Check-in mobile in hotel: vantaggi, come funziona e perché è importante

Chiavi di lettura

• Il check-in da effettuare in mobilità permette agli ospiti di completare le fasi di arrivo da remoto via e-mail o app prima di raggiungere l'hotel.
• Migliora la soddisfazione degli ospiti offrendo maggiore comodità e controllo sull'esperienza di arrivo.
• Per gli hotel, il check-in da effettuare tramite dispositivi mobili riduce i costi operativi, migliora la sicurezza e lascia il personale libero di concentrarsi su servizi personalizzati.
• Un'implementazione di successo richiede un'integrazione perfetta del sistema, un design intuitivo, la formazione del personale e un'opzione di check-in tradizionale per garantire l'inclusività.

Il check-in non dovrebbe richiedere 20 minuti. Gli ospiti non vogliono stare alla scrivania a compilare moduli dopo un lungo viaggio, e il tuo personale non dovrebbe passare l'intero turno a inserire dati.

Il check-in mobile degli hotel sposta il processo di arrivo sui telefoni degli ospiti. Possono completare i loro dati in anticipo, caricare i documenti e ricevere la chiave della camera direttamente sul loro dispositivo.

Per il tuo team, questo significa meno tempo dedicato alle scartoffie e più tempo per offrire una vera ospitalità. Il personale può concentrarsi nel consigliare il bar sul tetto, nell'aiutare con le prenotazioni per la cena o nel supportare gli ospiti che hanno bisogno di attenzione personale.

L'impatto è immediato: tempi di attesa più brevi, conversioni di vendite aggiuntive più elevate e ospiti che ricordano l'esperienza, non la fila.

Cos'è il check-in mobile per gli hotel?

Il mobile check-in di un hotel è un processo digitale che consente agli ospiti di completare la registrazione, verificare la propria identità e accedere alla camera utilizzando il proprio smartphone, bypassando le tradizionali operazioni di scrivania.

In pratica, una volta confermati i dati personali e di prenotazione, l'ospite riceve una conferma con un codice di identificazione personale per accedere alla camera. Gli ospiti possono quindi entrare nella proprietà scansionando un lettore di chiavi wireless che sblocca la camera senza bisogno di una chiave tradizionale.

Il check-in mobile utilizza la tecnologia per offrire agli ospiti un'esperienza senza soluzione di continuità e di alto livello. La tecnologia può essere utilizzata per ordinare il servizio in camera, prenotare i trasporti o scoprire quali attrazioni visitare.

Come funziona il tradizionale check-in da effettuare in hotel?

Il check-in tradizionale in un hotel significa presentarsi alla scrivania, spesso dopo gli altri ospiti che sono arrivati per primi.

Il processo comprende:

• Aspettare il proprio turno in fila
• Consegna i tuoi documenti di identità e la carta di credito
• Guardare il personale che digita tutto nel sistema
• Firmare una scheda di registrazione, se necessario.
• Rispondere alle domande sulla tua prenotazione

Una volta fatto questo, riceverai una chiave di plastica e le indicazioni per raggiungere la tua camera. L'intero processo richiede che il personale gestisca ogni ospite individualmente. Durante le ore di punta, le attese si allungano e gli arrivi tardivi possono anche far svegliare chi fa il turno di notte. Funziona, ma non è veloce.

Perché il check-in mobile negli hotel è importante?

Il check-in mobile in hotel è importante perché permette agli ospiti di prendere il controllo della loro esperienza.

Se un ospite ha la possibilità di effettuare il check-in prima del suo arrivo, può evitare code e chiacchiere. Di conseguenza, il personale della scrivania sarà meno sollecitato. Più alcuni processi sono automatizzati, più il tuo staff può concentrarsi sull'offrire esperienze personalizzate e un'ospitalità degna di nota.

Questo si traduce anche in vantaggi operativi misurabili: riduzione dei tempi di attesa nei periodi di punta e minori costi di manodopera per lavori amministrativi ripetitivi. Le strutture che adottano il check-in da effettuare via mobile di solito registrano punteggi più elevati di soddisfazione degli ospiti e un aumento degli incassi accessori grazie a opportunità di vendite aggiuntive più tempestive.

