Effizienz in der Hotelgastronomie: Strategien und Technologie

Die Gastronomie bildet das Herzstück eines Hotels. Die Qualität der Speisen und das reibungslose Funktionieren der Abläufe bleiben jedem Gast in Erinnerung. Hier einen hohen Standard zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine effiziente Organisation und reibungslose Zusammenarbeit erfordert. Aber durch den richtigen Fokus und den gezielten Einsatz von Technologien kann die Effizienz der Hotelgastronomie gesteigert werden.

Herausforderungen in der Gastronomie

Bevor wir uns den Lösungen zuwenden, ist es wichtig, die Herausforderungen zu verstehen, mit denen Hotelgastronomen konfrontiert sind. Denn in der Branche herrscht ein großer Konkurrenzkampf. Die Bewertungen eines Hotels sind eng verknüpft mit der Zufriedenheit der Gäste im Hotelrestaurant. Gleichzeitig muss die Strategie zur eigenen Zielgruppe und den finanziellen Mitteln passen.

Zu den täglichen Herausforderungen gehören großer Zeitdruck und eine hohe Arbeitsbelastung während der Stoßzeiten, komplexe Arbeitsabläufe von Reservierungsmanagement und Bestellannahme über die Zubereitung der Speisen bis zur Abwicklung der Zahlung. Dazu kommen Kommunikationsprobleme im Stress zwischen Mitarbeitern. Dennoch trotzdem müssen die Arbeitsprozesse fließen, damit alle reibungslos funktioniert.

Einsatz von IT-Systemen zur Effizienzsteigerung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, setzen viele Hotelgastronomen auf Technologie, die verschiedene Aspekte ihres Betriebs automatisieren und optimieren. Zu Beginn ist es wichtig, eine gründliche Analyse durchzuführen: Welche Bereiche laufen bereits gut und wo besteht Potenzial zur Verbesserung? Idealerweise werden die Prozesse aus Sicht des Gastes beurteilt und die Guest Journey von Anfang bis Ende durchdacht.

In folgenden Bereichen kann in die POS integrierte Software eingesetzt werden, um die Gastronomie in den Abläufen zu unterstützen:

Digitale Speisekarten und Bestellsysteme

Individualisierte Bestellungen setzen sich nicht nur im Restaurant, sondern vor allem auch beim Zimmerservice zunehmend durch. Gäste möchten weniger auf bestimmte Menüvorgaben und Zeitfenster angewiesen sein, sondern unabhängiger und nach Bedarf bestellen. Mit digitalen Speisekarten können sie über ein Tablet oder ihrem Smartphone ordern – egal ob auf dem Zimmer oder im Restaurant. Darüber hinaus können die Speisekarten vom Gast gefiltert werden, was es dem Hotel ermöglicht, diese einfacher zu aktualisieren. Dies führt nebenbei zu einer Reduzierung der Überproduktion und ermöglicht so eine nachhaltigere Wirtschaft. Wer Optionen bieten möchte, kombiniert das problemlos mit der herkömmlichen manuellen Bestellung.

Automatisierte Zahlungsprozesse

Wenn Gäste digital bezahlen können, geht das nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier. Der Abrechnungsprozess wird für Kunden und Mitarbeitende wesentlich einfacher. Während einzelne Restaurantbesuche dies möglicherweise nicht unmittelbar zeigen, wird es während längerer Aufenthalte deutlicher. Ein digitales Bestellsystem kann hierbei über verschiedene Bereiche hinweg nahtlos synchronisiert werden, was den Prozess vereinfacht.

Lagerverwaltungssoftware für den Überblick

Wer den Überblick über den Bestand verliert, verliert auch die Kontrolle über die Gastronomie. Zu wissen, was vorrätig ist und wo es lagert, ist essenziell. Durch eine Lagerverwaltungssoftware oder idealerweise durch eine integrierte Lager- und Bestandssoftware kann dies viel einfacher organisiert werden.

 Sogar über mehrere Lager hinweg. Bestellungen können aufgegeben und verfolgt werden, schwindende Vorräte werden erkannt und per Push-Nachricht gemeldet, Einkäufe werden optimiert. So wird Zeit gespart und Fehler vermieden. Gleichzeitig lässt sich erfassen, was die Gäste am liebsten konsumieren und die Planung dementsprechend angepasst werden. Ein „Tut mir Leid, das haben wir leider nicht mehr“ gehört damit der Vergangenheit an.

