¿Cómo gestionar reservas de grupos en tu hotel?

16 may 2023   •  4 min de lectura

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Agustina Lagos

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Cuando imaginamos el concepto de reservas de grandes grupos, se me viene la imagen de un gran hotel de cadena con 400 habitaciones, 10 mesas de recepción, un hall de techos altos y gente entrando y saliendo a todas horas.

Quizás, sea porque antes este era el tipo de hotel que se permitía el lujo de hospedar grandes grupos de huéspedes. Sí, es un lujo tener la capacidad logística para poder gestionar grupos de reservas. Pero también es un lujo el gran margen de beneficio que un grupo deja en un hotel.

Hoteles de todo tipo: ya no tenemos que sufrir en silencio.

Vamos a ver cómo gestionar reservas de grandes grupos como lo mejores de nuestra liga.

 

Beneficios de hospedar grupos en tu hotel   

Vamos a ponerte los dientes largos. Te invito a conocer algunos beneficios que podrías obtener si hospedaras a grandes grupos:

Maximizarías recursos 

¿A que los recursos que utilizamos para captar 5 reservas son los mismos que para captar 20? ¡Pues vamos a por las 20!

A no ser que tu hotel no tenga los medios logísticos para gestionar reservas de grupos de habitaciones. No worries, tiene solución.

Aumentarías la venta cruzada o cross-selling

Los grupos, corporativos o grupos de ocio, tienen ciertos requisitos que nos brindan una gran oportunidad para aumentar nuestros beneficios. Desde reservas en el restaurante, reservas grupales en el spa o reuniones en una sala de eventos.

Incrementarías la tasa de ocupación en períodos de baja demanda

Los grupos, especialmente los de empresa deberían ser nuestros mejores amigos.

¿Por qué? Porque son los que suelen reservar habitaciones durante los días de semana que es cuando los índices de ocupación tienden a ser más bajos.

 

¿Cómo conseguir que grandes grupos se hospeden en tu hotel?  

No todos los hoteles están dispuestos a atraer grupos de reservas, quizás por ignorancia o por falta de recursos.

Si no quieres ser parte de esta minoría, aquí tienes 5 ideas para atraer grupos a tu hotel.

Los descuentos atraen

Cuando compras al por mayor disfrutas de precios más reducidos, ¿no? En los grupos de reservas sucede lo mismo. Establece descuentos por cantidad de habitaciones reservadas y tu ocupación no dejarán de aumentar.

Esa dulce cortesía

Podemos ir más allá y ofrecer servicios complementarios como desayunos de cortesía, accesos al spa o un upgrade para el organizador del grupo.

Infórmate qué sucede en tu zona

Si sabes qué eventos se celebran en tu ciudad siempre puedes poner tu hotel a disposición de los organizadores de estos eventos para que lo ofrezcan entre sus participantes.

Ofrece ayuda con la logística

Puede resultar frustrante para el organizador tener que planificarlo todo. Ofrece ayuda con el transporte, los city tours o incluso haciendo reservas en restaurantes que tu hotel recomiende.

Únete a los hoteles que gestionan grupos grandes

Hay hoteles que llevan gestionando grupos durante mucho tiempo, conéctate con ellos para que consideren trasladarte grupos de habitaciones cuando no tienen más cupo.

conseguir que grandes grupos se hospeden en tu hotel

¿Cómo gestionar reservas de grupos?

Vamos a ser honestos.

Las reservas de grupos pueden ser un dolor de cabeza si no sabemos cómo abordarlas.

Una reserva de grupo no es simplemente crear un número fijo de reservas y asignar habitaciones. El primer paso cuando gestionamos este tipo de reservas es el comienzo de lo que puede ser la panacea o una pesadilla. Hay que crear las reservas, hacer las mil y una modificaciones, asignar los tipos de habitaciones que correspondan, agregar personas al grupo, quitar personas del grupo, asignar tarifas, gestionar las facturas, y puedo seguir hasta el infinito y más allá.

Pero que estas tareas no te desanimen, hay un gran potencial y un gran margen de beneficios en los grupos grandes. Vale la pena aprender a llevarlos con gracia y profesionalidad.

Toma nota de estas 5 ideas:

1- Crea tarifas especiales solo para grupos 

Personaliza y ajusta las tarifas de los grupos. No vale el “one size fits all”. Cada grupo tiene necesidades específicas que nos permiten crear una tarifa perfecta para ellos. Al mismo tiempo, podemos crear restricciones, políticas de cancelación o podemos incluir servicios complementarios, o incluso quitarlos. La idea es que cada grupo tenga su tarifa a medida. Y confidencial, ¡claro!

2- Diseña una lista de los servicios que ofrece tu hotel 

La clave para acomodar a grandes grupos es estar organizado. Diseña tu lista:

¿Qué servicios ofrece tu hotel?

Servicios de restauración, salas de reuniones, transporte, lavandería, conserjería o banquetes. Contar con estos servicios te permitirá realizar ventas adicionales, aumentar los ingresos complementarios e incrementar el gasto medio por reserva.

3- Adopta la opción de importar una lista de habitaciones 

Se acabaron los tiempos en los que introducíamos uno a uno los datos de cada reserva. Vamos a optimizar recursos y a minimizar errores con un software que nos permita importar todas las reservas de una sola vez desde una plantilla de Excel. Así, en 3 clics tenemos todo el grupo de reservas en nuestro sistema hotelero. Y esto nos lleva al siguiente punto:

4- Recoge los datos de los huéspedes con anticipación  

Gracias a un sistema que nos permita importar todos los datos desde una plantilla de Excel vamos a tener toda la información de los huéspedes, así no tendremos que introducir uno por uno los datos de los pasaportes ni otra información relevante. Todo en un clic.  

Esto reduce tiempos a nuestro grupo, y también beneficia al resto de los huéspedes del hotel porque estaremos disponible solo para ellos.

5- Contrata un conserje virtual   

Si quieres gestionar reservas de grupos minimizando tus recursos y ofreciendo a tus huéspedes una experiencia tecnológica de lo más vanguardista, considera tener un conserje virtual en tu hotel.

Esta herramienta permitirá que tus huéspedes realicen en check in y el check out sin pasar por recepción. , responderá mensajes instantáneos y generará facturas automáticas, entre otras funciones. Todo esto dejará tiempo libre para que el personal de recepción dedique su tiempo a brindar una experiencia personalizada a todos los huéspedes.

Conclusión

Dejamos lo más importante para el final.

Elige un software de reservas que pueda gestionar reservas de grupos  

Un software de gestión de hotelera que esté diseñado para gestionar reservas de grupos en hoteles es la mejor inversión que puedes adquirir. El software de Mews te permite gestionar eficazmente las reservas de grupos con funciones inteligentes de automatización como listas de habitaciones, reservas provisionales, facturación de grupos y actualizaciones masivas de reservas.  

No hay excusas. ¿Quieres hospedar grupos grandes en tu hotel?  

Pues hospeda grupos grandes en tu hotel.  

Ya tienes todas las herramientas que necesitas tanto para atraerlos hasta tu puerta como para gestionarlos, como si hubieras nacido para ello.

 

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Autor

Agustina Lagos

After 25 years working in hotels, Agustina now lends her expertise to the world of hospitality copy. When she's not crafting copy, she's travelling at any cost. And with her trusty pup Bruna by her side, she's always on the go, no matter the exhaust!

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