Le migliori pratiche per automatizzare le attività di scrivania nei piccoli hotel

Chiavi di lettura

• L'automazione delle attività di scrivania libera il tempo del personale, consentendo un maggiore coinvolgimento degli ospiti e esperienze personalizzate.
• I piccoli hotel possono superare la carenza di personale e l'aumento dei costi automatizzando le attività ripetitive e snellendo le operazioni.
• L'utilizzo di un PMS cloud con sistemi integrati aiuta a garantire l'accuratezza, a migliorare l'efficienza e a migliorare l'esperienza degli ospiti.

In quanto piccolo hotel, uno dei tuoi maggiori punti di forza è la capacità di creare un'esperienza personale per gli ospiti. Vuoi che ogni ospite si senta come in famiglia dal momento in cui varca la soglia della tua casa.

Ma creare un'esperienza senza soluzione di continuità per gli ospiti è difficile quando il personale della scrivania è impantanato in numerose attività su più app o fogli di calcolo. Utilizzando un sistema di gestione delle strutture (PMS) per l'automazione della scrivania, i piccoli hotel possono liberare il tempo del personale per concentrarsi sul coinvolgimento degli ospiti e sul miglioramento del soggiorno.

Questa guida ti illustra le migliori pratiche per automatizzare le attività di scrivania nei piccoli hotel, in modo da ottenere guadagni di efficienza misurabili e mantenere il servizio personale che gli ospiti si aspettano dalle strutture boutique.

Perché oggi l'automazione è essenziale per le piccole scrivanie degli hotel?

L'automazione è oggi essenziale per le scrivanie degli hotel di piccole dimensioni, in quanto snellisce le operazioni, riduce al minimo gli errori e permette al personale di concentrarsi sull'offerta di un'esperienza personalizzata per gli ospiti.

Sebbene sia facile pensare che l'automazione alberghiera avvantaggi principalmente le catene e le strutture più grandi, la realtà è che i piccoli hotel ne traggono ancora di più. Scopriamo come:

Affrontare le carenze di personale e l'aumento dei costi del lavoro

I piccoli hotel operano con team snelli, quindi anche una sola assenza può interrompere le operazioni. L'aumento del costo del lavoro si aggiunge alla pressione: negli Stati Uniti, il costo del lavoro per camera disponibile è aumentato dell'11,2% nel 2024.

Con margini così ristretti, il tempo speso in attività manuali di scrivania diventa un costo diretto.

L'automazione aiuta i piccoli hotel:

• Ridurre la dipendenza da una copertura costante della scrivania
• Mantenere la qualità dei servizi senza aumentare l'organico
• Velocizza l'onboarding con flussi di lavoro standardizzati e guidati

Soddisfare la domanda degli ospiti di esperienze digitali senza soluzione di continuità

Le aspettative degli ospiti sono cambiate. Quasi l'80% dei viaggiatori dichiara che soggiornerebbe in un hotel con una scrivania completamente automatizzata, a testimonianza della crescente comodità del self-service. Gli ospiti usano già le app mobili per imbarcarsi sui voli, ordinare il cibo e sbloccare le loro case e si aspettano la stessa comodità dal loro soggiorno in hotel.

L'automazione consente ai piccoli hotel di:

• Offrire check-in da effettuare senza contatto e chiavi digitali delle camere
• Supporta la comunicazione con gli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza bisogno di personale aggiuntivo.
• Lascia che gli ospiti scelgano tra il servizio self-service e l'assistenza personalizzata

Eliminare gli errori manuali e garantire l'accuratezza dei dati.

I processi manuali creano opportunità di errore in ogni punto di contatto, dagli errori di prenotazione e assegnazione delle camere ai problemi di pagamento. Man mano che l'automazione diventa standard, gli errori si notano di più negli hotel che utilizzano ancora sistemi manuali, e spesso portano a recensioni negative.

L'automazione migliora l'accuratezza grazie a:

• Sincronizzazione dello stato delle camere tra la scrivania e il dipartimento di pulizie
• Prevenire le doppie prenotazioni e le assegnazioni errate
• Assicurati che gli ospiti accedano solo alle camere pronte.

Quali sono le aree chiave da automatizzare per ottenere il massimo impatto sulle operazioni?