I vantaggi del check-in da effettuare in mobilità per gli hotel

Il check-in da effettuare via mobile è diventato un'aspettativa fondamentale per i viaggiatori di oggi. Digitalizzando il processo di arrivo, puoi ridurre la congestione della scrivania, snellire gli operator e dare agli ospiti un maggiore controllo fin dal loro arrivo.

Ecco i vantaggi chiave del check-in da effettuare via mobile:

Migliora l'esperienza e la soddisfazione degli ospiti

Le aspettative degli ospiti continuano a crescere e per questo è essenziale che gli hotel eliminino gli attriti, laddove possibile. Un processo di check-in semplificato aiuta gli ospiti a saltare le code e a iniziare prima il loro soggiorno, creando un'esperienza di arrivo più rapida e soddisfacente. I dati del sondaggio mostrano infatti che il 14% dei viaggiatori considera l'accesso senza chiavi o il check-in da effettuare via cellulare come il servizio tecnologico più importante nella scelta di un hotel.

Migliorando l'esperienza del cliente con operazioni fluide, puoi anche aspettarti di ottenere più recensioni positive su piattaforme come Tripadvisor. Questo incoraggerà le prenotazioni future di chi si avvicina per la prima volta e aumenterà le tariffe di fidelizzazione degli ospiti. Inoltre, ospiti più felici e processi più efficienti sono cruciali per la determinazione di parametri di performance come il RevPAR (Revenue Per Available Room).

Risparmia tempo e riduce i costi di esercizio

La gratificazione istantanea è diventata la norma, soprattutto grazie alla tecnologia mobile. Le persone si aspettano di portare a termine i compiti in modo rapido e alle loro condizioni, e questo vale anche per il settore dell'ospitalità.

Il check-in da effettuare via mobile è una parte fondamentale di tutto questo, per rendere il processo rapido e senza intoppi. Con un chiosco per il check-in da effettuaregli ospiti possono occuparsi di tutto ciò di cui hanno bisogno nel loro tempo libero. Disporre di una tecnologia self-service più intelligente dà al tuo hotel un vantaggio competitivo rispetto a chi non ce l'ha.

Migliora l'accuratezza e la sicurezza

Con il check-in da effettuare via mobile, gli ospiti inseriscono le informazioni a loro piacimento, riducendo la probabilità di errori. Puoi anche integrare nel processo dei gateway di pagamento sicuri per garantire transazioni sicure, eliminando la necessità per il personale di guardare le carte di credito. In generale, questo riduce al minimo le possibilità di frode d'identità.

Consente la personalizzazione su scala

La personalizzazione è un elemento chiave dell'esperienza alberghiera. Offrire servizi personalizzati migliora l'esperienza degli ospiti. Il check-in da effettuare via mobile gioca un ruolo fondamentale in questo senso.

Facendo il check-in da effettuare sul proprio cellulare, gli ospiti forniscono informazioni preziose prima del loro arrivo, come lo scopo della loro visita, le occasioni speciali, i compleanni e qualsiasi richiesta specifica o preferenza per la camera. Questi dati permettono agli hotel di adattare i servizi a ogni ospite, garantendo un soggiorno memorabile che favorisce la fedeltà e la soddisfazione.

Crea opportunità di vendite aggiuntive e di incasso

Quando gli ospiti fanno il check-in da effettuare con il telefono, non stanno in piedi nella hall impazienti. Hanno il tempo di valutare un miglioramento della suite o di aggiungere un appuntamento alla spa senza che ci sia qualcuno dietro di loro in fila. Lo schermo attira la loro attenzione e possono sfogliare le opzioni al loro ritmo.

Si tratta di un modo poco pressante per aumentare il RevPAR del tuo hotel, supportare la gestione incassi ed evitare conversazioni di vendita affrettate o imbarazzanti con il personale della scrivania.

Costruisce la fedeltà al marchio e le prenotazioni ripetute

Esperienze migliori portano a una maggiore fedeltà al marchio. Fornendo agli ospiti un'esperienza personalizzata, unica nel suo genere e con la convenienza al centro, è più probabile che gli ospiti vogliano ripetere il loro soggiorno in futuro o consigliare ad altri di soggiornare da te.

