7 funcionalidades esenciales de un sistema de gestión de reservas hoteleras

En lo referente a las funcionalidades de un sistema de gestión de reservas, hay que tener en cuenta varios aspectos. Este tipo de software es esencial para simplificar las operaciones, independientemente del tamaño de tu hotel, y debería permitirte gestionar las reservas de grupos procedentes de diversas fuentes, asignar las habitaciones y ofrecerte una visión clara de todas tus reservas.

Estas son sólo algunas de las funcionalidades principales; en este artículo analizaremos en detalle qué debería ofrecerte tu software de gestión de reservas para facilitarte el trabajo y permitir que tu hotel funcione con fluidez.

¿Qué debebería ofrecerte un software de gestión de reservas hoteleras?

La automatización de las tareas es fundamental a la hora de mejorar tanto la satisfacción de tus clientes como la de tu personal. Reducir las tareas manuales permitirá que tu personal de recepción pueda dedicar más tiempo a ofrecer la mejor experiencia posible en tu establecimiento y, al mismo tiempo, evita posibles errores manuales. Descubre más sobre cómo mejorar las operaciones de tu recepción.

El sistema de gestión de reservas es un elemento clave de la automatización, ya que te proporciona una visión global de la ocupación y te ayuda a gestionar mejor el conjunto de tus reservas. A continuación, analizaremos qué características clave debes buscar para encontrar el software ideal.

1. Gestión sencilla de las reservas

Un software de gestión de reservas debe permitirte visualizar las reservas de manera sencilla y en tiempo real desde el dashboard, de manera que puedas tomar decisiones informadas sobre cómo gestionar tus reservas. Además, dado que el sector hotelero está en constante evolución, el software debe ser ágil y permitirte realizar cambios de forma rápida y sencilla.

Por ejemplo, un sistema como el de Mews te permite distribuir las reservas automáticamente de la manera más óptima y, en caso de overbooking, te permite encontrar huecos libres. El dashboard de Mews es visual y fácil de usar, y te permite gestionar tus reservas de forma intuitiva, algo fundamental a la hora de escoger el sistema idóneo para tu hotel.

2. Capacidad para gestionar las reservas de grupos

Cuando se trata de reservas de grupos, disponer de la herramienta de gestión de reservas adecuada debería facilitarte esta tarea. Si bien las reservas de grupos son una magnífica fuente de ingresos, también requieren un esfuerzo adicional por parte de tu personal de recepción. Contar con una herramienta que haga el proceso más eficiente es fundamental para optimizar tus operaciones y conseguir que la gestión de grupos no sea un problema.

Si tienes varios establecimientos, una funcionalidad importante es la posibilidad de gestionar de forma centralizada las reservas de grupos de todos ellos. Otras funcionalidades esenciales son el uso de reservas provisionales para seguir las solicitudes sin necesidad de bloquear la disponibilidad, así como las rooming lists inteligentes, la facturación de grupos y la posibilidad de modificar varias reservas a la vez.

Descubre cómo las rooming lists facilitan las reservas de grupos.

3. Asignación de habitaciones más sencilla

Asegurarse de que las reservas se han distribuido correctamente por el hotel no es tarea fácil, por lo que debes encontrar una herramienta que te facilite esta tarea. Busca un software que te permita optimizar este proceso a través de diferentes estrategias de asignación de habitaciones. Por ejemplo, deberías poder asignar una habitación en función de las preferencias del huésped, en función de la planta, o de forma aleatoria para distribuir a los huéspedes por todo el hotel.

Una herramienta que proporciona varias estrategias de asignación es genial para tu recepción, ya que aporta flexibilidad y permite asignar las habitaciones que mejor se adapten a la ocupación actual y a las preferencias de los huéspedes.

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4. Compatibilidad con dispositivos móviles

Hoy en día, los hoteleros necesitan poder gestionar las reservas a medida que se reciben y desde cualquier lugar. Por eso, es crucial encontrar una herramienta compatible con dispositivos móviles que permita gestionar reservas, asignar habitaciones y realizar otras operaciones de manera flexible, en cualquier momento y desde cualquier sitio.

5. Automatización

Como hemos mencionado, la automatización es fundamental para alcanzar el éxito en las operaciones hoteleras. La automatización de las reservas puede tomar muchas formas dependiendo de la herramienta que elijas. Por ejemplo, puedes automatizar la asignación y distribución de habitaciones según las necesidades de tu hotel, automatizar los emails de confirmación para que los huéspedes los reciban al realizar su reserva, o automatizar la sincronización de las reservas con el channel manager.

6. Gestión eficaz del inventario

Otra funcionalidad esencial de una herramienta de gestión de reservas es poder gestionar fácilmente el inventario, es decir, las habitaciones disponibles. Conocer tu disponibilidad y poder mover las habitaciones en función de la ocupación te permite elaborar una mejor estrategia para llenar esas habitaciones.

Si, por ejemplo, detectas que todas tus habitaciones con vistas al mar están disponibles, quizás deberías bajar su precio. Es recomendable buscar una herramienta que no solo te muestre esta información de forma clara en el dashboard, sino que te permita también realizar cambios moviendo elementos directamente en él. De este modo, podrás establecer una estrategia más dinámica, que podrás ajustar en función del inventario.

7. Intuitiva y fácil de configurar

Una herramienta intuitiva es aquella que es fácil de usar y configurar. Dado que las reservas serán gestionadas por personal con diferentes niveles de conocimiento informático, es importante elegir una herramienta de este tipo. Ésta debe poder sincronizarse fácilmente con tus otras herramientas, como tu PMS, tus Channel Managers o tus sistemas de pago, de forma que todas funcionen de manera conjunta, como un ecosistema integrado que simplifique al máximo la gestión de las reservas.

Además, utilizar una herramienta intuitiva requiere menos formación, por lo que podrás centrar tus recursos en mejorar tus operaciones diarias en lugar de tener que dedicar tiempo a aprender a utilizar una herramienta. Por supuesto, también querrás asegurarte de que cuentas con un servicio de atención al cliente adecuado en caso de que surjan problemas técnicos con el software.

Conclusión

En este artículo hemos analizado las siete funcionalidades clave que debes buscar a la hora de elegir un sistema de gestión de reservas hoteleras. Estas funcionalidades incluyen: una gestión sencilla de la asignación de habitaciones, la capacidad de gestionar las reservas de grupos, la gestión directa de las reservas, la compatibilidad con los dispositivos móviles, la automatización, la capacidad de gestionar fácilmente el inventario, un uso intuitivo y una configuración sencilla. El sistema ideal es aquel capaz de combinar todos estos factores.

Con el software adecuado, podrás gestionar tus reservas más fácilmente y reducir la carga de trabajo en la recepción. De este modo, tu personal podrá ofrecer una experiencia única y personalizada, que diferenciará a tu hotel de la competencia. El proceso de reserva debe ser sencillo y cómodo, algo posible si cuentas con la herramienta adecuada.