Cloud PMS: Die digitale Revolution im Hotelmanagement

Was ist ein Cloud PMS und wie unterscheidet es sich?

Buchungen erfassen, Gäste ein- und auschecken, Rechnungen schreiben - früher waren Property-Management-Systeme hauptsächlich digitale Helfer für die Rezeption. Mittlerweile hat sich das Einsatzgebiet wesentlich erweitert. Moderne Cloud-Lösungen fungieren als zentrale Schaltstelle für nahezu alle Betriebsabläufe - von der Zimmerverwaltung über die Gastronomie bis zu Datenanalysen und Gästekommunikation.

Der entscheidende Unterschied zu herkömmlichen Systemen liegt in der Bereitstellung. Dafür sind sperrige Server im Keller mehr nötig, keine manuellen Updates, die das IT-Team nachts installieren muss. Stattdessen läuft bei cloudbasierter Hotelsoftware alles über das Internet, wird vom Anbieter gewartet und aktualisiert sich praktisch von selbst. Neben gesparten Kosten und weniger Zeitaufwand können somit auch alle Verantwortlichen von überall aus auf das System zugreifen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Vereinfachte Abläufe durch intuitive Bedienung
• Gesenkte Kosten ohne Hardware-Investitionen
• Maximale Flexibilität durch Zugriff von überall
• Exzellenter Gästeservice durch digitale Features
• Kontinuierliche Innovation durch automatische Updates

Zentralisierung der Abläufe: Von der Rezeption bis zum Housekeeping

Ein Cloud PMS macht Hotelteams aller Bereiche mobil und ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff. Empfangsmitarbeiter können Gäste mit dem Tablet direkt in der Lobby begrüßen und einchecken, ohne an den Tresen gebunden zu sein. Das Housekeeping-Team erhält in Echtzeit Updates auf dem Smartphone, sobald ein Zimmer frei wird - das Empfangsteam kann den Status direkt einsehen und das Zimmer unmittelbar nach Reinigung vergeben. Manager behalten den Überblick, haben von unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Kennzahlen und können spontan reagieren.

Diese Flexibilität ist besonders bei Betreibern mehrerer Standorte oder Unterkünfte mit unterschiedlicher Nutzung essenziell. Alle Häuser sind über eine einzige Plattform vernetzt, Gästedaten werden zentral gespeichert und sind übergreifend verfügbar. Das ermöglicht nicht nur konsistenten Service über alle Häuser hinweg, sondern auch ein tieferes Verständnis für die Zahlen - von Gästepräferenzen und -historie bis zu den Verkaufs- und Belegungsdaten.

API-Integration: Individuell Anwendungen zusammenstellen

Früher wurde eine Lösung auf alle Hotels gepresst. Heute können sich Hotelbetreiber aus 1000 Anwendungen genau die im PMS zusammenstellen, die für ihr Haus relevant sind. Moderne Systeme lassen sich problemlos mit Channel-Managern für die Verteilung auf Buchungsportalen, Revenue-Management-Tools für dynamische Preisgestaltung, Kassensystemen für Restaurant und Bar, digitalen Gästemappen, Schließsystemen und Buchhaltungssoftware verbinden.

Diese Integration schafft einen durchgängigen Datenfluss, ein ganzheitliches System. Wenn ein Gast online bucht, aktualisiert sich automatisch die Verfügbarkeit auf allen Kanälen. Transaktionen aus dem Restaurant erscheinen direkt auf der Zimmerrechnung. Das Ergebnis: keine doppelten Eingaben, weniger Fehler, mehr Zeit für den persönlichen Kontakt - der Gast steht viel mehr im Fokus.

Verbesserung des Gästeerlebnisses durch digitale Services

Digitale Services für mehr Autonomie

Digitale Services wie Online-Check-in, kontaktlose Zahlungen und digitale Schlüssel sind bei zeitgemäßen Hotelgästen keine Ausnahme mehr, sie erwarten digitale Services als Standard. Self-Service-Optionen geben Gästen mehr Autonomie, ohne dass der persönliche Service darunter leidet.