Fornisce una differenziazione competitiva

L'adozione del check-in da effettuare via cellulare segnala agli ospiti che sei al passo con il modo in cui le persone vogliono viaggiare. Le strutture che lo offrono si distinguono da quelle che ancora gestiscono tutto attraverso il collo di bottiglia della scrivania.

Quali sono i diversi tipi di soluzioni di check-in mobile per gli hotel?

Gli hotel possono implementare il check-in da effettuare in diversi modi, a seconda dell'infrastruttura, del profilo degli ospiti e delle priorità operative. La tabella seguente illustra i tre approcci principali utilizzati per digitalizzare il processo di arrivo.

Sfide comuni con il check-in da effettuare via mobile

Il check-in da effettuare tramite dispositivi mobili offre chiari vantaggi, ma l'implementazione comporta delle sfide pratiche. Gli hotel devono anticipare i problemi tecnici, operativi e di contatto con gli ospiti che possono compromettere l'adozione se non vengono affrontati in anticipo, come ad esempio:

Problemi tecnici e integrazione del sistema

La sfida: Mancanze nei pagamenti, problemi di compatibilità del sistema operativo o problemi nell'estrazione dei dati di prenotazione possono interrompere il flusso del check-in e frustrare gli ospiti in un momento critico.

La soluzione: Scegli una tecnologia per il check-in da effettuare in mobilità che si integri perfettamente con il PMS, i sistemi di pagamento e il controllo degli accessi, e testala accuratamente su tutti i dispositivi prima del lancio.

Esperienza del dipendente e design dell'interfaccia

La sfida: se l'interfaccia è disordinata o poco intuitiva, gli ospiti potrebbero abbandonare il check-in da effettuare con il cellulare a metà strada, creando più attrito anziché meno.

La soluzione: Investi in una UX/UI intuitiva che riduca il carico cognitivo e guidi gli ospiti senza problemi dal check-in alla personalizzazione, senza sacrificare la facilità d'uso.

Adozione da parte degli ospiti e alfabetizzazione digitale

La sfida: non tutti gli ospiti si sentono a proprio agio con la tecnologia mobile o sono disposti a scaricare un'altra app, soprattutto i gruppi demografici più anziani o i viaggiatori poco frequenti.

La soluzione: Offri opzioni semplici, basate sul browser, dove possibile, e mantieni il processo opzionale, con personale disponibile a supportare gli ospiti che preferiscono un servizio di persona.

Requisiti di connettività Internet

La sfida: Il check-in mobile dipende da una connettività affidabile. Wi-Fi scadente, zone morte della rete o batteria del telefono scarica possono impedire agli ospiti di accedere alla camera.

La soluzione: Garantire una copertura di rete forte e costante nelle aree di arrivo e mantenere opzioni di accesso di riserva per gli ospiti che riscontrano problemi tecnici.

Bilanciare l'automazione con il servizio personale

La sfida: Un'eccessiva automazione può far sembrare l'esperienza di arrivo transazione e impersonale, minando l'essenza dell'ospitalità.

La soluzione: Utilizza il check-in da mobile per eliminare le attività amministrative e non l'interazione umana, liberando il personale per concentrarsi sul coinvolgimento degli ospiti dove è più importante.

Le migliori pratiche per implementare il check-in mobile nel tuo hotel

Un'implementazione di successo del check-in da effettuare tramite dispositivi mobili non richiede solo l'installazione di un software. Gli hotel devono allineare la tecnologia alla strategia di comunicazione e ai ruoli del personale per creare un sistema che funzioni sia per gli ospiti che per le operazioni.

Le seguenti pratiche aiutano le strutture a lanciare il check-in da effettuare via mobile senza sacrificare il servizio personale che gli ospiti si aspettano:

