La fine delle code in scrivania: l'automazione del check-in in hotel

Chiavi di lettura

• Il check-in automatizzato negli hotel elimina gli attriti all'arrivo riducendo i tempi di attesa, snellendo le operazioni e dando agli ospiti il controllo della loro esperienza di arrivo.
• L'automazione del check-in determina un impatto misurabile sugli incassi, trasformando l'arrivo in un'opportunità di profitto grazie a vendite aggiuntive integrate, componenti aggiuntivi e un uso più intelligente dei dati degli ospiti.
• Una moderna tecnologia per il check-in basata sul cloud prepara gli hotel al futuro, supportando l'efficienza del personale, la sicurezza dei dati e l'adozione scalabile delle tendenze emergenti dell'automazione.

Un tempo la scrivania era il centro delle operazioni alberghiere. Oggi è spesso la principale origine di attrito.

Lunghe code, orari di punta e processi manuali creano colli di bottiglia sia per gli ospiti che per il personale. Il check-in automatizzato in hotel elimina i tempi di attesa e le attività manuali, offrendo una prima impressione più fluida e permettendo al personale di concentrarsi sul servizio piuttosto che sull'amministrazione.

Oltre a migliorare la soddisfazione degli ospiti, l'automazione del check-in crea un impatto commerciale misurabile. Dall'aumento degli incassi accessori a operazioni più efficienti, l'automazione trasforma l'arrivo in un fattore di redditività.

Questo articolo spiega come funziona il check-in automatizzato negli hotel, quali vantaggi offre e come gli hotel possono implementarlo con successo.

Cos'è l'automazione del check-in negli hotel?

L'automazione del check-in dell'hotel è un sistema digitale che permette agli ospiti di completare il processo di arrivo in modo indipendente attraverso chioschi self-service, app per dispositivi mobili o piattaforme web, bypassando la tradizionale scrivania.

Riduce i tempi di attesa alla scrivania e accelera il processo di arrivo, aumentando la soddisfazione degli ospiti. Che gli ospiti utilizzino un chiosco, un'app mobile o una chiave digitale, l'obiettivo dell'automazione del check-in è l'agilità.

Quali sono i vantaggi dell'automazione del check-in negli hotel?

L'automazione del check-in in hotel migliora l 'esperienza degli ospiti, l'efficienza del personale e l'incasso. Al di là della convenienza, questo sistema consente di ottenere guadagni misurabili nelle operazioni quotidiane e nei risultati aziendali complessivi.

Ecco come il check-in automatizzato crea un impatto su tutta l'azienda:

Aumenta la soddisfazione degli ospiti

Dopo un lungo viaggio, non c'è niente di peggio che dover aspettare in una lunga fila alla scrivania. L'automazione riduce i tempi di attesa e permette di rendere disponibile il check-in 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con un chiosco per il check-in, gli ospiti possono semplicemente effettuare il check-in da un chiosco, persino tagliare le proprie chiavi e raggiungere la propria camera.

Operazioni migliorate

Quando ti affidi all'automazione alberghiera, non devi dipendere dal tuo personale per gestire attività ripetitive come i check-in. Al contrario, possono concentrarsi sulla semplificazione delle operazioni, eliminando l'attrito dei processi manuali e migliorando l'esperienza complessiva degli ospiti.

Aumento dell'incasso

Mettere il processo di check-in nelle mani degli ospiti aiuta anche ad aumentare gli incassi creando opportunità naturali di vendite aggiuntive. Il check-in automatizzato fa emergere miglioramenti rilevanti al momento giusto nel flusso di arrivo, aumentando gli incassi accessori senza essere invadente.

Riduzione della pressione e dei costi del personale

Il check-in automatizzato riduce la dipendenza dalla copertura manuale della scrivania nei periodi di maggiore affluenza, aiutandoti a controllare i costi della manodopera e a evitare i colli di bottiglia nei periodi di punta. Allo stesso tempo, permette al personale di concentrarsi sulle interazioni di maggior valore con gli ospiti piuttosto che sulle attività amministrative di routine.

Aumento della produttività e riduzione degli errori umani

I check-in automatizzati possono aumentare la produttività semplificando la comunicazione tra il personale e gli ospiti. Quando arriva un ospite, il sistema si aggiorna automaticamente in modo che il personale possa tenere traccia dei check-in rimanenti e distribuire in modo efficiente gli ospiti nelle camere pronte se il dipartimento di pulizie è in ritardo.