Personalisierung durch intelligente Datennutzung

Die Systeme erfassen detaillierte Gastprofile über alle Aufenthalte hinweg. Die Empfangsmitarbeiter kennen die bevorzugte Zimmerkategorie und Ausstattung, Allergien, besondere Wünsche und Kommunikationsvorlieben. Diese Informationen helfen dabei, jeden Besuch noch individueller zu gestalten und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen - jeder Gast fühlt sich besonders wertgeschätzt, wenn er nicht nur mit Namen angesprochen wird, sondern bei Anreise auch das gewünschte Kopfkissen bereitliegt.

Treueprogramme für Kundenbindung

Wer mehr will, kann nahtlos Treueprogramme integrieren. Gäste sammeln Punkte bei Direktbuchungen und können diese für Upgrades, Pakete oder Erlebnisse einlösen - alles automatisch verwaltet, ohne manuellen Aufwand.

Geschäftseinblicke in Echtzeit

Neben der perfektionierten Gästebetreuung helfen moderne Cloud-Lösungen auch in geschäftlichen Belangen. Sie liefern den Verantwortlichen Erkenntnisse in Echtzeit über konfigurierbare Dashboards. Hoteliers haben alle wichtigen Kennzahlen immer im Blick: Die aktuelle Auslastung und Verfügbarkeit, Umsatzentwicklung nach Bereichen, Performance verschiedener Vertriebskanäle, Housekeeping-Status und Zimmerbereitschaft gibt es auf Knopfdruck für den gewünschten Zeitraum - ohne langes Rechnen und dank Visualisierung auf einen Blick erfassbar.

Mit diesen Informationen können jederzeit fundiertere Entscheidungen getroffen werden, Preise lassen sich flexibel an die Nachfrage anpassen, die Personalplanung wird präziser und agiler, Marketingmaßnahmen können gezielt gesteuert werden.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Routineaufgaben sind nicht nur nervig - sie rauben auch Zeit. Cloud-Systeme können dem Team viele wiederkehrende Tasks abnehmen. Einige Beispiele:

• Zahlungen werden automatisiert - das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern auch manuelle Fehler bei der Abrechnung. Dabei bleibt alles durch Tokenisierung sensibler Kartendaten sicher und auch die DSGVO-Konformität ist gewährleistet.
• Wartungspläne lassen sich über mehrere Standorte synchronisieren.
• Dynamische Preisstrategien werden automatisiert umgesetzt. Das System schlägt optimal die besten Preis-, Paket- und Raumkombinationen vor, die den Umsatz maximieren.
• Upselling-Möglichkeiten werden automatisch erkannt und dem Gast zum richtigen Zeitpunkt angeboten.

Ist der Umstieg auf ein Cloud PMS komplex?

Die Etablierung eines Cloud PMS

Wer sich für ein Cloud PMS entschieden hat, stellt sich die nächste Frage: Wie kann das PMS umgestellt werden? Idealerweise werden derartige Lösungen bedacht und von Anfang an etabliert, wenn ein Hotel eröffnet wird. Aber auch die Umstellung im Betrieb von einem regulären PMS auf ein Cloud PMS ist problemlos möglich.

Die gute Nachricht: Moderne Cloud-PMS-Systeme sind benutzerfreundlich und intuitiv. Selbst Mitarbeiter ohne Vorerfahrung finden sich schnell zurecht, da die Oberflächen auf einfache Bedienung ausgelegt sind. Stundenlange Schulungen gehören der Vergangenheit an. Einmal aufgesetzt, können die Teams also sofort damit arbeiten.

Und was kostet ein Cloud PMS?

Die Kosten eines PMS unterscheiden sich von Hotel zu Hotel. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Größe und Art der Unterkunft
• Funktionsumfang und Module
• Lizenzmodell und Nutzeranzahl
• Serviceumfang (Support durch PMS-Anbieter)
• Buchungsvolumen

Die meisten Anbieter bieten Pakete für unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen an. Viele, so auch Mews, bieten flexible und skalierbare Optionen - so findet sich für jedes Hotel die richtige individuelle Lösung und das richtige Preismodell.

Fazit

Buchungen, Housekeeping, Payments, Reporting - bei Cloud PMS kommt alles zusammen. Teams arbeiten mobiler, Routineaufgaben werden übernommen und laufen leiser im Hintergrund, und das Gästeerlebnis wird persönlicher. So entsteht mehr Zeit für den guten Service - und im Backoffice der Überblick für bessere Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen.

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