• Integrazione perfetta con i sistemi esistenti: Crea un sistema unificato per il check-in da effettuare con il PMS, le serrature intelligenti e l'elaborazione dei pagamenti. Scegli una tecnologia che privilegia la convenienza rispetto alla complessità.
• Comunica in modo proattivo con gli ospiti: Incoraggia il check-in da effettuare tramite dispositivi mobili evidenziando i vantaggi, come la possibilità di saltare le file e l'accesso più rapido. Mantieni sempre un'opzione di check-in tradizionale per gli ospiti che lo preferiscono o ne hanno bisogno.
• Formare accuratamente il personale: Equipaggia il tuo team in modo che sia in grado di risolvere rapidamente i problemi tecnici e inseriscilo in ruoli di maggior valore che si concentrino sul coinvolgimento degli ospiti piuttosto che sulle attività amministrative.
• Esegui test rigorosi e raccogli feedback: Esegui programmi pilota prima del lancio completo. Crea un circuito di feedback sia con gli ospiti che con il personale per identificare i problemi e perfezionare continuamente il processo.
• Bilancia l'automazione con l'ospitalità: Crea un sistema intuitivo, sicuro e flessibile. L'obiettivo è migliorare la soddisfazione degli ospiti attraverso l'efficienza, mantenendo i punti di contatto umani a disposizione di chi li desidera.

Come Mews semplifica il check-in da effettuare in mobilità per gli hotel

La maggior parte dei sistemi di mobile check-in richiede agli hotel di gestire diverse integrazioni: una piattaforma per i pagamenti, un'altra per l'accesso alle camere e una terza per la comunicazione con gli ospiti. Questo approccio frammentato crea problemi tecnici e lacune nell'esperienza degli ospiti.

È qui che una soluzione unificata fa la differenza.

Il sistema operativo per l'ospitalità Mews è un'ottima opzione per implementare il check-in mobile perché offre opzioni di ricerca delle prenotazioni, raccolta dati e pagamenti integrati, consentendo agli ospiti di completare l'intero processo di check-in da effettuare da soli.

Con i moduli dinamici che consentono di personalizzare i requisiti per il check-in e le istruzioni passo-passo, puoi garantire un'esperienza senza problemi. La piattaforma si adatta alle esigenze specifiche della tua struttura, senza richiedere ulteriori modifiche.

Mews offre anche la possibilità di fare upselling, consentendo agli ospiti di migliorare e personalizzare il loro soggiorno e di incrementare gli incassi accessori del tuo hotel. Gli ospiti possono scegliere miglioramenti e aggiungere man mano prodotti e servizi, come il check-in anticipato. Queste opportunità di incasso si presentano naturalmente durante il check-in, quando gli ospiti sono più impegnati.

Sei stanco che gli ospiti stiano in fila mentre le opportunità di vendita aggiuntive escono dalla porta? Prenota una demo per vedere Mews in azione.

Domande frequenti: Il check-in da effettuare in mobilità negli hotel

Il check-in mobile è adatto a tutti i tipi di hotel?

Sì, il check-in da effettuare via cellulare funziona per la maggior parte degli hotel, dalle strutture boutique ai grandi resort. I sistemi di gestione immobiliare cloud-native hanno reso la tecnologia accessibile e scalabile per budget e dimensioni di proprietà diverse.

Gli ospiti devono ancora recarsi alla scrivania per effettuare il check-in da mobile?

No, gli ospiti con un check-in mobile completamente integrato possono andare direttamente in camera utilizzando una chiave digitale. Alcune strutture richiedono una breve sosta in scrivania per la verifica dell'ID o la raccolta delle firme per rispettare le normative locali.

In che modo il check-in mobile influisce sui ruoli del personale della scrivania?

Riduce il tempo dedicato alle attività amministrative e libera il personale di concentrarsi sul servizio agli ospiti. Le scrivanie passano dall'elaborazione dei check-in a fornire un'assistenza più personalizzata.

Cosa succede se un ospite ha problemi a utilizzare il check-in da effettuare tramite cellulare?

Gli hotel mantengono il check-in tradizionale come opzione di riserva per gli ospiti che hanno problemi tecnici o preferiscono un servizio di persona. Il personale è addestrato a risolvere rapidamente i problemi legati alla telefonia mobile o a completare manualmente i check-in da effettuare senza ritardi.

Qual è la differenza tra il check-in mobile e il check-in online?

Il check-in online consiste nel completare i dettagli dell'arrivo attraverso un qualsiasi browser web, in genere prima del viaggio. Il check-in mobile è specifico per gli smartphone e utilizza funzioni del dispositivo come il Bluetooth per le chiavi digitali e il GPS per le notifiche di arrivo.