Preisgestaltung

Direkt mit der Bestandsverwaltung geht auch die Preisgestaltung einher. Wer digital erfasst, was die Gäste besonders mögen und häufig bestellen, kann entsprechend planen. Über längere Zeiträume lassen sich Muster erkennen und dementsprechend schon weit im Voraus strategisch die Einkäufe organisieren. Hotelbetreiber bekommen ein besseres Gefühl dafür, wo Preise angehoben werden können und wo besser nicht. Bei mehreren Hotels lassen sich die Daten auch übergreifend vergleichen.

Digitales Personalmanagement für ein besseres Arbeitsklima

Last, but not least: das Personal. Es ist bekannt, wie stressig die Arbeit in einem Restaurant unter Umständen werden kann. Mit einer guten Einsatzplanung und vereinfachter Kommunikation lässt sich dem entgegenwirken und ein möglichst angenehmes Arbeitsklima schaffen. Der Bedarf kann mit entsprechenden Tools besser kalkuliert und geplant werden und die digital unterstützte Kommunikation spart viel Zeit. So funktionieren die Abläufe reibungslos und gut gelaunte Mitarbeiter machen sich auch bei den Gästen bemerkbar. Idealerweise holen Manager sich trotz der klaren Organisationsstrukturen in einem Hotel immer das Feedback der Mitarbeitenden ein. Die sitzen an der Quelle und sehen und hören mehr, als jeder Manager an seinem Schreibtisch.

Auswahl und Einführung von IT-Systemen

Digitale Software soll unterstützen, aber wie wählt man die richtige aus? Das erfordert einige Schritte:

• Sorgfältige Planung und Analyse der betrieblichen Anforderungen. Es ist wichtig, dass die Software am besten zu den spezifischen Bedürfnissen des Betriebs passt.
• Bewertung der Systeme auf dem Markt nach Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, sie in bestehende Systeme zu integrieren.
• Kostenanalyse.

Ist die Wahl auf ein passendes System gefallen, ist eine Schulung der des Personals wichtig. Auch wenn sie bedienerfreundlich sind, senkt eine Schulung zum Verständnis der Systeme die Hemmschwelle und vermeidet mögliche Frustration in der Anfangsphase. Im Anschluss sollten die Systeme und der Umgang damit kontinuierlich evaluiert werden. Anpassungen können immer vorgenommen werden, um die Abläufe weiter zu optimieren.

Vorteile effizienter Arbeitsabläufe in der Gastronomie

Was sind denn nun konkret die Vorteile solcher Systeme? Das ist schnell beantwortet:

•       Zeit- und Kostenersparnis
•       weniger Arbeitslast
•       Reduzierung von Fehlern und Missverständnissen
•       optimierte Ressourcennutzung
•       optimierte Lagerhaltung
•       verbesserte Kundenerfahrung
•       verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiter fühlen sich gesehen und unterstützt und Gäste bemerken nicht nur die effizienten Arbeitsabläufe, sondern profitieren auch von der freigewordenen Zeit und guten Stimmung im Hotel. Da kommt man doch gerne wieder!

Einer der für Hotelbetreiber wichtigsten Punkte: Durch die Reportings von Mews POS und das Setzen und Verfolgen von KPIs wird anhand der Messwerte schnell klar, was funktioniert und wo nachjustiert werden muss. Das Ergebnis: Eine Maximierung des Umsatzes, Wettbewerbsfähigkeit und Gäste, die auf der Karte finden, wonach sie suchen.

Fazit

Effiziente Arbeitsabläufe sind entscheidend für den Erfolg in der Hotelgastronomie. Durch den gezielten Einsatz von Technologien, kontinuierliche Verbesserungen und Kundenorientierung können Hotelbesitzer ihre Betriebe optimieren und ihren Gästen ein unvergessliches Erlebnis bieten. Das Hotel bleibt wettbewerbsfähig, spart Kosten und Zeit ein und sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit wird erhöht.

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