Alles wat je moet weten over BEO's (Banquet Event Orders)

Wat is een BEO (Banquet Event Order)?

Een BEO is eigenlijk net een filmscript, maar dan voor je evenement. Dit essentiële document fungeert als een contract tussen het hotel en de klant, waarin elk element dat nodig is om het evenement tot een succes te maken wordt beschreven: van de indeling van de ruimtes tot de catering, audiovisuele apparatuur en decoratie. Elk detail, hoe groot of klein ook, heeft een plekje in de BEO.

De echte waarde van een BEO ligt in het vermogen om de verwachtingen van de klant af te stemmen op de mogelijkheden van het hotel. Zo zorg je ervoor dat alle afdelingen precies weten wat er van hen verlangd wordt. Je minimaliseert zo de kans op misverstanden en fouten, en creëert een duidelijk stappenplan voor alle betrokkenen. Elk type evenement moet een BEO hebben, ongeacht de grootte of complexiteit.

Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een hele dag vol met vergaderingen in verschillende zalen, elk met eigen cateringbehoeften. Voor dit scenario wordt voor elke vergadering een aparte BEO opgesteld, waarbij ervoor wordt gezorgd dat elke ruimte wordt ingericht volgens de unieke vereisten. Op deze manier heeft elke afdeling de nodige BEO's tot hun beschikking om de bijbehorende diensten te verzorgen, zodat elk onderdeel van het evenement vlekkeloos verloopt.

Wat een BEO moet omvatten

Bij het organiseren van evenementen draait het allemaal om de details. Een effectieve BEO moet allesomvattend en duidelijk zijn. Dit zijn de essentiële elementen:

1. Evenementinformatie

Het begint allemaal met de basis: de datum, tijd, duur en naam van het evenement. Deze dienen als fundament waarop kan worden voortgebouwd.

2. Klantgegevens

Al even belangrijk als het evenement zelf, is weten wie de organisator precies is. Vermeld de contactgegevens van de organisator en de verantwoordelijke persoon op de dag van het evenement, zodat alle communicatie soepel verloopt.

3. Indeling van de ruimte

Visualiseer met een gedetailleerde plattegrond de perfecte setting: stoelopstellingen, tafels en eventuele bijzondere specificaties voor de ruimte. Dit is essentieel om de visie van de klant tot leven te brengen.

4. Eten en drinken

Het gekozen menu, de tijden voor elke dienst en speciale dieetwensen moeten duidelijk worden beschreven, zodat iedereen ook op dit gebied van een smakelijke ervaring kan genieten.

5. Audiovisuele en technologische apparatuur

Van microfoons tot projectoren: zorg ervoor dat alle benodigde apparatuur in de BEO wordt vermeld, samen met de benodigde technische ondersteuning, inclusief eventuele externe leveranciers.

6. Decoratie en sfeer

Zet de toon voor het evenement met een decor op maat voor je klant: thema's, kleurenpaletten, bloemstukken en alle andere elementen die bijdragen aan de gewenste sfeer.

7. Parkeerservice

Als het evenement parkeergelegenheid biedt, geef dan aan of deze beschikbaar is voor bezoekers, hoeveel gereserveerde parkeerplekken er zijn en of gasten zelf parkeren, of gebruikmaken van valet parking.

8. Personeel

Van de bediening tot het beveiligingspersoneel: elk lid van het team speelt een cruciale rol. Zorg ervoor dat hun rollen, roosters en verantwoordelijkheden goed zijn gedefinieerd.

9. Tijdlijn

Een gedetailleerde agenda is het geraamte van je evenement: opbouwtijden, belangrijke momenten en de afbouw moeten perfect getimed worden.

10. Beleid en betalingen

Financiële voorwaarden, zoals aanbetalingen en annuleringsvoorwaarden, moeten vanaf het begin voor iedereen duidelijk zijn, zodat verrassingen op het laatste moment worden voorkomen.

Elk van deze elementen is een stukje van de puzzel dat, als deze zorgvuldig in elkaar wordt gezet, een soepel en gedenkwaardig evenement belooft.

Aandachtspunten bij het opstellen van je BEO

Bij het opstellen van een BEO organiseer je niet zomaar een evenement, maar een onvergetelijke ervaring. Hier zijn enkele belangrijke punten waarmee je standaardplanning omzet in echt professioneel evenementenbeheer:

1. Precisie en indeling

Alles draait om duidelijkheid en transparantie. Een gedetailleerde BEO neemt eventuele onduidelijkheden weg en legt de basis voor een soepel verloop van het evenement. Maak niet alleen een lijst van meubilair en apparatuur. Ondersteun je draaiboek met een gedetailleerde plattegrond waarop de indeling van podia, tafels, stoelen en technologie duidelijk aangegeven is. Dit niveau van detail zorgt ervoor dat elk onderdeel precies staat waar het moet staan.

2. Flexibiliteit

Evenementen zijn dynamisch en veranderingen op het laatste moment horen daar nu eenmaal bij. Bereid je voor met duidelijk opgestelde procedures voor het doorvoeren van wijzigingen die tijdens het evenement mogelijk nog nodig zijn. Deze flexibiliteit is cruciaal en wordt aangevuld met effectieve communicatie.

3. Communicatie

Zorg voor heldere communicatie met alle betrokkenen: klanten, leveranciers en je eigen team. Contactinformatie van externe leveranciers moet direct beschikbaar zijn en regelmatige bijeenkomsten met het team zorgen ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan, zodat iedereen zijn rol begrijpt en klaar is om zich aan te passen aan eventuele veranderingen.

4. Prijzen

Elk detail heeft zijn prijs en elk bedrag moet in het budget staan. Van het huren van apparatuur tot decoratie: zorg ervoor dat elke gevraagde dienst duidelijk wordt gekwantificeerd en beschreven. Evenementen brengen vaak extra kosten met zich mee, dus probeer te voorkomen dat die je door de vingers glippen.

5. Evaluatie en bevestiging

Beleg een vergadering met alle betrokken partijen voordat je de BEO afrondt. Dit is het moment om de laatste details af te stemmen, afspraken te bevestigen en ervoor te zorgen dat elk puzzelstukje perfect past.

6. Integratie van technologie

Gebruik software waarmee je de BEO kunt integreren in het hotelmanagementsysteem, zodat alle afdelingen altijd toegang hebben tot actuele informatie. Bij Mews zijn we uniek in de manier waarop we naar hotelruimtes kijken, en daarom bieden we ook opties voor evenementenbeheer in onze hotelsoftware. Dit maakt het makkelijker voor klanten die een ruimte in ons hotel willen boeken en voor de betrokken afdelingen, omdat ze allemaal toegang hebben tot de informatie vanuit dezelfde PMS.

Conclusie

Een BEO is niet zomaar een document; het is het kompas dat elk detail van het evenementmanagement begeleidt en zorgt voor harmonie en begrip tussen alle betrokkenen. We hebben gezien dat de sleutel voor het bieden van een onvergetelijke ervaring voor onze gasten in de nauwgezette aandacht voor details ligt. Hoe meer informatie we hebben over het evenement dat onze klanten in gedachten hebben, des te nauwkeuriger kunnen we het organiseren, onvoorziene gebeurtenissen tot een minimum beperken en ervaringen van hoge kwaliteit verzorgen. Kortom: details zijn alles in de wereld van evenementen.