Alles, was du über Banquet Event Orders (BEO) wissen musst

Was bedeutet BEO denn genau?

Stell dir Banquet Event Orders (BEO) wie ein Filmskript vor, nur dass in diesem Fall der Film deine Veranstaltung ist. Dieses wichtige Dokument dient als Vertrag zwischen der Unterkunft und dem Gast. Darin sind alle Elemente aufgeführt, die für die Durchführung der Veranstaltung benötigt werden: von der Gestaltung des Veranstaltungsortes bis hin zum Catering, der audiovisuellen Ausstattung und der Dekoration. Jedes Detail, ob groß oder klein, findet seinen Platz im BEO.

Der wahre Wert eines BEO liegt in seiner Fähigkeit, die Erwartungen des Gastes mit den Möglichkeiten der Unterkunft in Einklang zu bringen, indem sichergestellt wird, dass jede Partei genau versteht, was von ihr verlangt wird. Das minimiert das Risiko von Missverständnissen und Fehlern und schafft einen klaren Fahrplan für alle Beteiligten. Jede Art von Veranstaltung muss einen eigenen BEO haben, unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität.

Stell dir zum Beispiel vor, du organisierst einen ganzen Tag lang Konferenzen in verschiedenen Räumen, für die du jeweils ein eigenes Catering benötigst. In diesem Szenario wird für jede Konferenz ein BEO erstellt, das sicherstellt, dass jeder Raum nach seinen eigenen Spezifikationen konfiguriert wird. Auf diese Weise stehen jeder Abteilung die notwendigen BEOs zur Verfügung, um die entsprechenden Services zu erbringen und eine einwandfreie Durchführung aller Aspekte der Veranstaltung zu gewährleisten.

Was ein BEO haben sollte

Wenn es um die Organisation von Veranstaltungen geht, sind Details das Wichtigste. Ein effektiver BEO sollte umfassend und klar sein. Die folgenden wesentlichen Elemente dürfen nicht fehlen:

1. Veranstaltungsinformationen

Alles beginnt mit den Grundlagen: Datum, Uhrzeit, Dauer und Name der Veranstaltung. Sie dienen als Fundament, auf dem alles andere aufgebaut wird.

2. Informationen zum Gast

Genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst ist es, zu wissen, wer diese Veranstaltung denn bucht. Gib die Kontaktdaten des Veranstalters und der verantwortlichen Person am Tag der Veranstaltung an, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

3. Raumkonfiguration

Visualisiere den perfekten Rahmen: Sitzordnung, Tische und alle besonderen Raumanforderungen, unterstützt durch einen detaillierten Grundriss. Das ist wichtig, um die Vision des Gastes zum Leben zu erwecken.

4. Essen und Getränke

Das gewählte Menü, die Zeiten für die einzelnen Services und besondere Ernährungsbedürfnisse sollten deutlich angegeben werden, um den Gaumen aller Teilnehmer/-innen zu erfreuen.

5. Audiovisuelle und technologische Ausrüstung

Vergewissere dich, dass alle notwendigen Geräte aufgelistet sind, zusammen mit der erforderlichen Bereitstellung und technischen Unterstützung, einschließlich des Bedarfs an externen Lieferanten, falls erforderlich.

6. Dekoration und Ambiente

Setze den Ton für die Veranstaltung mit einer Dekoration, die die Sprache deines Gastes spricht: Themen, Farbpaletten, Blumenarrangements und alle anderen Elemente, die zur gewünschten Atmosphäre beitragen.

7. Parkservice

Wenn es Parkplätze für diee Veranstaltung gibt, gib bitte an, ob sie den Teilnehmern/-innen zur Verfügung stehen, wie viele Plätze reserviert sind und ob es einen Parkservice gibt oder Selbstbedienung herrscht.

8. Personal

Vom Kellner bis zum Sicherheitspersonal spielt jedes Mitglied des Teams eine wichtige Rolle. Stelle sicher, dass ihre Rollen, Zeitpläne und Zuständigkeiten klar definiert sind.

