Over AKZENT Hotel Roter Ochse
AKZENT Hotel Roter Ochse wordt al drie generaties lang door dezelfde familie gerund en is een accommodatie met 31 kamers in de op de UNESCO-lijst opgenomen Boven-Midden-Rijnvallei. Het hotel maakt deel uit van AKZENT Hotels, een collectief van meer dan 70 onafhankelijke hotels in boetiek- en familiebezit in heel Duitsland, elk bekend om zijn karakter, regionale smaken en unieke gastervaringen.
Toen Roter Ochse hun oude HS3-systeem inruilde voor Mews, was de impact onmiddellijk. Check-in tijden vervallen. De tijd die medewerkers besteden aan handmatige administratie is sterk gedaald. Gasten genoten van een soepeler verblijf met meer persoonlijke aandacht.
Met Mews als backend kan het team zich nu richten op het creëren van uitzonderlijke ervaringen en een benchmark zetten voor hoe Duitse hotels de toekomst kunnen omarmen zonder hun erfgoed te verliezen.
"We wilden een echte digitale boost voor ons hotel. De vorige software kon onze visie van een moderne, volledig digitale guest journey gewoon niet ondersteunen."
Snelle, gestructureerde en gezamenlijke onboarding
Uitdaging
Digitalisering haalt de menselijke verbinding niet weg - het maakt juist meer mogelijk. Maar voor de overstap naar een nieuw systeem is meer nodig dan nieuwe software; het vereist effectief verandermanagement. Zonder de juiste begeleiding kan het proces ontmoedigend aanvoelen.
Oplossing
Het onboarding team van Mews werkte hand in hand met de projectleiders van het hotel en creëerde een duidelijk plan en tempo dat iedereen kon volgen. Het personeel werd getraind in de modules die ze dagelijks zouden gebruiken, terwijl de manager de extra stap nam om een sessie in huis te organiseren om het leren te versterken. Het was een soepele, gezamenlijke uitrol waarbij iedereen zich zelfverzekerd, gesteund en klaar voor verandering voelde.
Resultaat
- 4 weken tot go-live
- Moderne processen, tevredener personeel en meer tijd voor gasten
"We hebben elk teamlid betrokken bij het uitrolproces. De nieuwe manier van denken sloeg snel aan. Iedereen die met Mews werkt, waardeert het intuïtieve ontwerp en de transparantie."
Indrukwekkende optimalisatie op meerdere gebieden
Uitdaging
Het doel van het vervangen van een servergebaseerd systeem door een flexibele cloud oplossing was het automatiseren van processen rondom reserveringen, check-in, betalingen en housekeeping, waardoor er meer tijd vrijkwam voor het engagement van de gasten.
Oplossing
Twee Mews Kiosken staan nu bij de receptie, met een derde in een beveiligde vestibule buiten voor late aankomsten. Gasten kunnen inchecken zonder wachtrijen en hun verblijf op hun eigen termijn beginnen. Het is een enorme opluchting voor het team van de frontdesk, vooral tijdens drukke aankomsttijden. Je hoeft niet meer naar handgeschreven registratieformulieren te staren - de gegevens komen nu rechtstreeks digitaal in het systeem terecht, wat elke week uren opslaat. Housekeeping werkt volledig papierloos via de Mews app, waarbij realtime kamerstatus wordt gesynchroniseerd. Voorheen moest het personeel vragen of een kamer klaar was. Nu is één blik op de app voldoende.
Resultaat
- 60% tarief check-in via Mews Kiosk
- Het aanmaken van sleutelkaarten, het controleren van het saldo en het afhandelen van betalingen zijn volledig geïntegreerd in het Kiosk proces.
- Snellere housekeeping werkzaamheden en meetbare vooruitgang naar duurzaamheidsdoelen
Onze gasten zijn vaak verbaasd hoe makkelijk ze Mews Kiosk kunnen gebruiken. En voor terugkerende gasten is het echt een tijdsbesparing omdat hun gegevens al zijn opgeslagen.
