Businessplan Hotel: Erfolgreich gründen und Investoren überzeugen

Was ist ein Businessplan für ein Hotel?

Wer ein Hotel eröffnen möchte, braucht einen Businessplan. Ein Businessplan ist nichts anderes als ein zusammengefasstes Existenzgründungskonzept. Der Fahrplan, der von Beginn bis über die Eröffnung hinaus das Hotelkonzept präsentiert und alle Aspekte aufeinander abstimmt. Im Kern werden drei Fragen im Businessplan beantwortet: 

• Was soll aufgebaut werden?  
• Für wen?  
• Wie wird damit dauerhaft Geld verdient? 

Wichtig ist der Gedanke, dass dieser Plan zwar als Grundlage für die Finanzierung durch Banken und Investoren geschrieben wird, er ist aber mindestens genauso wichtig als Orientierungshilfe für die Gründer. Er bringt vage Ideen auf den Punkt und kann als internes Zielsetzungs- und Steuerungsinstrument genutzt werden.  

Warum ist ein Businessplan bei Hotelgründung unverzichtbar?

Vorteile für Gründer

Ein Businessplan zwingt von Beginn an dazu, das Hotelkonzept so klar zu formulieren, dass es sich von anderen Angeboten abhebt – und gleichzeitig im Alltag umsetzbar bleibt. Kein Raum für unrealistische Ideen, die sich charmant anhören, aber nicht wirtschaftlich sind. Und auch typische Stolpersteine werden ausgeräumt: Zu optimistische Auslastungsannahmen, unklare Zielgruppe oder fehlende Kosten-Transparenz müssen nachgeschärft werden. 

Darum sollte der Businessplan auch über den Eröffnungstag hinaus durchgehend angepasst werden. Denn gerade in den ersten Jahren sind die Prozesse noch nicht eingespielt, das Hotel noch nicht auf dem Markt etabliert und Kosten können überraschen. Moderne Software liefert Hotelberichte in Echtzeit- genau dann ist der richtige Zeitpunkt für Anpassungen. Häufig wird der Zeitraum der Planung auf die ersten drei Jahre gelegt, weil in dieser Phase die meisten Weichen gestellt werden: Positionierung, Vertrieb, Kostenstruktur, Team und operative Abläufe. 

Anforderungen von Banken und Investoren

Bei der Hoteleröffnung ist eines der wichtigsten Themen die Finanzierung. Und Kapitalgeber achten auf zwei Dinge: ein nachvollziehbares, differenziertes Konzept und eine belastbare Finanzplanung. Die Idee muss sofort verstanden werden, inklusive Einordnung auf dem Markt. Und die finanzielle Substanz muss aufgeschlüsselt sein: Kosten, Umsatzannahmen, Rentabilität, Liquidität und ein realistischer Zeitplan bis zum Break-even. Die Hotelgewinnspanne sollte idealerweise jedes Jahr steigen. Wer Fremdkapital benötigt, muss ehrlich zeigen, dass das Unternehmen profitabel ist und Risiken gesehen und gemanagt werden.  

Aufbau und Inhalt eines Hotel-Businessplans

Executive Summary

Die Executive Summary ist das auf den Punkt gebrachte Konzept: Hotelidee, Alleinstellungsmerkmal, Zielgruppe, Marktpotenzial, Kapitalbedarf und Finanzierung. Sie sollte kurz sein, aber so konkret, dass auf den ersten Seiten klar wird, worum es geht – und warum das Projekt funktionieren kann.  

Geschäftsidee, Angebot, Zielgruppe

Dann wird die Idee ausformuliert. Aber so, dass das Angebot überzeugt. Etwas mehr als „saubere Zimmer, freundlicher Service und WLAN“ ist schon notwendig. Welche Hotelart wird geplant (Boutique, Business, Wellness, Hostel)? Welche Ausstattung und welche Services gehören dazu? Welche Zusatzangebote ergänzen das Kernprodukt? 

Die Zielgruppe ist dabei entscheidend. Wer ein Hotel für Geschäftsreisende plant, muss andere Erwartungen erfüllen, als bei Familien, Paaren oder Low-Budget-Reisenden. Dabei hilft es, die Customer Journey von der ersten Suche im Internet bis zum Check-out gedanklich zu durchlaufen und die entscheidenden Stellschrauben zu beachten.  

Marktanalyse, Standort und Wettbewerb

Eine Standortanalyse ist mehr als eine gute Anbindung an Autobahnen oder öffentliche Verkehrsmittel. Dieser Teil umfasst die Eignung der Lage für die Zielgruppe, Nachfrage und Angebot, beachtet saisonale Schwankungen mit Blick auf die Region, das Preisniveau beschreibt Gästesegmente und Konkurrenz. Der Blick auf den Wettbewerb sollte möglichst detailliert verdeutlichen, wodurch sich das eigene Konzept abhebt. Welche Alternativen gibt es, womit punkten die anderen, und welche Lücke bleibt offen? Genau diese Lücke ist später das Argument für die Existenzberechtigung des eigenen Konzepts. 

