Cosa significa flow-through e come funziona nel settore alberghiero?

Chiavi di lettura

• Il flow-through misura la percentuale di incasso aggiuntivo convertito in profitto, aiutando a valutare l'efficienza finanziaria dell'hotel.
• Evidenzia quali sono i reparti che generano profitti sostenibili rispetto a quelli che si limitano a generare incassi.
• La comprensione dei flussi consente ai direttori di hotel di prendere decisioni più informate sulle strategie di prezzo, sui livelli di personale e sull'allocazione delle risorse per ottimizzare la redditività complessiva.

E se ogni dollaro di incasso in più si traducesse direttamente in profitto? Questo è l'obiettivo del flow-through. Questa metrica mostra quanto il tuo hotel riesca a trasformare gli incassi aggiuntivi in profitti effettivi.

Comprendendo l'impatto di reparti quali camere, ristorazione ed eventi, potrai prendere decisioni più intelligenti per migliorare i tuoi profitti.

Questa guida ti spiega come calcolare il flusso di cassa e perché è importante per la salute finanziaria del tuo hotel.

Che cos'è il flow-through nel settore alberghiero?

Il flow-through è la percentuale di ricavi aggiuntivi che si traduce in profitto dopo aver coperto i costi variabili, indicando quanto efficacemente un'azienda converte gli aumenti di incasso in profitto effettivo.

Tradizionalmente, per valutare i risultati dei ricavi di un hotel si utilizzano la tariffa di occupazione, la tariffa media giornaliera (ADR) e l'incasso per camera disponibile (RevPAR). Il flow-through fa un ulteriore passo avanti rivelando quanto efficientemente l'incasso contribuisca al profitto, fornendo un quadro più chiaro della performance finanziaria.

Come funziona il flow-through nella gestione incassi degli hotel?

Il Flow-through va oltre l'analisi alberghiera di base, confrontando i risultati previsti con quelli effettivi per determinare se il tuo hotel ha raggiunto i profitti previsti.

In sostanza, il flow-through risponde a una domanda fondamentale: "Quanto profitto incrementale ha generato il mio hotel?".

Ad esempio, se le tariffe delle camere aumentano dell'8% ma i costi della manodopera aumentano del 20%, i tuoi profitti potrebbero diminuire nonostante l'aumento degli incassi. In questo caso, dovrai modificare ulteriormente il prezzo o altri fattori di costo per mantenere i livelli di profitto precedenti.

La comprensione del flusso aiuta a identificare cosa deve essere cambiato, se le tariffe, i costi o la strategia operativa, per garantire che il tuo hotel raggiunga o superi gli obiettivi di profitto previsti.

Come calcolare il flusso di cassa di un hotel

Per calcolare il flow-through, sottrai il profitto precedente da quello attuale e dividilo per la differenza di incasso tra i due periodi. Questo aiuta a identificare quanto ogni reparto, come quello delle camere, del cibo e delle bevande o del banqueting, contribuisca alla redditività complessiva.

Componenti chiave:

• Profitto: Il denaro che rimane dopo aver pagato tutte le spese. Le variazioni possono essere dovute a fattori inaspettati e per questo motivo i profitti preventivati e quelli effettivi possono differire.
• Incasso: Il reddito totale generato, calcolato moltiplicando l'ADR per la tariffa di occupazione.
• Margine operativo lordo (MOL): Il profitto dopo che le spese operative sono state detratte dall'incasso operativo.

Formula:

Flusso di cassa = (Utile effettivo - Utile preventivato) / (Incasso effettivo - Incasso preventivato)

Il flow-through aiuta a misurare lo scostamento tra i dati preventivati e quelli effettivi, mostrando quanto l'hotel abbia performato bene rispetto alle aspettative. Rivela dove potrebbero essere necessari degli aggiustamenti per migliorare la redditività.

Esempio di calcolo del flusso

Vediamo un esempio per illustrare come viene calcolato il flow-through.

