Il y a de nombreux points à considérer pour choisir les fonctionnalités d’un système de gestion des réservations. Ce type de logiciel est capital pour simplifier vos opérations, quelle que soit la taille de votre hôtel. Le logiciel doit vous permettre de gérer des réservations de groupe provenant de sources variées, d’affecter les chambres et de centraliser vos réservations.
Il ne s’agit là que de quelques fonctionnalités importantes. Dans cet article, nous allons vous présenter les attributs essentiels d’un logiciel de gestion des réservations pour faciliter votre travail et optimiser le fonctionnement de votre hôtel.
Que rechercher dans un logiciel de gestion des réservations hôtelières ?
L’automatisation des tâches permet d’accroître à la fois la satisfaction des clients et celle de votre personnel. Retirer la gestion des tâches manuelles à votre réception lui permet d’accorder plus de temps aux séjours dans votre établissement, pour assurer une excellente expérience à vos clients, tout en réduisant les risques d’erreurs manuelles. En savoir plus sur l’amélioration des opérations de la réception.
Un système de gestion des réservations hôtelières repose sur l’automatisation. Il vous donne une meilleure vue d’ensemble de votre occupation et permet une gestion globale de vos réservations. Examinons ensemble les fonctionnalités à rechercher pour choisir le logiciel idéal.
1. Simplicité de la gestion des réservations
Un logiciel de gestion des réservations doit vous permettre de visualiser vos réservations simplement et en temps réel sur un tableau de bord centralisé, de sorte que vos décisions en matière de gestion des réservations soient prises en toute connaissance de cause. Dans une industrie hôtelière en constante évolution, il est également important d’opter pour un logiciel agile, pour appliquer les modifications facilement et rapidement.
Un système tel que celui de Mews vous permet d’optimiser automatiquement l’arrangement de vos réservations et de trouver des créneaux libres en cas de surréservation. Le tableau de bord graphique et intuitif vous permet de gérer vos réservations en toute simplicité, ce qui en fait un élément clé à rechercher dans le système que vous choisirez pour votre hôtel.
2. Capacité à gérer les réservations de groupe
Un bon outil de gestion des réservations doit rendre la gestion des réservations de groupe plus simple. L’impact de ces réservations sur vos revenus est très intéressant, mais elles demandent un surcroît de logistique à votre équipe de réception. Un outil qui facilite ce processus est la clé pour optimiser vos opérations et simplifier la gestion des groupes.
Si vous possédez plusieurs établissements, une fonctionnalité importante est la possibilité de centraliser la gestion des réservations de groupe pour tous vos établissements. D’autres fonctionnalités pertinentes comprennent la possibilité d’ajouter des réservations provisoires pour suivre les demandes sans bloquer la disponibilité, les listes d’attribution des chambres intelligentes, la facturation de groupe et la possibilité de mettre à jour plusieurs réservations en même temps.
Découvrez comment une liste de répartition peut faciliter la gestion des réservations de groupe.
3. Facilité d’attribution des chambres
Il est difficile de s’assurer que vos réservations sont convenablement réparties dans votre hôtel, c’est pourquoi vous devez choisir un outil qui facilite cette répartition. Optez pour un logiciel qui vous permet d’optimiser ce processus grâce à diverses stratégies d’attribution des chambres. Par exemple, vous devez pouvoir attribuer une chambre en fonction des préférences de vos clients, de l’étage ou aléatoirement, afin de mieux répartir les clients dans votre hôtel.
Un tel outil donne plus de flexibilité à votre réception en lui permettant d’attribuer les chambres en fonction de l’occupation actuelle et des préférences des clients.
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4. Un outil pensé pour le mobile
De nos jours, les hôteliers ont besoin de gérer leurs réservations à mesure qu’elles arrivent. Il est crucial d’utiliser un outil pensé pour le mobile pour donner la possibilité à vos équipes de gérer les réservations, d’attribuer des chambres et d’effectuer d’autres opérations à tout moment et en tout lieu.
5. Automatisation
Comme nous l’avons déjà mentionné, l’automatisation est au cœur du succès des opérations de votre hôtel. L’automatisation appliquée aux réservations peut prendre de nombreuses formes selon l’outil que vous aurez choisi. Vous pouvez automatiser l’attribution et la distribution des chambres en fonction des besoins de votre hôtel, automatiser les e-mails de confirmation pour que les clients les reçoivent directement après leur réservation, ou encore automatiser la synchronisation des réservations avec le channel manager.
6. Simplicité de gestion de l’inventaire
Une autre caractéristique d’un outil de gestion des réservations est la simplicité de gestion de l’inventaire, c’est-à-dire des chambres disponibles. Comprendre votre disponibilité et distribuer vos chambres en fonction de l’occupation vous permet de mettre en place de meilleures stratégies pour le remplissage de ces chambres.
Si vous remarquez, par exemple, que toutes vos chambres avec vue sur l’océan sont disponibles, c’est peut-être un indice que vous devriez en baisser le prix. Recherchez un outil permettant de visualiser ces informations facilement sur un tableau de bord, mais également de glisser et déposer les éléments pour effectuer des modifications. Vous établirez ainsi une stratégie plus dynamique, que vous pourrez adapter en fonction de l’inventaire.
7. Un outil intuitif et à la mise en place simple
Un outil intuitif est facile à utiliser et à mettre en place. Les réservations sont gérées par un éventail d’employés avec des niveaux de compétences en informatique variés, c’est pourquoi il est important que votre choix se porte sur un outil intuitif. Il doit se synchroniser facilement avec vos autres outils, notamment votre PMS, channel manager, systèmes de paiement, etc. pour créer un écosystème intégré et rendre la gestion de vos réservations aussi naturelle que possible.
Un outil intuitif vous permettra de dédier vos efforts à l’amélioration de vos opérations quotidiennes, au lieu de les consacrer à des temps de formation pour apprendre à utiliser un outil. Cependant, assurez-vous qu’un service d’assistance client reste à votre disposition en cas de problème technique avec le logiciel.
Conclusion
Dans cet article, nous avons examiné les sept fonctionnalités principales à rechercher pour bien choisir votre système de gestion des réservations hôtelières : la facilité d'attribution des chambres, la capacité à gérer des réservations de groupe, la simplicité de gestion des réservations, une conception pensée pour le mobile, l’automatisation, la simplicité de gestion de l’inventaire et l’intuitivité et la simplicité de la mise en place.
Avec un logiciel approprié, vous pourrez gérer vos réservations plus facilement et réduire la charge de travail de la réception. Votre personnel pourra alors proposer une expérience de séjour personnalisée, ce qui permettra à votre hôtel de se démarquer de la concurrence. Le processus de réservation doit être simple et direct, ce qui est possible en choisissant le bon outil.
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