Poiché tutto si sincronizza automaticamente, gli addebiti extra, i miglioramenti e il servizio in camera vengono caricati direttamente sui profili degli ospiti, eliminando le lunghe operazioni di fatturazione alla cassa e le controversie sullo stato di arrivo.

Sicurezza migliorata

I chioschi self-service si integrano con i sistemi di sicurezza per verificare l'identità degli ospiti, prevenendo le frodi e migliorando la sicurezza. Poiché gli ospiti inseriscono i propri dati, il rischio di violazione dei dati diminuisce e il personale non ha più bisogno di accedere a carte di credito e ID.

In che modo gli hotel possono reimmaginare l'esperienza del check-in da effettuare grazie all'automazione?

Gli hotel possono reimmaginare l'esperienza del check-in offrendo opzioni automatizzate che consentono agli ospiti di completare le fasi di arrivo alle loro condizioni, con o senza recarsi alla scrivania.

L'implementazione avviene in diversi modi, ognuno dei quali è stato progettato per adattarsi a diversi modelli operativi e alle preferenze degli ospiti.

Collegamenti mobili

I link per il check-in da mobile consentono agli ospiti di completare il check-in prima dell'arrivo utilizzando un link inviato via e-mail o SMS. Gli ospiti possono confermare i dati, verificare l'identità e autorizzare il pagamento in anticipo, riducendo le code alla scrivania e accelerando gli arrivi. Questo approccio supporta l'ospitalità contactless riducendo al minimo i punti di contatto fisici e mantenendo un'esperienza di arrivo senza soluzione di continuità.

Registrazione del tablet

La registrazione tramite tablet digitalizza il check-in mantenendo la presenza del personale. Gli ospiti completano la procedura su un tablet alla scrivania con l'assistenza del personale, eliminando le pratiche burocratiche e garantendo un'esperienza più rapida e coerente.

Messaggistica per gli ospiti potenziata dall'intelligenza artificiale

La messaggistica per gli ospiti basata sull'intelligenza artificiale automatizza le comunicazioni relative all'arrivo. Può confermare i dettagli del check-in, rispondere alle domande più comuni e avvisare gli ospiti quando le camere sono pronte, migliorando i tempi di risposta e riducendo il carico di lavoro del personale.

Chioschi self-service

I chioschi self-service permettono agli ospiti di effettuare il check-in in autonomia, creare o ritirare le chiavi della camera e andare direttamente in camera. Aiutano a gestire i picchi di arrivo e a liberare il personale per concentrarsi sul servizio agli ospiti.

In che modo gli hotel possono ottenere il consenso del personale per il check-in automatizzato?

Gli hotel possono ottenere il consenso del personale posizionando il check-in automatizzato come uno strumento che elimina i compiti ripetitivi piuttosto che sostituire i ruoli.

Il personale è più propenso ad accettare l'automazione quando vede che questa gestisce il lavoro amministrativo e lo libera per un servizio personalizzato. Una comunicazione chiara su come l'automazione migliora il loro ruolo piuttosto che eliminarlo crea fiducia e riduce la resistenza.

Coinvolgere il personale fin dalle prime fasi del processo di implementazione, raccogliere il loro feedback e fornire una formazione approfondita ne rafforzano ulteriormente l'adozione. Riducendo i check-in manuali, il personale può concentrarsi su interazioni di maggior valore con gli ospiti, migliorando sia l'adozione che il morale.

Quali sono gli ostacoli più comuni all'automazione del check-in e come possono risolverli gli hotel?

Gli ostacoli più comuni all'automazione del check-in sono l'integrazione dei sistemi e le preoccupazioni relative alla privacy dei dati.

La tabella che segue illustra queste sfide chiave e come gli hotel possono affrontarle con il giusto approccio tecnologico.

Come l'automazione del check-in da effettuare su Mews aumenta la redditività degli hotel

L'automazione del check-in da effettuare su Mews offre al tuo hotel la possibilità di essere più redditizio grazie all'aumento degli incassi accessori. Puoi integrare le vendite aggiuntive nel processo di check-in offrendo miglioramenti e servizi extra attraverso il tuo chiosco brandizzato fin dal momento dell'arrivo degli ospiti.

