Informazioni su Casa Hotel
Casa Hotel è una proprietà Best Western Sure Hotel Collection con una forte attenzione all'efficienza dei costi e all'automazione del lavoro in tutte le strutture. Dopo anni di utilizzo di Brilliant Hotelsoftware, il team si è reso conto che era giunto il momento di modernizzare le operazioni e adottare un modo di lavorare più connesso e basato sul cloud. L'obiettivo era chiaro: ridurre i tempi di formazione, snellire le operazioni e garantire una connettività perfetta con i sistemi di Best Western Hotels, senza aggiungere complessità al personale.
Con un'età media alla reception di 22 anni, Casa Hotel assume regolarmente personale con poca o nessuna esperienza precedente nel settore dell'ospitalità, rendendo essenziale la facilità d'uso e la rapidità di adozione. Alla fine hanno scelto Mews.
"Mews è di gran lunga il PMS più semplice con cui abbiamo lavorato. È moderno, chiaro e non intimidisce affatto il nuovo personale".
Riduzione drastica dei tempi di formazione e adozione più rapida del sistema
Sfida
Il loro precedente PMS era difficile da addestrare, soprattutto per il personale più giovane o inesperto. I lunghi tempi di onboarding e le schermate complesse rendevano i nuovi assunti esitanti e dipendenti dai membri senior del team.
Soluzione
Con Mews, la formazione è diventata pratica. I nuovi arrivati vengono introdotti al sistema attraverso scenari reali: creando prenotazioni, spostando prenotazioni e vedendo arrivare le e-mail di conferma della prenotazione in tempo reale. L'interfaccia è pulita e intuitiva, con un pannello di Controllo centrale e una potente ricerca che sostituisce la navigazione su più schermi. L'apprendimento basato sui ruoli attraverso Mews University supporta un onboarding strutturato, mentre un amministratore interno può controllare facilmente i privilegi. Questo porta a un onboarding più rapido e a una minore dipendenza dai manuali o dalla supervisione passo dopo passo.
Risultato
- Nozioni di base sulla reception apprese in un turno di affiancamento di quattro ore
- Il personale utilizza con disinvoltura il sito Mews entro due giorni.
- Minore pressione formativa sui direttori e sul personale senior
"Con Mews, i nuovi arrivati non vengono sopraffatti. Imparano le nozioni di base in quattro ore e in due giorni sono già in grado di utilizzare il sistema con sicurezza".
Raggiungi con facilità gli obiettivi di fidelizzazione di BWH Hotels
Sfida
La gestione di Best Western Rewards attraverso Brilliant Hotelsoftware e i sistemi separati di BWH richiedeva la duplicazione dei dati. Questo rallentava il check-in, scoraggiava il personale a promuovere la fedeltà e aumentava il rischio di mancare gli obiettivi.
Soluzione
Mews incorpora la fedeltà di Best Western direttamente nel profilo dell'ospite. Gli addetti alla reception devono semplicemente compilare una piccola serie di campi e attivare l'iscrizione in un solo passaggio. Lo stato e il livello dell'iscrizione sono immediatamente visibili sulla timeline, rendendo più facile riconoscere gli ospiti fedeli, applicare miglioramenti ed evitare inutili conversazioni di vendita. Elimina l'attrito che prima impediva al personale di iscrivere attivamente gli ospiti. Quando la fedeltà è facile da gestire, diventa parte del naturale flusso di check-in da effettuare e non un onere amministrativo.
Risultato
- Iscrizione alla fedeltà in 10 secondi al check-in da effettuare
- Maggiore coinvolgimento del personale con Best Western Rewards
- Riduzione del rischio di mancare gli obiettivi di fidelizzazione
"Se inserire la fidelizzazione nel PMS è un problema, il personale non lo farà. Con Mews, aggiungere Best Western Rewards è così semplice che il personale vuole farlo".
Le operazioni si svolgono senza intoppi, anche quando il personale non è presente in loco
Sfida
Il coordinamento dei team richiedeva una comunicazione costante e controlli manuali. Inoltre, l'accesso limitato al sistema rendeva più difficile il soggiorno dei direttori e dei responsabili di reparto al di fuori dell'orario di lavoro.