Non tutta l'automazione offre lo stesso valore. Alcuni flussi di lavoro richiedono molto tempo al personale, ma sono anche più facili da automatizzare, il che li rende punti di partenza ideali.

La tabella che segue illustra le principali opportunità di automazione in ogni fase del viaggio dell'ospite e mostra come queste migliorano gli operatori e l'esperienza dell'ospite:

5 best practice strategiche per automatizzare le attività di scrivania nei piccoli hotel

Un approccio strategico all'automazione aiuta il tuo hotel a massimizzare i benefici sia per gli ospiti che per i dipendenti.

Ecco cinque buone pratiche per automatizzare le attività di scrivania nei piccoli hotel:

1. Dare priorità all'integrazione

I piccoli hotel di solito si affidano a più app e sistemi per gestire le operazioni di scrivania. Quando questi strumenti non possono condividere i dati, la personalizzazione ne risente e le opportunità di automazione vanno perse.

La scelta di sistemi integrati che lavorano insieme senza problemi riduce la frustrazione del personale e massimizza l'investimento tecnologico.

2. Abbracciare il self-service

Funzioni self-service come le chiavi mobili e lo screening dei passaporti digitali eliminano i tempi di attesa e permettono al personale di concentrarsi su attività di maggior valore.

Gli ospiti apprezzano la comodità di completare questi passaggi secondo i loro tempi, spesso più velocemente di una tradizionale interazione con la scrivania. I piccoli hotel dovrebbero comunque offrire assistenza personale agli ospiti che preferiscono un servizio faccia a faccia.

3. Automatizza le vendite aggiuntive e la generazione di incassi accessori

Il personale della scrivania può esitare a proporre vendite aggiuntive o perdere opportunità nei momenti di maggiore affluenza, e presentare più offerte contemporaneamente può sopraffare gli ospiti.

L'automazione della messaggistica integrata con il tuo sistema di gestione incassi risolve entrambi i problemi, offrendo vendite aggiuntive personalizzate a intervalli naturali durante il soggiorno.

Per esempio, offri un miglioramente della camera durante il check-in, poi invia un invito all'happy-hour nel pomeriggio. Se un ospite richiede informazioni sul centro benessere, il giorno successivo fornisci un codice sconto per il massaggio.

4. Standardizzare e documentare le SOP digitali

I flussi di lavoro digitali sostituiscono i PDF sparsi con una guida online passo dopo passo, riducendo i tempi di formazione e gli errori.

Per le procedure che richiedono un riferimento manuale, come gli standard dei dipartimenti di pulizie, le SOP digitali creano un'unica origine della verità accessibile da un'unica posizione. Queste possono essere organizzate per ruolo, in modo che i dipendenti vedano solo le procedure rilevanti per la loro posizione.

5. Riallocare il personale in ruoli orientati all'esperienza

Il primo passo per migliorare l'esperienza degli ospiti e la soddisfazione dei dipendenti è l'implementazione dell'automazione per compiti ripetitivi come la verifica dell'ID e l'assegnazione delle camere.

Una volta liberato il tempo per il personale, i piccoli hotel possono ottenere un vantaggio competitivo riposizionando i dipendenti della scrivania come ospiti che creano relazioni autentiche con gli ospiti, cosa che le strutture più grandi faticano a replicare su scala.

Il ruolo di un moderno PMS cloud nell'automazione senza soluzione di continuità

Un moderno PMS in cloud funge da base per un'automazione efficace, collegando ospiti, personale e sistemi in tutta la tua proprietà.

Permette ai piccoli hotel di:

• Consolidamento dei dati provenienti da più origini in un'unica piattaforma in tempo reale
• Accedere a informazioni accurate sull'inventario delle camere, sui profili degli ospiti e sullo stato del dipartimento di pulizie
• Automazione basata su eventi, come ad esempio:
• • Attivazione istantanea di una chiave mobile al check-in da effettuare
  • Aggiornare gli orari del dipartimento di pulizie per le richieste di checkout tardivo

Con un PMS unificato, l'automazione diventa affidabile e integrata in ogni parte del viaggio degli ospiti.