In questo esempio, l'incasso effettivo ha superato il budget di 25.000 dollari e il profitto aggiuntivo è stato di 20.000 dollari. La percentuale di flusso è quindi dell'80% ($20.000/$25.000), il che significa che l'80% dell'incasso aggiuntivo si è trasformato in profitto effettivo.

A titolo di esempio, il margine di profitto netto preventivato era del 35% ($80.000/$225.000). Il superamento di questo margine è positivo, in quanto i costi fissi sono già coperti e la maggior parte degli incassi aggiuntivi contribuisce direttamente al profitto.

Il flusso di lavoro si aggira in genere tra il 35-60%, con le camere che spesso oscillano tra il 60-75% e il cibo e le bevande tra il 35-50%. Anche se un flusso dell'80% è un valore elevato, è utile per dimostrare il concetto. È meglio misurare il flusso rispetto a un periodo precedente piuttosto che rispetto al budget o alle previsioni, in quanto fornisce un confronto più accurato e diretto.

Perché il flusso è così importante per la redditività degli hotel?

La comprensione del flusso è fondamentale per massimizzare i profitti e allinearli al tuo modello di business. Misurando questa percentuale, puoi individuare le aree dell'azienda che stanno ottenendo buoni risultati e regolarti di conseguenza.

Il flow-through fornisce anche una visione più chiara della redditività, mostrando quanto denaro netto viene generato e aiutando a valutare il ROI. Ti aiuta a capire come le fluttuazioni degli incassi nei vari dipartimenti incidano sulla salute finanziaria complessiva e a guidare gli aggiustamenti per mantenere la redditività.

Qual è una buona tariffa per gli hotel?

Conoscere i tuoi numeri è importante, ma capire quali dovrebbero essere è una sfida completamente diversa.

Ecco cosa dicono i benchmark del settore in merito alle tariffe di flusso sano:

• Le tariffe complessive degli hotel, comprese tra il 35% e il 60%, sono generalmente considerate ottime prestazioni.
• I reparti delle camere tendono a raggiungere tariffe più alte, dal 60% al 75%, soprattutto perché i costi fissi sono già assorbiti.
• Le operazioni di ristorazione si attestano in genere tra il 35% e il 50%, dove i costi variabili come gli ingredienti e il personale intaccano i margini.
• La tariffa ideale varia a seconda del tipo di proprietà e di come sono strutturate le tue attività.
• Misurare rispetto ai propri periodi precedenti fornisce un quadro più onesto rispetto alle sole previsioni.

In fin dei conti, i benchmark sono un punto di partenza, non un traguardo. L'obiettivo è quello di capire cosa si intende per "buono" per la tua proprietà e di continuare a spingere per raggiungerlo.

Che cos'è il flusso negativo e perché si verifica?

Si parla di flusso negativo quando gli incassi di un hotel diminuiscono, ma le spese non diminuiscono alla stessa tariffa. Questo comporta un calo della redditività, in quanto l'hotel non è in grado di ridurre i costi in linea con le minori entrate. Sebbene il calcolo rimanga invariato, è necessaria un'analisi più approfondita per individuarne le cause.

Questo accade di solito quando gli hotel non riescono ad adeguare rapidamente i costi per far fronte alla diminuzione della domanda. Ad esempio, i costi fissi, come le tasse di proprietà, rimangono invariati indipendentemente dall'occupazione, mentre i costi variabili, come il personale, possono essere inferiori alla diminuzione degli incassi se le impostazioni sono state stabilite prima della crisi.

Come gli hotel possono ridurre il flusso negativo

Trattenere gli incassi è importante quanto generarli. Quando la gestione dei costi e le previsioni funzionano insieme, un calo della domanda non significa necessariamente un colpo ai tuoi margini. Intrecciare la pianificazione delle spese con una più ampia strategia di incasso dà al tuo team la chiarezza necessaria per prendere le decisioni giuste prima che i numeri inizino a muoversi nella direzione sbagliata.

Ecco come gli hotel possono ridurre il flusso negativo:

Controllo dei costi operativi variabili

Regolando i costi variabili in base ai livelli della domanda, gli hotel possono ridurre il flusso negativo. La revisione periodica delle spese e la tecnologia giocano un ruolo chiave nell'identificare le aree in cui i costi possono essere ridotti a causa del calo degli incassi.

