Sostituendo un PMS vecchio di 20 anni, l'hotel ha accelerato i check-in, aumentato gli incassi e creato un'attività più efficiente e sostenibile.
Informazioni su Best Western Premier Airporthotel Berlin
Situato a pochi minuti dall'aeroporto di Berlino Brandeburgo, il Best Western Premier Airporthotel Berlin accoglie viaggiatori d'affari, ospiti di piacere, visitatori di lungo soggiorno e passeggeri dell'aeroporto. L'hotel dispone di 174 camere, tra cui suite e appartamenti, oltre a ristorante, bar, sale riunioni, sauna e palestra. Questa gamma diversificata di offerte rende essenziale l'efficienza operativa.
Ma quando Bee/Partment ha preso in mano le operazioni nel 2023, ha ereditato un PMS basato su server vecchio di 20 anni che rallentava i team con attività manuali e cartacee. Non solo distoglieva l'attenzione dagli ospiti, ma il sistema non supportava gli obiettivi di sostenibilità della compagnia.
Quindi, quando BWH Hotels ha annunciato la sua partnership con Mews, la decisione è stata chiara. "Non appena Best Western ha stretto una partnership con Mews, abbiamo subito voluto passare dal nostro PMS tradizionale", afferma Daniel Klasing, CCO di Bee/Partment. "Ho chiamato il team il giorno stesso per iniziare".
Con Mews, l'hotel ha adottato una piattaforma completamente basata sul cloud che ha trasformato le operazioni quotidiane. Le attività manuali sono scomparse, restituendo ai team tempo prezioso. Ogni punto di contatto, dal check-in online ai pagamenti automatizzati, è diventato più fluido e veloce sia per gli ospiti che per il personale. Mews ha anche rafforzato gli obiettivi di sostenibilità dell'hotel, contribuendo al contempo ad aumentare l'incasso e la crescita a lungo termine.
Il PMS basato su cloud unifica gli operatori e aumenta l'efficienza
Sfida
Best Western Premier Airporthotel si affidava a un PMS di 20 anni fa, basato su server, che richiedeva un accesso in loco e processi manuali. Poiché il sistema era inaccessibile fuori sede, il team di prenotazione centralizzato a distanza dell'hotel non era in grado di supportare le operazioni. Attività quotidiane come la stampa delle schede di registrazione, la gestione delle fatture in buste di carta e la gestione manuale delle prenotazioni non solo portavano a colli di bottiglia e inefficienze, ma non erano nemmeno in linea con gli obiettivi di sostenibilità dell'hotel.
"Era molto antiquata e non rispondeva ai nostri obiettivi commerciali o alla nostra attenzione per la sostenibilità", dice Daniel. "Il nostro team remoto non poteva supportare l'hotel perché doveva lavorare sul server".
Soluzione
Il passaggio a Mews ha sostituito il sistema legacy con un moderno PMS basato sul cloud, il che significa che la piattaforma è accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Il team di prenotazione centralizzato poteva ora supportare la proprietà da remoto, liberando il front office in loco dalla gestione delle prenotazioni. Mews ha anche eliminato le pratiche burocratiche digitalizzando le iscrizioni, i documenti commerciali e le comunicazioni.
Risultato
- Il team di prenotazione a distanza supporta pienamente la struttura
- Front office liberato dalle attività amministrative manuali
- Gli operatori operano in modo più efficiente con un consumo di carta significativamente inferiore.
" Mews University è interattivo, facile da capire e il team si è divertito a usarlo. Inoltre, grazie al supporto premium sempre disponibile, il nostro personale si è adattato rapidamente al nuovo sistema".
L'assistenza premium 24/7 e la formazione online autoguidata assicurano un onboarding senza problemi.
Sfida
Passare da un PMS tradizionale a un moderno sistema cloud può sembrare un grande cambiamento, soprattutto quando il personale impara i nuovi flussi di lavoro, gli automatismi di pagamento e i processi di BWH Hotels.
Soluzione
Mews University ha fornito formazione online autogestita e workshop interattivi dal vivo. Best Western Premier Airporthotel ha inoltre beneficiato di un'assistenza premium 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con un esperto disponibile a rispondere a qualsiasi domanda o problema in meno di un minuto dopo il go-live.
Risultato
- Un onboarding senza problemi, con un'interruzione minima dell'esperienza dell'ospite.
- Le operazioni principali vengono padroneggiate in poche settimane e l'adozione completa del sistema avviene entro tre mesi.
- Risoluzione rapida dei problemi durante e dopo il no-Go.
"Con i chioschi Mews , l'intero processo di check-in dura circa un minuto, così il resto del tempo il personale può interagire con gli ospiti".
Il check-in da effettuare in autonomia accelera i processi e permette al personale di concentrarsi sugli ospiti.
Sfida
Con il precedente PMS dell'hotel, il check-in era lento, scomodo e cartaceo e spesso richiedeva fino a 10 minuti per ospite. I visitatori dovevano compilare moduli di registrazione stampati, mentre il personale digitava manualmente i dettagli, elaborava le pratiche e gestiva le stampe. Le prime impressioni sull'hotel sono state tutt'altro che positive.