Meer flexibiliteit, meer controle - moderne betalingsverwerking
Uitdaging
Het beheer van betalingen was tijdrovend en foutgevoelig. Het hotel had een oplossing nodig die transacties kon stroomlijnen en handmatige invoer kon verminderen.
Oplossing
Met Mewskan het hotel nu flexibele boekingsmodellen aanmaken en eenvoudig tarieven en betaalwijzen aanpassen - of het nu gaat om inclusief ontbijt, niet-restitueerbaar tarief of volledig flexibel tarief. Deze veelzijdigheid komt zowel gasten als revenue management ten goede. Betalingen lopen via Mews Payments en worden veilig verwerkt, met geautomatiseerde beveiligingen om het risico op fraude en diefstal te verkleinen. Op locatie, Mews Terminals lezen kaartgegevens automatisch en triggeren transacties direct vanuit de PMS, waardoor het risico op handmatige fouten wordt weggenomen en er geen papieren bonnen meer nodig zijn.
Resultaat
- Geen papier om af te drukken, geen handmatige vertragingen - gewoon directe verwerking van betalingen
"We hebben nu de neiging om gasten bij aankomst in rekening te brengen, wat de knelpunten bij het uitchecken aanzienlijk heeft verminderd. Omdat aankomsten meestal gespreid over de dag plaatsvinden, verlicht dit de werklast bij de receptie."
Meer tijd voor gasten - echte hospitality powered by tech
Uitdaging
Tijd die wordt besteed aan papierwerk en achter schermen is tijd die van gasten wordt afgenomen. Bij AKZENT Hotel Roter Ochse werd handmatig beheer beperkt tot de persoonlijke benadering die familiehotels onderscheidt.
Oplossing
Wat begon als een technisch project is uitgegroeid tot een echte differentiator in de dagelijkse werkzaamheden. Nu veel taken zijn geautomatiseerd, heeft het personeel meer tijd voor de gasten. Dus als een gezin onverwacht vroeg aankomt na een lange rit, kan de receptie ze persoonlijk begroeten, lokale fooien geven en ervoor zorgen dat ze zich thuis voelen - en dat allemaal voordat de kamers klaar zijn.
Resultaat
- Deze oprechte momenten van verbinding komen nu elke dag voor
"Veel vakantiegasten komen opdagen zonder vaste plannen. Met Mews die de administratie afhandelt, hebben we daadwerkelijk tijd om te kletsen, fooien te delen en aanbevelingen te geven - iets wat voorheen onmogelijk was tijdens hectische check-in's."
Vooruitkijken
AKZENT Hotel Roter Ochse onderzoekt de integratie van een AI-gestuurd telefoonsysteem om standaard aanvragen en boekingen voor support via spraak af te handelen.
"Dit zou een echte hulp zijn tijdens piektijden. Het automatiseren van dit gebied zou ons nog meer flexibiliteit geven," legt Heike uit.
Hun voorbeeld laat zien wat doordachte digitalisering kan doen voor Duitse familiehotels - als het strategisch is en gericht op het verbeteren van de gastervaring.
Uitgelichte integraties
AKZENT Hotel Roter Ochse kan nieuwe digitale tools verkennen via Mews Marketplace van meer dan 1.000 apps. Zonder kosten voor integratie is het eenvoudig en met weinig risico om een platform aan te passen dat bij hun merk past en de gastervaring verbetert.
DIRS21
DIRS21 is een webgebaseerd systeem voor reserveringen en channel management dat AKZENT Hotel Roter Ochse volledige toegang geeft tot de wijde wereld van online distributie. Ze hebben een grondige marktexpertise en bieden al meer dan 20 jaar oplossingen voor de hotel-, catering- en toerismesector.
Betterspace
Betterspace helpt hotels duurzaamheid te stimuleren met slimme oplossingen, van gastcommunicatie tot energiebeheer en hotelinfrastructuur. Hun technologie verbetert de efficiëntie, vermindert afval en ondersteunt milieuvriendelijke hospitality.
