7 essentiële kenmerken van een hotel reserveringssysteem

21 jul 2022   •  4 minuten om te lezen

Eva Lacalle profile picture

Eva Lacalle

De Mews Blog  >  7 essentiële kenmerken van een hotel reserveringssysteem

Er valt veel te overwegen wat betreft de functionaliteiten van een reserveringssysteem. Deze soort software is de sleutel tot het vereenvoudigen van werkzaamheden, ongeacht de grootte van je hotel. De software moet je in staat stellen om groepsreserveringen van verschillende bronnen te beheren, om te kunnen gaan met kamertoewijzingen, en een helder overzicht van al je reserveringen op een plek te kunnen bekijken.

 

Dit zijn maar een paar van de hoofdfunctionaliteiten; in dit artikel, gaan we dieper in op wat een hotel reserveringssoftware zou moeten bieden om je leven als hotelier makkelijker te maken en je hotel gemakkelijk te laten runnen.

Wat zou een hotel reserveringssoftware moeten bieden?

Het automatiseren van taken is een van de sleutels tot het verbeteren van gast- en personeelstevredenheid tegelijkertijd. Het uit handen nemen van handmatige taken van de receptie maakt meer tijd vrij voor je frontdesk team om zich te richten op het geven van de beste ervaring mogelijk bij jouw property, terwijl het tegelijkertijd de kans op potentiële handmatige fouten wegneemt. Ontdek meer over hoe je jouw frontdesk-werkzaamheden kunt verbeteren.

Een hotel reserveringssysteem is in de voorhoede van automatisering, wat je een beter algemeen overzicht geeft van je bezettingsgraad en je helpt om je reserveringen in het geheel te beheren. De juiste software kiezen is een belangrijke beslissing, dus laten wij naar een aantal belangrijke functionaliteiten kijken waarvoor je moet opletten.

1. Eenvoudig beheer van reserveringen

Een reserveringssoftware moet eenvoudig zijn, zodat je reserveringen in real-time op één dashboard kunt visualiseren en zodat je weloverwogen beslissingen kunt maken over de beste manier om je boekingen te beheren. En, omdat de hotelindustrie zich voortdurend ontwikkelt, moet de software agile zijn, wat je in staat stelt om wijzigingen snel en gemakkelijk te maken.

Bijvoorbeeld, een systeem zoals Mews laat je automatisch je boekingen in de ideale opstelling optimaliseren en, in het geval van een overboeking, een vrije plek vinden. Het dashboard is visueel en makkelijk te gebruiken zodat je intuïtief je reserveringen kunt beheren, wat een belangrijk element is in het kiezen van het juiste systeem voor je hotel.

2. Mogelijkheid om groepsboekingen te beheren

Als het gaat om groepsboekingen, moet de juiste tool je leven makkelijker kunnen maken bij het beheren van reserveringen. Terwijl groepsboekingen geweldig zijn voor omzet, vereisen ze ook veel extra logistiek voor je frontdeskpersoneel. Een tool die het proces efficiënter maakt is de sleutel tot het optimaliseren van je werkzaamheden en het omgaan met groepen probleemloos te maken.

Een van de sleutelfunctionaliteiten die kunnen helpen om het groepsproces makkelijker te maken, als je een multi-property hotel bent, is om groepsboekingen van al je property’s vanuit één plek te kunnen beheren. Andere belangrijke functionaliteiten zijn de mogelijkheid om voorlopige reserveringen toe te voegen waardoor je aanvragen kunt bijhouden zonder beschikbaarheid te blokkeren, en slimme kamerlijsten, groepsfacturering, en de mogelijkheid om meerdere reserveringen tegelijk bij te werken.

3. Makkelijk beheer van kamertoewijzingen

Ervoor zorgen dat je reserveringen goed verdeeld zijn over het hotel is geen gemakkelijke opgave, daarom moet je een tool vinden die dit makkelijker maakt. Zoek software die je het proces laat optimaliseren op basis van verschillende kamertoewijzingsstrategieën. Bijvoorbeeld, je moet een kamer aan een gast kunnen aanwijzen op basis van hun voorkeuren, op verdieping, of willekeurig om gasten beter over het hotel te verdelen.

