Tout savoir sur les commandes d'événement de banquet (BEO)

Que sont les commandes d'événement de banquet (BEO) ?

Considérez la commande d'événement de banquet, dont le sigle BEO signifie en anglais Banquet Event Order, comme le scénario d'un film, sauf que dans le cas présent, le film est votre événément. Ce document indispensable fait office de contrat entre l'hôtel et le client, et détaille chaque élément nécessaire à la réalisation de l'événement, de l'agencement des espaces à la restauration, en passant par les équipements audiovisuels et la décoration. Chaque information, quelle que soit son importance, mérite sa place dans le BEO.

La véritable valeur du BEO réside dans sa capacité à aligner les attentes de la clientèle aux capacités de l'hôtel, en veillant à ce que chaque service comprenne ce qu'on attend de lui. Ainsi, les risques de malentendus ou d'erreurs s'atténuent, et toutes les parties prenantes bénéficient d'une feuille de route. Quel qu'il soit, tout type d'événement (contenu en espagnol) doit posséder sa propre commande de service, indépendamment de son envergure et de sa complexité.

Prenez par exemple l'organisation d'une journée entière de réunions dans différentes salles, chacune avec ses propres besoins en restauration. Dans ce contexte, il faudrait préparer un BEO pour chaque réunion afin de garantir la configuration adéquate de chaque espace en fonction de ses propres spécificités. De cette manière, chaque département aura à sa disposition les BEO nécessaires pour proposer les services correspondants, en veillant à une exécution impeccable de tous les aspects de l'événement.

Les points indispensables à faire figurer dans une commande d'événement de banquet (BEO)

Lorsqu'il s'agit d'organiser des événements, les détails font toute la différence. Un BEO efficace doit être exhaustif et clair. Voici les éléments essentiels à ne pas omettre :

1. Les informations relatives à l'événement

Tout commence par les bases, comme la date, l'heure, la durée et le nom de l'événement. Elles sont les piliers sur lesquels tout le reste repose.

2. Les détails sur le client

Savoir qui est à l'origine de la réception est tout aussi important que l'événement en lui-même. Ces détails comprennent les coordonnées de l'organisateur et de la personne responsable le jour de l'événement, pour garantir une communication fluide.

3. L'agencement de l'espace

Il s'agit du cadre prévisionnel parfait : disposition des places assises, des tables et de toute spécification particulière de l'espace, plan détaillé à l'appui. Cet élément est essentiel, car il donne vie au projet du client.

4. La nourriture et les boissons

Le menu choisi, les horaires de chaque service et les régimes alimentaires spéciaux doivent être clairement précisés afin de satisfaire les papilles de chaque convive.

5. L'équipement audiovisuel et technologique

Du microphone aux projecteurs, veillez à ce que l'intégralité des équipements nécessaires soit inventoriée, tout comme leur disposition et le support technique requis, notamment le recours éventuel à des fournisseurs externes.

6. La décoration et l'ambiance

Définissez le ton de l'événement en choisissant une décoration qui parle à votre client : thèmes, palettes de couleurs, compositions florales, et tout autre élément qui contribue à créer l'atmosphère désirée.

7. Le service de stationnement

Si l'événement implique des places de parking, précisez si ces dernières seront accessibles aux assistants, le nombre de places réservées, et si un service de voiturier sera proposé ou s'il s'agira d'un stationnement en libre-service.

8. Le personnel

Des serveurs aux agents de sécurité, chaque membre de l'équipe joue un rôle crucial. Veillez à ce que les fonctions, les horaires et responsabilités de chacun soient bien définies.

9. Le calendrier

Un agenda détaillé constitue le squelette de votre événement : durée de montage, moments clés et démontage sont autant d'éléments à programmer de manière millimétrée.

10. Les politiques et paiements

Les conditions financières, telles que les arrhes et politiques d'annulation, doivent être limpides dès le début, afin d'éviter toute mauvaise surprise de dernière minute.

Chacun de ces éléments est une pièce du casse-tête qui, une fois résolu avec soin, promet un événement mémorable sans contretemps.

Points à prendre en compte lors de la création de votre BEO

Lorsque vous élaborez une commande d'événement de banquet (BEO), vous organisez non seulement un événement, mais vous orchestrez aussi une expérience inoubliable. Nous vous donnons ici quelques clés pour transformer une planification standard en une gestion événementielle de niveau professionnel :

1. La précision et la configuration

La clarté est votre meilleure alliée. Un BEO détaillé élimine les ambigüités et pose les bases d'un événement sans fausse note ni contretemps. Ne vous limitez pas à l'inventaire du mobilier et des équipements. Dessinez un plan détaillé du lieu de l'événement qui montre la disposition des scènes, des tables, des chaises et des appareils audiovisuels. En adoptant ce degré de précision, vous veillez à ne rien laisser au hasard - chaque élément sera exactement là où il doit être.

2. La flexibilité

Les événements sont dynamiques, et les changements de dernière minute font partie du jeu. Soyez prêt(e) à vous adapter en appliquant des procédures claires en cas d'ajustement en cours de route. Cette souplesse est indispensable, et une communication efficace vient la compléter.

3. La communication

Maintenez les canaux de dialogue (contenu en espagnol) ouverts avec toutes les parties prenantes : clients, fournisseurs et votre équipe. Les coordonnées des fournisseurs externes doivent rester à portée de main. Les réunions régulières avec l'équipe assurent que tout le monde va dans le même sens, comprend son rôle, et est prêt à s'adapter à n'importe quel changement.

4. Les tarifs

Chaque détail a un coût, et chaque tarif doit apparaître sur le devis. De la location des équipements à la décoration, veillez à ce que chaque service auquel vous avez recours soit clairement quantifié et pris en compte. Les événements impliquent souvent des frais supplémentaires, alors veillez à ce qu'aucuns ne vous échappent.

5. La révision et la confirmation

Avant de conclure le BEO, organisez une réunion avec toutes les parties prenantes. Cette réunion sera le moment idéal pour affiner les détails, confirmer les accords et vous assurer que chaque pièce du puzzle est à sa place.

6. L'intégration de la technologie

Utilisez un logiciel qui vous permet d'intégrer le BEO dans le système de gestion de l'hôtel, en veillant à ce que toutes les équipes aient accès à tout moment aux informations actualisées. Chez Mews, nous considérons tous les espaces de l'hôtel de manière différente. Par conséquent, nous proposons des options de gestion d'événements dans notre logiciel hôtelier. Ces options facilitent la tâche des clients qui souhaitent réserver un espace dans l'hôtel, ainsi qu'aux services impliqués, puisque tous peuvent accéder à l'information depuis le même PMS.

Conclusion

Les BEO ne sont pas des documents sans importance. Au contraire, ils représentent la boussole qui oriente chaque détail de la gestion événementielle, garantissant l'harmonie et l'entente entre toutes les parties prenantes. Si nous revenons à notre point de départ, la clé pour créer une expérience inoubliable pour nos convives réside dans le souci minutieux du détail. Plus nous possédons d'informations sur l'événement que les clients ont imaginé dans leur tête, plus nous serons précis au moment de l'organiser et plus nous réduirons le risque d'imprévus. Ainsi, nous élevons les standards des expériences que nous offrons. En fin de compte, dans le monde de l'événementiel, les détails sont bien plus qu'importants, ils font toute la différence.