Was ist ein cloudbasiertes POS-System und was sind seine Vorteile?

Ein cloudbasiertes POS-System ist ein Kassensystem, das mit dem Internet verbunden ist und für die Zahlungsabwicklung in allen Branchen, einschließlich des Gastgewerbes, verwendet werden kann. Dafür werden Hardware und Software miteinander kombiniert. Manchmal wird es auch als ePOS bezeichnet, weil das System elektronisch über einen Webbrowser im Internet eingesetzt werden kann.

Diese Art von POS-System hat viele Vorteile, die wir in diesem Artikel genauer betrachten und wie du das beste cloudbasierte POS-System für dein Unternehmen auswählst. Fangen wir also an.

Was ist ein cloudbasiertes POS-System?

Ein cloudbasiertes POS-System ist eine Methode zur Verwaltung von Zahlungen und Transaktionen für jede Art von Unternehmen, bei der die Informationen auf externen Servern in der Cloud gespeichert werden. Es besteht aus einer Front-End-Hardware, mit der Gäste und Mitarbeiter deines Hotels direkt über ein Tablet, Smartphone oder internetfähiges Gerät interagieren können. Das Backend enthält eine Software, mit der du Daten, Kundenprofile, Einblicke und mehr von jedem Webbrowser aus verwalten kannst.

Da die Daten und Informationen im Internet gespeichert werden, kannst du von überall darauf zugreifen, solange du eine Internetverbindung hast. Es sind kaum Trainings- oder Einrichtungsmaßnahmen erforderlich, da du die App im Grunde nur herunterlädst, sobald dein Unternehmen mit dem Anbieter des Point of Sale verbunden ist und die SaaS-Technologie (Software as a Service) nutzt.

Was sind die Vor- und Nachteile eines cloudbasierten POS-Systems?

Es gibt viele Vorteile und weniger Nachteile, wenn du ein POS-System verwendest, das auf der Cloud basiert. Schauen wir uns das mal an.

Integriere dich mit anderen Systemen

Einer der größten Vorteile eines Systems, das für seine Funktionen beim Point of Sale die Cloud nutzt, ist die Möglichkeit der einfachen Integration mit deinem PMS, um deinen Betrieb zu optimieren. Integration bedeutet auch, dass alles in Echtzeit aktualisiert wird und Zahlungen über alle deine Systeme hinweg rationalisiert werden. Je besser deine Systeme integriert sind, desto einfacher ist es, alle Aspekte deines Geschäfts zu optimieren, von der Berichterstattung bis zu den täglichen Aufgaben.

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Nutze es von überall und jederzeit

Mit einem POS für Hotelrestaurants, auf den du virtuell zugreifen kannst, kannst du bei Gästen überall im Hotel abbuchen, sei es an der Rezeption, an der Poolbar, von ihrem Hotelzimmer aus oder im Hotelrestaurant, was dazu beiträgt, das Gästeerlebnis zu verbessern. Außerdem kannst du alle Daten an einem Ort synchronisieren, sodass sie leicht zugänglich sind, egal wo du bist und mit welchem Gerät du darauf zugreifst. Das sorgt für eine effizientere Datenerfassung und Optimierung.

Die Konnektivität hat aber auch ihre Nachteile, denn wenn der Server oder das Internet ausfällt, riskierst du, dass du ohne Zahlungssystem dastehst, was sich negativ auf den Umsatz deines Unternehmens auswirken kann. Aber selbst wenn dein WiFI ausfällt, solltest du in der Lage sein, zu deinem Netzwerkanbieter zu wechseln, um deine Verkäufe zu bearbeiten.

Keine Schulung erforderlich

Einer der Vorteile eines cloudbasierten POS-Systems ist, dass es sehr intuitiv ist: Du kannst dich bei einem Anbieter anmelden, die App herunterladen und schon kannst du loslegen. Das bedeutet, dass du und dein Personal keine Zeit für Schulungen aufwenden müssen. Da diese Art von System so einfach zu bedienen ist, bedeutet das aber auch, dass sich der Support auf Online-Support beschränken kann.

PPreise

Die Preise für Cloud-basierte Systeme basieren in der Regel auf einem dreistufigen Abonnementmodell, das für Einsteiger besonders vorteilhaft ist, weil es eine niedrige Eintrittsbarriere hat. Je mehr Unterkünfte du hast und je mehr Features du benötigst, desto höher wird jedoch dein monatlicher Beitrag.

Kein Backup erforderlich

Cloud-Systeme haben einen großen Vorteil gegenüber herkömmlichen Systemen: Alle Informationen werden im Internet gespeichert, sodass es nicht nötig ist, Kundendaten und Einblicke zu sichern, und kein Risiko eines Datenverlusts besteht. Wie wir bereits erwähnt haben, kann sich ein Stromausfall oder ein Serverdefekt jedoch negativ auf den Umsatz deines Hotels auswirken.

Spare bei den Hardwarekosten

Da SaaS-Produkte über eine Internetverbindung laufen, musst du nicht in teure Hardware investieren. Sogar ein Smartphone oder Tablet mit Internetzugang kann für die Abwicklung von Transaktionen verwendet werden. Es besteht auch kein Risiko, dass Teile ausgetauscht werden müssen, da kein physisches Gerät benötigt wird. Software-Updates werden automatisch gestartet, sodass du kein Geld in Techniker investieren musst, um dein Gerät manuell zu aktualisieren.

Wie du das beste cloudbasierte POS-System für dein Unternehmen auswählst

Da es nie einfach ist, das beste System zu wählen, ist es wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Werfen wir einen Blick auf jeden einzelnen von ihnen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Möglichkeit, Zahlungen anzunehmen und zu verarbeiten, ist für dein Hotel von grundlegender Bedeutung. Deshalb möchtest du sichergehen, dass das POS-System, das du auswählst, einfach zu bedienen ist und wenig Installationszeit benötigt, denn Zeit ist Geld und du möchtest, dass deine Mitarbeiter so produktiv wie möglich bleiben.

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Die Features

Welche Features du brauchst, hängt von deinem Hotel ab. Bevor du also ein System kaufst, solltest du gründlich analysieren, wo du Defizite hast oder welche Bereiche deines Unternehmens optimiert werden könnten. Da es so viele Features gibt, von der Bestandsverwaltung über Integrationen und Berichte bis hin zur Zeitplanung, ist es wichtig, dass du deine Schwachstellen kennst, damit du weißt, wie du sie mit dem richtigen Tool überwinden kannst.

Die Bedürfnisse deines Hotels

Du kannst eine SWOT-Analyse in Erwägung ziehen, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen für die Zahlungsabwicklung in deinem Hotel zu ermitteln. So kannst du besser herausfinden, welche Features und Funktionen du brauchst und wie viel Budget du für die Anschaffung einplanen solltest.

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Schlussfolgerung

Wir haben uns das cloudbasierte POS-System angesehen, seine Vor- und Nachteile und wie du das beste POS-System für dein Gastgewerbe auswählst. Diese Lösung kann nicht nur Kostenvorteile bringen, sondern auch die Produktivität steigern, indem sie dank ihrer Integrationsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit den Bedarf an manueller Arbeit verringert. Ein cloudbasiertes POS-System ist zweifelsohne eine wichtige Investition für jeden Gastgewerbebetrieb.

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