Marketing- und Vertriebsstrategie

Ohne Hotelwerbung keine Buchungen. Wie soll das Hotel Aufmerksamkeit gewinnen? Auch das sollte im Businessplan erläutert werden. Die Steigerung von Direktbuchungen, das Schaffen von Sichtbarkeit und die Nutzung der unterschiedlichen Kanäle sollten erklärt werden. In der Hotellerie ist Marketing nicht nice to have, sondern der zentrale Hebel für Auslastung. 

Kosten, Finanzierung und Rentabilität bei einer Hotelgründung

Der wichtige Part der Hotelkosten umfasst nicht nur die Aufschlüsselung der Hotelbetriebskosten. Oft werden die anfallenden Kosten in drei Kategorien gegliedert: 

• Investitionen und Gründungskosten: Dazu gehören einmalige Posten wie Kauf/Pacht, Renovierung, Umbau, Ausstattung, Gebühren, Beratung, Website, Eröffnung. 
• Fixkosten: Das umfasst regelmäßige Zahlungen wie Pacht/Miete, Personal, Versicherungen, Energie, Zinsen, Verwaltung, Telekommunikation, Marketing-Grundrauschen. 
• Variable Kosten: Das umfasst Kosten nach Auslastung wie Wäsche, Reinigungsmittel, Wareneinsatz. 

Wichtig ist zu beschreiben, wann der Break-even erreicht ist. Sprich, ab wann die Einnahmen die Gesamtkosten decken. So kann besser definiert werden, was die absolute Preisuntergrenze für immer ist und wie die Auslastungsziele aussehen. Dennoch sollten immer Rücklagen geschaffen werden, um unvorhersehbare Ausgaben und Buchungseinbrüche überstehen zu können.  

PMS im Businessplan: Zahlen statt Bauchgefühl

Der Businessplan besteht aus Zahlen. Das kann erst einmal überfordern. Aber Gründer müssen diese Zahlen nicht allein jonglieren und mit Excel kämpfen. Ein Property-Management-System (PMS) unterstützt die Erstellung und Anpassung eines Businessplans, indem es die Planung in Kennzahlen übersetzt. Auslastung, durchschnittlicher Zimmerpreis (ADR), Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) und Buchungskanäle schaffen eine Datenbasis für Umsatzberechnungen und das Kalkulieren verschiedener Szenarien.  

Das ist besonders wertvoll im laufenden Betrieb – die Software liefert in Echtzeit Berichte, auf deren Basis der Businessplan angepasst und Entscheidungen getroffen werden können. Auch Tools für automatisierte Zahlungsprozesse verbessern nicht nur die Guest Journey, sondern dienen auch der präzisen Erfassung aller Daten. Wer sich von digitaler Technologie helfen lässt, hat somit einen klaren Vorteil. 

Häufige Fragen zum Businessplan Hotel

Wie lange dauert die Erstellung?

Das kommt immer auf den Einzelfall und die Komplexität des Konzepts an. Von einigen Wochen bis zu Monaten und Jahren ist alles möglich. Markt, Standort, Konzept, Kosten und Finanzierung müssen schließlich sauber zusammengeführt werden. 

Welche Fehler führen zu Bankablehnungen?

Wer Zahlen schönt, unplausible Umsätze annimmt, keine Liquiditätsplanung integriert oder keine Rücklagen einplant, bringt kein sicheres Finanzierungskonzept mit. Auch bei Lücken an anderen Stellen, wie einer unklaren Positionierung, kann eine Finanzierung abgelehnt werden. 

Braucht es professionelle Hilfe?

Theoretisch kann jeder einen Businessplan erstellen. Aber es ist immer eine gute Idee, sich fachliche Kompetenz und Erfahrungswerte durch Hotelberater ins Boot zu holen. Vor allem bei der Finanzierung, der Rechtsform, dem Thema Steuern und Bau-/Umbaukosten ist das von enormem Wert.

Fazit

Ein Hotel-Businessplan ist kein Pflichtdokument für die Schublade, das Gründer nun mal schreiben müssen. Es ist essenziell für Finanzierungen und die eigene Zielsetzung und Orientierung. Eine klare Logik aus Markt, Angebot, Organisation und Zahlen. Wer Konzept und Finanzplanung sauber verbindet und digitale Tools wie ein PMS früh mitdenkt, schafft ein Fundament, das nicht nur Investoren überzeugt, sondern auch den Betrieb langfristig tragfähig macht. 

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