Travel Agencies), nuestro sitio web con su motor de reservas, Agencias de Viajes, etc. Al mismo tiempo que debemos revisar las tarifas de las habitaciones y nuestros servicios evaluando la coherencia de las tarifas en relación con la demanda, la competencia y los costos operativos.
3. Análisis de la competencia
El siguiente paso es estudiar nuestro hotel con respecto a nuestra competencia.
Haciendo un análisis DAFO obtendremos información valiosa sobre dónde estamos posicionados con respecto al grupo de hoteles con los que competimos. De esta manera, podemos conocer entre otra información valiosa, con qué ventajas competitivas contamos para poder incrementar nuestros ingresos.
4. Revisión de costos
Además de analizar los ingresos hay que examinar los costos asociados con las diferentes áreas del hotel. Hacer este análisis nos ayudará a encontrar los sitios donde podemos reducir costos y optimizar los márgenes de beneficios.
5. Análisis de datos
Información es poder.
¿Sabías que en Mews te brindamos todas las herramientas para acceder a la información de todo lo que sucede en tu hotel?
Para poder realizar un análisis de datos riguroso lo ideal es contar con un software hotelero que te permita conocer los datos históricos, resultados actuales y examinar los registros financieros de manera detallada. Esto ayuda a identificar patrones, tendencias y posibles problemas.
En esta parte también debemos recopilar datos de nóminas, softwares hoteleros, infraestructura, etc. Todo esto nos dará el sitio exacto hacia dónde va nuestro dinero.
Aquí también analizaremos nuestra estrategia de revenue management.
Y corregiremos los puntos donde podemos maximizar nuestros ingresos por cada espacio del hotel.
¿Tenemos algún acuerdo con alguna agencia de viajes que no acabó dando los resultados que deseábamos? Esta es una buena oportunidad para analizar cada uno de estos tratos comerciales.
6. Comparación
¡Ya lo tenemos todo!
Solamente queda comparar datos históricos y actuales para ver cómo lo hemos hecho.
Este paso nos ayudará a identificar cualquier desviación significativa y a detectar áreas de mejora como también oportunidades de ingreso que no hayamos detectado.
Conclusión
Hemos visto los pasos más importantes que debemos tener en cuenta al hacer una auditoria de ingresos en un hotel. Es un trabajo que lleva tiempo, concentración y debe ser realizado por personal cualificado.
Pero que esto no nos desanime a la hora de hacerlo.
Lo que debería desanimarnos, es el no hacerlo e ignorar dónde se va el dinero y qué áreas de nuestro hotel podemos optimizar. Porque ya lo sabemos, lo que no se conoce no tiene posibilidad de mejora.
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