Ad esempio, puoi offrire:

• Miglioramenti della camera se la camera di origine non è pronta.
• Possibilità di effettuare il check-out tardivo
• Altri componenti aggiuntivi che gli ospiti sono più propensi ad acquistare durante il check-in da effettuare

Il sistema presenta queste opzioni nel momento ottimale, quando gli ospiti sono impegnati e pronti a decidere, aumentando le tariffe di conversione senza richiedere l'intervento del personale.

Mews fornisce anche analisi dettagliate sulle prestazioni delle vendite aggiuntive, permettendoti di perfezionare le offerte in base al comportamento degli ospiti e ai modelli di prenotazione. Questo approccio basato sui dati aiuta gli hotel a identificare quali miglioramenti e servizi generano i maggiori profitti, consentendo un'ottimizzazione degli incassi più intelligente nel tempo.

Qual è il futuro del check-in automatizzato negli hotel?

Il futuro del check-in automatizzato negli hotel è flessibile, personalizzato e sempre più senza soluzione di continuità. Il check-in si trasformerà da una singola interazione in un processo continuo che inizia prima dell'arrivo e si adatta in tempo reale in base alle preferenze dell'ospite, all'orario di arrivo e alla disponibilità della camera.

Aspettatevi una maggiore integrazione di esperienze mobile-first, strumenti self-service più intelligenti e una personalizzazione guidata dall'intelligenza artificiale che anticipi le esigenze degli ospiti. Con la maturazione dell'automazione, il check-in diventerà meno un compito e più una transizione naturale nell'esperienza dell'ospite.

Gli hotel sono pronti ad adottare le nuove tendenze dell'automazione del check-in?

Sì, la maggior parte degli hotel è già a buon punto. Le aspettative degli ospiti in termini di velocità, convenienza e self-service continuano a crescere e molte strutture stanno modernizzando attivamente la loro infrastruttura tecnologica per soddisfare queste richieste.

La prontezza dipende meno dalle dimensioni della proprietà e più dalle scelte tecnologiche strategiche. Gli hotel che investono in sistemi di gestione della proprietà flessibili e cloud-nativi si posizionano in modo da poter adottare le nuove tendenze dell'automazione senza subire grosse interruzioni.

I fattori chiave di preparazione includono:

• Capacità di integrazione: Tecnologia che si collega facilmente ai sistemi esistenti e agli strumenti di terze parti.
• Scalabilità: Soluzioni che crescono con la proprietà senza richiedere revisioni complete.
• Doppio obiettivo: Sistemi progettati per supportare sia l'efficienza del personale che l'esperienza dell'ospite

Gli hotel con basi tecnologiche moderne e adattabili possono implementare le tendenze emergenti in modo graduale, rendendo l'adozione pratica e sostenibile.

Vuoi saperne di più sulla tecnologia dei chioschi?

Scarica la nostra guida "Mews Kiosk: 6 usi creativi per strutture di ogni tipo".

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Domande frequenti: Automazione del check-in da effettuare in hotel

L'automazione sostituisce il tocco umano nell'ospitalità?

No. Il check-in automatizzato elimina le attività amministrative ripetitive, ma non sostituisce un'interazione umana significativa. Riducendo il tempo dedicato ai check-in manuali, il personale può concentrarsi su un servizio personalizzato, sull'assistenza agli ospiti e sulla creazione di relazioni.

In che modo il check-in automatico influisce sulle tariffe di conversione delle vendite aggiuntive?

Il check-in automatizzato di solito migliora le tariffe di vendita aggiuntive presentando offerte pertinenti al momento giusto. Le vendite aggiuntive integrate e basate sui dati da effettuare al check-in risultano più naturali e convenienti, con conseguente maggiore accettazione rispetto alle tradizionali vendite da scrivania.

Qual è il ROI medio per l'implementazione dei chioschi per il check-in?

Il ROI varia in base alle dimensioni della proprietà e al volume degli ospiti, ma molti hotel hanno ottenuto un ritorno grazie alla riduzione della pressione sul personale, a check-in più rapidi e all'aumento degli incassi accessori. Quando i chioschi sono combinati con vendite aggiuntive e pagamenti integrati, il ritorno si estende spesso al di là dei risparmi sui costi e alla crescita sostenuta degli incassi.