Ad esempio, i direttori degli hotel possono utilizzare i sistemi di pianificazione del lavoro per far corrispondere i livelli di personale all'occupazione effettiva, invece di affidarsi a proiezioni ottimistiche. Inoltre, i contratti flessibili con i fornitori aiutano a prevenire l'eccesso di scorte nei periodi di crisi.

Migliorare l'accuratezza delle previsioni

Gli hotel che si concentrano su previsioni accurate possono evitare le discrepanze tra spese e incassi che creano un flusso negativo. L'analisi dei dati storici rivela i modelli stagionali e le tendenze di prenotazione.

Sfruttando i sistemi di gestione incassi, gli hotel possono utilizzare le analisi per prevedere i turni della domanda. Questo permette ai dipartimenti di adeguare i budget in modo proattivo, riducendo al minimo l'impatto del calo degli incassi sulla redditività.

Automatizza il monitoraggio delle spese e degli incassi

Gli hotel che si affidano alla tracciabilità manuale subiscono spesso dei ritardi, che impediscono la visibilità necessaria per evitare i flussi negativi. Tuttavia, i sistemi automatizzati evidenziano l'andamento delle spese in tempo reale.

L'integrazione tra il software di gestione delle strutture (PMS) e il software di contabilità dell'hotel evidenzia immediatamente le variazioni. I team possono apportare modifiche in anticipo, evitando che i piccoli problemi si trasformino in perdite di profitto significative.

Allinea i budget dei reparti ai livelli di domanda

Ogni reparto dovrebbe operare con budget allineati al ritmo effettivo delle prenotazioni. I bilanci annuali statici spesso causano disallineamenti che hanno un impatto negativo sui flussi.

Utilizzando le previsioni a rotazione, gli hotel possono adattare le autorità di spesa in base alle fluttuazioni della domanda, assicurando che le spese rimangano in linea con gli incassi in tutti i reparti e contribuendo a mantenere sane le tariffe.

In che modo il flusso di visitatori si differenzia da altre metriche di performance dell'hotel?

Il flow-through fornisce una prospettiva unica su come l'incasso influisce direttamente sul profitto, a differenza di altre metriche che possono concentrarsi solo sulle entrate o sulle tariffe di occupazione.

Di seguito è riportato un confronto tra il flusso di informazioni e altre comuni metriche di performance degli hotel:

In che modo la tecnologia alberghiera può aiutare a migliorare il flusso?

La tecnologia alberghiera è diventata una delle leve più pratiche per proteggere e far crescere il flusso.

Ogni strumento della tua pila ha un ruolo importante:

• I sistemi di gestione degli incassi tengono traccia dei turni della domanda in tempo reale, consentendo ai prezzi di muoversi con il mercato anziché restare indietro.
• Gli strumenti di programmazione della manodopera allineano i livelli di personale con l'effettiva occupazione, riducendo i costi inutili nei periodi più tranquilli senza incidere sul servizio.
• I sistemi di gestione delle strutture danno visibilità alle prestazioni a livello di reparto, rendendo più facile individuare e agire rapidamente sulle variazioni di costo.
• Le previsioni automatizzate mantengono le decisioni di budget collegate all'andamento degli incassi, in modo che la spesa non si allontani mai troppo da ciò che l'azienda sta effettivamente guadagnando.

L'integrazione di questi strumenti in tutte le attività significa meno punti oscuri e decisioni più rapide a tutti i livelli dell'azienda. Quando la tecnologia e la strategia lavorano insieme, il miglioramento del flusso smette di essere un esercizio trimestrale e diventa qualcosa su cui il tuo team può agire ogni singolo giorno.

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Ogni decisione sul prezzo dipende dalla qualità e dall'accuratezza dei dati che la supportano. Quando i sistemi sono scollegati, le informazioni preziose vengono ritardate, le opportunità vengono perse e il potenziale di incasso viene meno.

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