Soluzione
Mews Kiosk e il check-out digitale hanno trasformato l'esperienza di arrivo. Due chioschi hanno consentito arrivi rapidi e flessibili, permettendo agli ospiti di scegliere il servizio self-service o l'assistenza del personale a seconda delle necessità. Questo ha permesso al personale di concentrarsi sulle interazioni autentiche con gli ospiti invece che sulle scartoffie.
Inoltre, la piattaforma digitale ha permesso di creare opportunità di vendite aggiuntive che prima non erano state colte. Ai visitatori viene offerto il parcheggio durante il check-in online, con un aumento del 15% degli incassi da parcheggio e una maggiore comodità per gli ospiti.
Risultato
- Il check-in è stato ridotto da 10 minuti a 1 solo minuto.
- Aumento del 15% degli incassi dei parcheggi
- 30% di ospiti che effettuano il self check-in e 50% di ospiti che effettuano il check out ancora da effettuare con i chioschi
Mews promuove gli obiettivi di sostenibilità attraverso la digitalizzazione e l'automazione dei processi chiave
Sfida
I processi pesanti come la stampa di schede di registrazione, fatture e buste rallentavano le operazioni e non supportavano gli obiettivi di sostenibilità dell'hotel. Il PMS precedente, inoltre, non era in grado di automatizzare gli orari del dipartimento di pulizie, rendendo difficile la gestione della politica di pulizia non giornaliera dell'hotel, attenta all'ambiente.
Soluzione
Mews flussi di lavoro digitalizzati e piani di dipartimento di pulizie automatizzati. Con Mews Flexkeeping, ora le camere vengono contrassegnate automaticamente per la pulizia solo quando è necessario, eliminando la confusione, riducendo l'impegno inutile del personale e minimizzando l'impatto ambientale.
Risultato
- Riduzione dell'uso della carta nelle operazioni di check-in, check out e back-office.
- Programmazione automatizzata del dipartimento di pulizie, che aumenta l'efficienza e supporta la politica di pulizia sostenibile dell'hotel
"Adoro Mews Payments. È molto comodo, facile da usare e rappresenta un enorme vantaggio rispetto ad altri provider."
L'automazione dei pagamenti migliora l'accuratezza, l'incasso e la guest Experience
Sfida
In precedenza i pagamenti e la riconciliazione venivano gestiti manualmente, con conseguenti errori, incongruenze e perdite di tempo nella gestione finanziaria. Il personale spesso non era in grado di fornire risposte immediate agli ospiti in merito alle prenotazioni addebitate e le prenotazioni per acquisti anticipati non venivano elaborate in modo affidabile.
Soluzione
Mews Payments ha automatizzato tutte le transazioni, mentre l'integrazione con Omniboost ha semplificato la contabilità e il report di fine mese.
Risultato
- Fino al 50% di potenziale risparmio di tempo per i team finanziari
- Meno errori di fatturazione per gli ospiti e una più rapida risoluzione dei problemi
- Addebito automatico per le prenotazioni di acquisti anticipati
La perfetta integrazione con il CRS di BWH Hotels migliora la fidelizzazione e snellisce gli operatori
Sfida
Prima di Mews, la gestione dei membri del programma di fidelizzazione Best Western Rewards e delle prenotazioni aziendali era manuale e soggetta a errori. Il personale doveva iscrivere i membri al PMS separatamente, riconciliare le prenotazioni e gestire le cancellazioni e i pagamenti su più piattaforme, causando inefficienze, errori e attriti.
Soluzione
L'integrazione bidirezionale tra il CRS di BWH Hotels e Mews ha automatizzato questi processi. Le prenotazioni, i dati dei soci fidelizzati e le prenotazioni aziendali ora fluiscono senza problemi tra i sistemi, mentre le tariffe, i pagamenti e le politiche di cancellazione si sincronizzano automaticamente. Il personale può vedere i membri del programma fedeltà al check-in, gestire rapidamente le iscrizioni e contare sempre su dati accurati e aggiornati degli ospiti.
"L'integrazione con Best Western CRS è molto stabile e affidabile. La gestione delle prenotazioni e dei dati sulla fedeltà nelle varie strutture è molto più semplice", afferma Daniel.
Risultato
- Riconoscimento immediato dei membri e iscrizione semplificata
- La sincronizzazione automatica delle prenotazioni riduce gli errori e fa risparmiare tempo al personale
- Politiche di cancellazione e di pagamento coerenti e accurate migliorano l'efficienza operativa e l'esperienza degli ospiti.
Guardare al futuro
Con Mews, il Best Western Premier Airporthotel Berlin opera ora su una piattaforma scalabile e pronta per il futuro, in linea con le ambizioni di crescita di BWH Hotels e Bee/Partment. La perfetta integrazione con il CRS di BWH Hotels, l'automazione dei processi chiave e il viaggio digitale degli ospiti pongono le basi per l'espansione a più strutture e la gestione di segmenti di business sempre più complessi.
"Il passaggio a un sistema basato sul cloud come Mews ha trasformato completamente le nostre operazioni e l'esperienza degli ospiti", afferma Daniel.
Make it remarkable.