De mogelijkheid hebben om verschillende kamerstrategieën met één tool te beheren is geweldig voor je frontdesk omdat het de flexibiliteit en gelegenheid geeft om kamers toe te wijzen die het beste passen bij de huidige bezettingsgraad en gastvoorkeuren.

4. Mobielvriendelijk

Tegenwoordig moeten drukke hoteliers hun reserveringen onderweg kunnen beheren, daarom is het cruciaal om een mobielvriendelijk hulpmiddel te vinden. Dit geeft jou en je frontdeskpersoneel de flexibiliteit om de reserveringen, kamertoewijzingen en meer van mobiele apparaten te beheren, waar je ook bent.

5. Automatisering

Zoals we al hebben gezegd, is automatisering de kern van een succesvolle hotelexploitatie. Automatisering voor reserveringen kan in vele vormen komen afhankelijk van de tool waar je voor kiest, zoals het automatiseren van kamertoewijzingen en verdeling om het beste bij jouw hotel te passen, het automatiseren van bevestigingsmails zodat gasten gelijk een boekingsbevestiging ontvangen wanner ze boeken, en ook het automatisch synchroniseren van reserveringen met je channel manager.

6. Makkelijk inventarisbeheer

Een andere belangrijke functionaliteit van een tool voor het beheren van boekingen is om gemakkelijk inventaris te kunnen beheren, of beter gezegd je beschikbare kamers. Je beschikbaarheid begrijpen en de kamers op basis van bezetting te kunnen verplaatsen laat je betere strategieën maken om die kamers te vullen.

Als je merkt, bijvoorbeeld, dat al je kamers met uitzicht op de oceaan beschikbaar zijn, zou dit kunnen aangeven dat je de prijs moet verlagen. Als je deze informatie op een duidelijk dashboard die je wijzigingen laat maken door te slepen en neerzetten kunt visualiseren, stelt het je in staat om een dynamischere strategie te hebben die op basis van inventaris kan veranderen.

7. Intuïtiviteit en installatiegemak

Intuïtiviteit verwijst naar gebruiksgemak en installatiegemak. Omdat reserveringen door een reeks personeelsleden met verschillende niveaus van computervaardigheden behandeld zullen worden, is het belangrijk dat de tool waar je voor kiest intuïtief is. Het moet makkelijk synchroniseren met je andere tools zoals je Property Management System, Channel Manager, Betalingssystemen en andere zodat ze allemaal samenwerken in een geïntegreerd ecosysteem dat het beheren van reserveringen zo eenvoudig mogelijk zal maken.

Met een intuïtieve tool zul je ook minder training nodig hebben zodat je je middelen kunt toewijden aan het verbeteren van dagelijkse werkzaamheden in plaats van het leren om een nieuw hulpmiddel te gebruiken. Je zult er uiteraard nog voor willen zorgen dat je de klantenondersteuning hebt die je nodig hebt in het geval dat er een technisch probleem optreedt met de software.

Conclusie

In dit artikel hebben wij gekeken naar de zeven hoofdfunctionaliteiten van een hotel reserveringssysteem, waaronder eenvoudig beheer van kamertoewijzingen, de mogelijkheid om groepsboekingen te beheren, eenvoudig beheer van reserveringen, mobielvriendelijkheid, automatisering, de mogelijkheid om gemakkelijk inventaris te beheren, intuïtiviteit, en installatiegemak. Deze zorgen samen allemaal voor een geweldig systeem.

Met de juiste software, kun jij de sleutel tot makkelijk reserveringsbeheer ontsluiten, wat de stress van het frontdeskpersoneel weg zal nemen en ze een gepersonaliseerde ervaring laat geven die jouw hotel van de concurrentie zal onderscheiden. Het reserveringsproces moet eenvoudig en zonder gedoe zijn, en met de juiste tool kan dit mogelijk gemaakt worden.

Eva Lacalle profile picture

Auteur

Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.

Gerelateerde posten