Islander Inn

Over Islander Inn

Islander Inn is een resort met 110 kamers in het hart van Put-in-Bay, Ohio, een eiland dat bekend staat om zijn openluchtbars en eindeloze zomerweekenden. De accommodatie biedt de meeste voorzieningen van alle naburige resorts: drie zwembaden, swim-up bars en twee favorieten voor de gasten: cabana's en golfkarretjes, de belangrijkste transportmodus van het eiland. Toen nieuwe eigenaren het vier jaar geleden overnamen, was het resort toe aan een serieuze operationele reset.

Na de overstap van WebRezPro naar Mewsheeft het team de manier waarop ze reserveringen, betalingen, inventaris en gastcommunicatie beheren opnieuw vormgegeven. Tegenwoordig verloopt hun lobby soepeler, kunnen gasten alles online boeken en geniet het bedrijf van hogere inkomsten en betere business reviews.

Operationele automatisering, soepelere workflows

Uitdaging

Omdat Islander Inn op een eiland ligt, komen gasten niet geleidelijk aan - ze landen in golven van veerboten. Op piekmomenten kwamen er wel 30 kamers tegelijk binnen, waardoor de kleine lobby overspoeld werd en het personeel vast kwam te zitten in trage, handmatige check-in stappen.

Oplossing

Mews het zware werk naar voor de aankomst verschoven. Met Online inchecken en digitale registratie bereiken gasten de balie met alles al klaar, waardoor wat eerst een paar minuten administratie was, verandert in een snelle check-in van 60-90 seconden. De stabielere stroom zorgt voor minder knelpunten en minder fouten, en het team heeft eindelijk de ademruimte om zich op de gasten te richten, iets wat ze tijdens drukke periodes nooit prioriteit hadden kunnen geven. Training werd ook eenvoudiger: het team geeft de voorkeur aan korte Mews University video's boven het bestuderen van lange handleidingen, waardoor het leren sneller en interactiever ging.

Resultaat

• Minder vertragingen en administratieve knelpunten, wat leidt tot snel inchecken

Van extra's een belangrijke inkomstenbron maken

Uitdaging

Golfkarretjes werden beheerd in een apart systeem buiten het oude PMS van de Islander Inn. De zichtbaarheid was slecht, overboekingen kwamen vaak voor en de frontdesk moest inloggen op drie verschillende platforms om de reserveringen bij te houden.

Oplossing

Mews kamers, golfkarretjes en cabana's ondergebracht in één gezamenlijke boekingsflow. Gasten kunnen nu online extra's toevoegen met realtime prijzen en beschikbaarheid. Handmatig giswerk dat tot fouten leidde is vervangen door een intuïtieve "one-stop" ervaring met reserveringen. Bij het inchecken ziet het personeel meteen welke add-on's al bevestigd zijn, zodat het proces snel en georganiseerd verloopt. En nu de extra's zichtbaar zijn in de boekingsmodule, begonnen meer gasten deze vooraf te boeken en velen die voorheen elders huurden, kozen in plaats daarvan voor Islander Inn.

Resultaat

• Bijkomende inkomsten uit golfkarretjes verdubbeld
• Personeel hoeft niet meer te schakelen tussen meerdere systemen

Snellere, veiligere betalingen die de frontdesk ontlasten

Uitdaging

Handmatige invoer van kaarten duurde bijna twee minuten per gast en zette de deur open voor fouten, dubbele betalingen en chargebacks - en dat allemaal tijdens de drukste golven van aankomst in het resort.

Oplossing

Mews Payments Automatisch in rekening brengen bij boeking of een bepaald aantal dagen voor aankomst, zodat het personeel geen kaartgegevens hoeft te verwerken tijdens het inchecken. Getoken kaarten maken elke transactie veiliger, terwijl tap-to-pay terminals persoonlijke betalingen versnellen. De betalingssynchronisatie met QuickBooks heeft ook de afstemming vereenvoudigd, de werklast van de back office verminderd en managers vrijgemaakt om tijd te besteden aan het coachen van hun teams in plaats van aan het najagen van fouten.

Resultaat

• 5 uur per week opgeslagen op betalingstaken
• Chargebacks aanzienlijk verminderd in 2025
• Snellere aankomst en minder fouten

Personalisatie en snellere probleemoplossing dankzij AI

Uitdaging

Het team wilde loyale gasten consistenter erkennen en minder afhankelijk zijn van managers voor routinevragen over hun nieuwe PMS, vooral tijdens drukke seizoensmaanden.

Oplossing

Mews AI Smart Tips maakte het voor het personeel gemakkelijk om terugkerende gasten te herkennen. Het hielp het team om conversaties te personaliseren en een gedenkwaardiger welkom aan te maken. Deze zichtbaarheid inspireerde ook tot een nieuw initiatief: gepersonaliseerde VIP-sleutelkaarten gegraveerd met de naam van de gast zodra ze aan hun derde verblijf toe zijn - een klein gebaar met een grote emotionele impact. Het dagelijkse werk ging ook sneller. Mews De chatbot werd een essentieel hulpmiddel voor de frontdesk en beantwoordde ter plekke vragen als "hoe kan ik…?", waardoor het niet meer nodig was om een manager te waarschuwen.

Resultaat

• Medewerkers gebruiken Mews chatbot ongeveer 30 keer per dag
• Zelfverzekerder personeel, minder onderbrekingen door managers
• VIP-sleutelkaarten geïntroduceerd voor terugkerende gasten (3+ verblijven)

Uitgelichte integraties: Akia gastberichten

De gastcommunicatie was inconsistent en moeilijk te beheren via meerdere systemen, waardoor het moeilijk was om gasten voor aankomst wegwijs te maken of beoordelingen aan te moedigen na het uitchecken. Met Akia volledig geïntegreerd in Mewsvoert het team nu alle gastberichten uit via één workflow.

Geautomatiseerde herinneringen, instructies voor aankomst en beoordelingen na verblijf houden gasten op de hoogte en betrokken zonder extra werk voor het personeel.

De combinatie van Mews insights en Akia messaging heeft ook meer mogelijkheden aangemaakt om diensten te personaliseren. Het personeel van de Islander Inn kan sneller reageren op verzoeken en drukke weekenden afhandelen met minder handmatige contactmomenten, wat heeft bijgedragen aan een grote stijging van de online beoordelingen.