¿Cómo gestionar la disponibilidad de todas las instalaciones de un hotel?

Atrás quedaron los tiempos en que los hoteles controlaban las reservas y la disponibilidad de sus habitaciones pintándolas en un cuaderno.

Yo era una de las recepcionistas que coloreaba en verde, amarillo y rojo cuando la habitación se ocupaba, estaba lista o había que limpiar.

Convengamos que gestionar la disponibilidad para ese momento, y a corto plazo, era simple.

Lo que no lo resultaba simple, era establecer una estrategia para gestionar la disponibilidad de las habitaciones y lograr una alta ocupación a futuro. Ni qué hablar del resto de los espacios del hotel, que en general estaban olvidados.

Hoy en día, esto se puede lograr gracias a la cantidad de canales por donde se pueden vender las habitaciones junto con todos los espacios del hotel. Y también, gracias a los softwares de gestión hotelera que sincronizan esta información a través de las plataformas.

¿Por qué es importante una buena gestión de todas las instalaciones de un hotel? 

La respuesta es simple: Para vender la mayor cantidad de habitaciones y espacios posibles al precio más alto posible. ¡Evidentemente!

Pero para lograr esto, el hotel debe gestionar de manera eficiente el cupo de habitaciones y espacios y así ofrecerlos al mejor precio por el canal apropiado.

Para comprobar la importancia que tiene el saber administrar la disponibilidad de habitaciones, basta con preguntar al recepcionista de cualquier hotel si alguna vez se ha encontrado con el hotel casi vacío en el puente más esperado del año. O si, por el contrario, se ha encontrado con algunas habitaciones sobre vendidas.

A lo largo de mi vida como recepcionista me han pasado las dos situaciones, y créeme, no son agradables de llevar.

Entremos en detalle.

 
Gestionando la disponibilidad de habitaciones:

Evitamos un overbooking

¡Ay! Ese momento en el que llegas al hotel después de un largo viaje y te comentan que tu habitación no está disponible, qué decepción.

Esto es lo que se denomina overbooking en inglés, y si bien puede ser producto de una mala gestión de la disponibilidad, también es una estrategia adoptada por algunos hoteles para optimizar sus ingresos y ocupación. Puedes conocer más sobre este tema en nuestro artículo: ¿Qué es una estrategia de overbooking y cuáles son sus ventajas?

Nos aseguramos una ocupación y un precio promedio altos

En los periodos de alta demanda, es necesario tener un control a tiempo real de las habitaciones que se reserven. De esta manera tenemos opción de ajustar el precio en todos los canales que distribuyen las habitaciones aún disponibles.

Conseguimos una estrategia de venta por tipo de habitación

Tener un control de cómo ha sido el porcentaje de venta de cada tipo de habitación y en cada periodo nos permitirá optimizar su disponibilidad y precios a futuro.

AL mismo tiempo, el diversificar nuestras ganancias a través de todas las instalaciones del hotel nos ayudará a maximizar beneficios.

De esta manera no vamos a depender únicamente de la ocupación de habitaciones. Podemos aprovechar el parking, el spa, el bar, la terraza y hasta el alquiler de bicicletas, entre otros.

¿En qué consiste la gestión de disponibilidad y espacios de un hotel?

Para asegurarnos de vender la mayor cantidad de habitaciones y experiencias dentro de nuestro hotel, contamos con 2 canales de venta, el directo y el indirecto.

De manera directa, es el hotel quien captará las reservas  y cliente gracias a su motor de reservas integrado en su página web.

Y de manera indirecta, tenemos a los intermediarios. Son nuestras amigas, las agencias de viajes en línea (OTA por Online Travel Agency) quienes se encargarán de vender nuestras habitaciones por todo el mundo.

Y como somos mayorcitos y queremos tener la fiesta en paz, debemos crear una perfecta relación entre estos dos canales (directos e indirectos). No sea que a una OTA se le da por vender una habitación que ya fue vendida directamente por el hotel.

¿Cómo logramos esto?

Con un Reservation Management Software o un Sistema de gestión de reservas que nos permita tener actualizadas y sincronizadas todas las habitaciones ocupadas y libres entre todos los canales de distribución.

En otras palabras, el sistema de gestión hotelero enviará la información a tiempo real sobre la disponibilidad de nuestro hotel a las OTA para que todos los canales puedan vender sin conflicto.

Pero, recuerda, no solamente debemos considerar las habitaciones. Debemos repensar nuestras instalaciones y darles vida a aquellas que no generan tanto beneficio.

Puedes leer más sobre nuestra visión a futuro para reinventar las experiencias dentro de un hotel en este artículo: Reimagining future guest experience

Aquí viene la parte que a mí más me gusta: ¿has pensado en transformar el lobby en un bar que atraiga a nómadas digitales? Si lo has hecho, allí estaré yo bebiendo café a todas horas y, para alegría del hotel, consumiendo mientras trabajo con mi portátil.

Estrategias de gestión de disponibilidad de un hotel 

No podemos ir por el mundo como pollo sin cabeza. Nuestro negocio y nuestros huéspedes y clientes no se lo merecen.

Por lo tanto, tenemos un reto: 

Conocer en tiempo real qué cantidad de habitaciones ya están reservadas y cuántas quedan por vender. Y qué tipo de espacio, ya sea plaza de parking, tratamiento de spa o sala de reunión está disponible.

Para alcanzar este reto tenemos 3 estrategias:

Contratar un Software de Gestión Hotelera

Este software es quien nos ayudará a superar este reto. Y ya verás como ni bien lo contrates, no podrás vivir sin él.

Contar con un software de gestión hotelera son todo beneficios. Será quien nos ayudará a atraer reservas directas gracias a su motor de reservas. Nos permitirá gestionar la ocupación para decidir el cupo de habitaciones que ofreceremos al resto de canales. Y también nos permitirá integrar todos los espacios del hotel para optimizar la venta de servicios.

Estableciendo un cupo de habitaciones disponibles para cada canal

¿Es necesario ofrecer todas mis habitaciones a todos los distribuidores que existen?  

La respuesta es un rotundo NO.   

Debemos restringir la cantidad de habitaciones que ofrecemos a las OTA en las épocas en las que somos capaces de vender todas las habitaciones de manera directa. E incrementarlas cuando nos cueste más venderlas.

Proyección de ventas a futuro

¿Queremos distribuir el cupo de habitaciones de manera inteligente?

Analicemos la demanda de cada tipo de habitación durante diferentes periodos de años anteriores.

Así, ofreceremos a las OTA aquellas habitaciones más difíciles de vender.

Conclusion

Hoy en día, gracias a los avances en la tecnología tenemos el trabajo medio hecho. Existen cantidad de canales de distribución por donde podemos vender nuestras habitaciones.  

No olvidemos algo muy importante. Para alcanzar el éxito siguiendo estas estrategias tenemos que asegurarnos de contratar un software de gestión hotelera que se lleve muy bien con las OTA. El software debe ser capaz de mantener actualizada y sincronizada con las OTAs la disponibilidad de habitaciones y espacios a tiempo real.  

Si tenemos todo el ecosistema del hotel integrado con el software de gestión hotelera podemos crear un perfil de clientes y huéspedes para luego rastrear su comportamiento de consumo dentro del hotel.  

Y sí, integrar todos los espacios con un software ¡es posible! Con Mews venderás experiencias, no solo camas y desayunos. Te ofrecemos las integraciones con todas las áreas del hotel para que ya no se te escape ni un céntimo de los espacios que tenías olvidados. 

¿A que no habías visto nada igual?