Come mantenere un tocco personale con l'automazione

Se da un lato l'automazione migliora l'efficienza, dall'altro i piccoli hotel dovrebbero inserire tocchi personali in tutto il percorso dell'ospite. Ecco come bilanciare l'automazione con la personalizzazione:

Personalizza i messaggi automatici

Sostituisci le comunicazioni generiche con quelle personalizzate:

"Ciao Debbie, speriamo che tu e i tuoi figli abbiate apprezzato la vostra settimana in spiaggia e non vediamo l'ora di rivedervi l'anno prossimo. Usa questo link per effettuare il check-in" è più caldo di "Segui questo link per effettuare il check-in".

Sfrutta il tempo risparmiato per compiere gesti significativi

Le strutture che hanno ridotto le ore per camera occupata del 7-15% hanno riallocato quel tempo piuttosto che tagliare posizioni.

Sfrutta le ore liberate dall'automazione per aggiungere tocchi personali come note scritte a mano agli ospiti che ritornano o domande di follow-up sui consigli dei ristoranti.

Unisci il digitale alla connessione umana

Combina l'efficienza automatizzata con le interazioni faccia a faccia per massimizzare il più grande vantaggio competitivo dei piccoli hotel: più tempo per costruire relazioni autentiche con gli ospiti.

Caso di studio: Guadagni operativi reali grazie all'automazione

I piccoli hotel si trovano spesso ad affrontare la duplice sfida di offrire esperienze personalizzate agli ospiti e di gestire le ripetitive attività di scrivania con un personale limitato. The Annex, una proprietà boutique di Toronto, si è rivolta all'automazione per snellire le operazioni e liberare il suo team per concentrarsi sull'ospitalità.

Sfida

Il personale dedicava troppo tempo a compiti manuali come prenotazioni, check-in da effettuare e coordinamento del dipartimento di pulizie. Questo lasciava poca camera per un coinvolgimento personalizzato degli ospiti.

Soluzione

L'Annex ha implementato Mews, un PMS basato sul cloud che ha automatizzato i flussi di lavoro chiave:

• Check-in digitale e chiavi della camera mobili per gli ospiti
• Aggiornamenti in tempo reale per il personale su prenotazioni, stato delle camere e dipartimento di pulizie
• Vendite aggiuntive e modifiche alle prenotazioni automatizzate

Risultati

• 100% di check-in da effettuare in modo digitale, migliorando la convenienza e l'efficienza
• Personale liberato per concentrarsi sulle interazioni con gli ospiti
• 20% di tariffa di conversione delle vendite aggiuntive grazie alle offerte automatiche

"Come The annex, Mews è una piattaforma molto lungimirante. Ci fa risparmiare tempo e ci toglie d'impaccio in modo che possiamo concentrarci completamente sull'esperienza degli ospiti". - Ryan Killeen, co-fondatore e CEO di The Annex

Trasforma le operazioni del tuo hotel con la piattaforma di automazione intelligente Mews

Gli hotel pronti a semplificare le operazioni e a migliorare l'esperienza degli ospiti hanno bisogno di una piattaforma costruita per l'ospitalità moderna.

Il sistema operativo per l'ospitalità Mews offre un PMS in cloud progettato per aiutare le strutture ad automatizzare le attività di scrivania senza richiedere personale IT dedicato o competenze tecniche.

Con Mews, gli hotel possono:

• Implementare il check-in digitale e le chiavi mobili
• Automatizzare la messaggistica e le comunicazioni con gli ospiti
• Integrare l'elaborazione dei pagamenti attraverso un'unica piattaforma
• Collegare gli strumenti esistenti mantenendo la visibilità in tempo reale su tutte le operazioni, dal dipartimento di pulizie alle preferenze degli ospiti

I vantaggi riportati dagli hotel che utilizzano il sito Mews sono i seguenti:

• Check-in più veloci e arrivi più fluidi degli ospiti
• Meno errori operativi e meno attività manuali
• Più tempo per il personale per interazioni personalizzate con gli ospiti
• La formazione richiesta è minima: i team possono iniziare a usare l'automazione in pochi giorni.

Scopri come Mews può aiutare il tuo hotel a offrire esperienze eccezionali agli ospiti massimizzando l'efficienza. Prenota una demo oggi stesso per vedere la piattaforma in azione.