Soluzione
Poiché Mews è cloud-native, i team possono accedere ai dati operativi in tempo reale da qualsiasi luogo. Il responsabile del dipartimento di pulizie tiene traccia di arrivi, partenze, spostamenti di camere ed extra sul cellulare, mentre i direttori monitorano le assegnazioni, i pagamenti e le note degli ospiti da remoto. Il pannello di Controllo condiviso assicura che tutti lavorino sulla base delle stesse informazioni, riducendo gli errori di comunicazione e consentendo decisioni operative più intelligenti. Questo si traduce in un impatto significativo sugli incassi grazie a misure di risparmio energetico come il consolidamento delle camere occupate per spegnere le caldaie inutilizzate.
Risultato
- Visibilità in tempo reale e migliore coordinamento tra i vari reparti
- Decisioni operative più intelligenti che supportano il controllo dei costi
"Possiamo accedere a Mews da qualsiasi luogo. Posso essere a casa e sapere esattamente cosa sta succedendo in hotel. Questa accessibilità è enorme".
Pagamenti che fanno risparmiare tempo, riducono l'amministrazione e migliorano il controllo
Sfida
In precedenza i pagamenti erano suddivisi tra i vari sistemi e richiedevano controlli manuali, check-in da effettuare e riconciliazioni, soprattutto per gruppi, matrimoni e prenotazioni aziendali.
Soluzione
Mews Payments centralizzato e automatizzato tutte le attività di pagamento all'interno del PMS. Il personale può vedere lo stato dei pagamenti all'istante, sia che si trovi sul posto sia che lavori da remoto. Le richieste di pagamento sicure hanno sostituito i collegamenti bancari esterni, riducendo la gestione manuale delle carte e migliorando il controllo. Per la contabilità, i pagamenti fluiscono in modo pulito attraverso il sistema, accelerando la riconciliazione e riducendo il carico di lavoro di fine giornata. La visibilità è particolarmente preziosa per i team delle vendite e degli eventi, che possono tenere traccia dei depositi e dei saldi senza dover ricorrere alla reception o alla finanza.
Risultato
- 10 ore a settimana risparmiate nell'amministrazione dei pagamenti
- Riconciliazione più rapida per la contabilità
- Un check-in più agevole per gli ospiti aziendali e di gruppo
"Mews Payments ci fa risparmiare circa dieci ore a settimana. Tutto è chiaro e facile da monitorare. Posso essere a casa, vedere arrivare un pagamento e spuntarlo subito".
Connettività bidirezionale BWH CRS che semplicemente funziona
Sfida
Il team temeva che il collegamento al CRS di Best Western avrebbe richiesto l'impostazione manuale delle camere e una supervisione continua, aumentando il rischio di mancata corrispondenza dei dati tra i sistemi.
Soluzione
La connessione bidirezionale BWH CRS carica automaticamente i tipi di camera in Mews, eliminando la necessità di configurazione manuale. Tariffe, disponibilità e prenotazioni rimangono sincronizzate, garantendo l'accuratezza senza ulteriori sforzi da parte del team. Nei regolari check-in settimanali non sono stati sollevati problemi relativi a Mews : i sistemi rimangono allineati e facili da gestire. L'assistenza è sempre a portata di mano: il chatbot dotato di intelligenza artificiale è a disposizione per rispondere alle domande "come fare", risolvere semplici ticket e passare il testimone ad agenti umani quando necessario.
Risultato
- Non è necessaria l'impostazione manuale della camera
- Flusso di dati bidirezionale e affidabile
- Minore rischio di errori o di mancata corrispondenza
"La connessione bidirezionale con BWH CRS significa che tutto è già presente. Non dobbiamo assolutamente aggiungere manualmente le camere".
Guardare al futuro
Casa Hotel ha in programma di ampliare l'uso di Mews introducendo ulteriori flussi di incasso accessori, tra cui spazi per il parcheggio, camere per riunioni e persino caratteristici igloo di vetro. Poiché le royalties di Best Western si applicano solo agli incassi delle camere, il team ha la possibilità di incrementare gli introiti che rimangono interamente nella proprietà.
E soprattutto, questa espansione non comporta alcuno sforzo operativo. Questi servizi possono essere gestiti all'interno dello stesso sistema che il team già utilizza quotidianamente, mantenendo i processi semplici per il personale e senza intoppi per gli ospiti: un modo pratico per aumentare gli incassi senza aumentare il carico di lavoro.