9. Zeitplan

Ein detaillierter Zeitplan ist das Gerüst deiner Veranstaltung: Aufbauzeiten, Schlüsselmomente und Abbau sollten perfekt getimt sein.

10. Richtlinien und Zahlungen

Finanzielle Bedingungen, wie z. B. Anzahlungen und Stornierungsbedingungen, sollten von Anfang an klar sein, um Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

Jedes dieser Elemente ist ein Teil des Puzzles, das, wenn es sorgfältig zusammengesetzt wird, eine reibungslose und unvergessliche Veranstaltung verspricht.

Punkte, die du bei der Erstellung deines BEO beachten solltest

Wenn du ein BEO erstellst, organisierst du nicht nur eine Veranstaltung, sondern ein unvergessliches Erlebnis. Hier sind einige wichtige Punkte, um aus der Standardplanung ein professionelles Eventmanagement zu machen:

1. Präzision und Konfiguration

Klarheit ist am allerwichtigsten. Ein detaillierter BEO beseitigt Unklarheiten und legt den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Liste nicht nur Möbel und Ausrüstung auf, sondern zeichne den Platz für deine Veranstaltung mit einem detaillierten Grundriss, der die Anordnung von Podien, Tischen, Stühlen und Technik zeigt. Diese Liebe zum Detail stellt sicher, dass jedes Element genau dort ist, wo es sein soll.

2. Flexibilität

Veranstaltungen sind dynamisch und Änderungen in letzter Minute können fast nicht vermieden werden. Sei darauf vorbereitet, mit klaren Verfahren auf schnelle Anpassungen zu reagieren. Diese Flexibilität ist entscheidend und wird durch effektive Kommunikation ergänzt.

3. Kommunikation

Sei immer bereit für einen Dialog mit allen Beteiligten: Gästen, Lieferanten und deinem Team. Kontaktinformationen für externe Lieferanten sollten leicht zugänglich sein, und regelmäßige Treffen mit dem Team stellen sicher, dass alle an einem Strang ziehen, ihre Aufgaben verstehen und bereit sind, sich an Veränderungen anzupassen.

4. Preise

Jedes Detail hat seinen Preis, und jeder Preis sollte im Budget berücksichtigt werden. Stelle sicher, dass jeder Service, den du anforderst, klar quantifiziert und berücksichtigt wird - vom Ausleihen der Ausrüstung bis zur Dekoration. Veranstaltungen sind oft mit zusätzlichen Kosten verbunden. Lass dir keine davon durch die Lappen gehen.

5. Überprüfung und Bestätigung

Bevor du den BEO fertigstellst, berufe ein Meeting mit allen Beteiligten ein. Das ist die Zeit, um Details abzustimmen, Absprachen zu bestätigen und sicherzustellen, dass jedes Teil des Puzzles perfekt passt.

6. Technologie-Integration

Verwende eine Software, mit der du das BEO in das PMS integrieren kannst, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen jederzeit Zugang zu den aktuellen Informationen haben. Bei Mews denken wir anders über die Räume einer Unterkunft. Deshalb bieten wir in unserer Hotelsoftware Optionen für das Veranstaltungsmanagement an. Das macht es sowohl für Gäste, die einen Raum in unserer Unterkunft buchen wollen, als auch für die beteiligten Abteilungen einfacher, da sie alle Informationen aus demselben PMS abrufen können.

Fazit

BEOs sind nicht einfach nur Dokumente. Sie sind der Kompass, der jedes Detail des Veranstaltungsmanagements leitet und für Harmonie und Verständnis zwischen allen Beteiligten sorgt. Wenn wir zu unserem Ausgangspunkt zurückkehren, liegt der Schlüssel zu einem unvergesslichen Erlebnis für unsere Gäste in der Liebe zum Detail.. Je mehr Informationen wir über die Veranstaltung haben, die unseren Gästen vorschwebt, desto genauer können wir sie organisieren, unvorhergesehene Ereignisse minimieren und den Standard der von uns angebotenen Erlebnisse erhöhen. In der Welt der Ereignisse sind Details nicht nur wichtig, sie sind alles.