Otter Hospitality und Mews: gestraffte Betriebsabläufe, höhere Margen

Über Otter Hospitality

Otter Hospitality ist eine in Monterey ansässige Hotelgruppe, die in ganz Kalifornien 11 Unterkünfte mit unabhängigen Marken betreibt. Als AAHOA-konformes Familienunternehmen repräsentieren sie eine neue Generation von Reservierungsinhabern: Sie sind operativ tätig und konzentrieren sich darauf, langjährige Betriebsabläufe zu modernisieren, ohne die Kontrolle über das Geschäft zu verlieren.

Mit dem Wachstum ihrer Unterkünfte wurden Altsysteme und manuelle Arbeitsabläufe zu einem Engpass. Otter Hospitality benötigte eine Technologie, die die Eigenschaften der Unterkünfte skaliert, Betriebsabläufe reduziert und den Reservierungsinhabern einen klaren Überblick verschafft, ohne ein Einheitsmodell zu erzwingen oder die Kosten in die Höhe zu treiben.

Ein zentrales PMS, das mit mehreren Unterkünften mitwächst

Herausforderung Die Verwaltung mehrerer Unterkünfte mit Altsystemen führte zu Fehlern, Unstimmigkeiten und unnötiger manueller Arbeit, als die Unterkunft wuchs.

Lösung Otter Hospitality hat die Lösung Mews PMS mehrere Unterkünfte mit einem Gruppenrahmenvertrag, um einheitliche Preise und Laufzeiten zu gewährleisten, wenn neue Unterkünfte hinzukamen. Mit einem einzigen Kernsystem konnten die Teams ihre Betriebsabläufe standardisieren und gleichzeitig auf der Ebene der Unterkünfte flexibel bleiben - ein entscheidender Faktor für eine vielfältige, unabhängige Markengruppe. Außerdem wird der Zugang der Mitarbeiter durch die zentrale Verwaltung der Benutzerrollen und Berechtigungen einheitlich und genau überwacht.

Ergebnis

• 11 Unterkünfte, die mit einem PMS betrieben werden
• Einheitliche Betriebsabläufe, ohne die Unabhängigkeit zu verlieren

Onboarding, das mit jeder Unterkunft schneller wird

Herausforderung

Die schnelle Expansion erforderte ein Einführungsmodell, das die Betriebsabläufe nicht verlangsamt und die Teams nicht überlastet.

Lösung Otter hat mit Mewseinen stufenweisen Onboarding-Ansatz umgesetzt, der die standardmäßige Online-Installation mit Premium-Onboarding und Systemprüfungen für ausgewählte Unterkünfte kombiniert. Jede Liveschaltung baute internes Wissen auf und schuf ein wiederholbares Modell, das die Reibungsverluste reduzierte und die nächste Einführung schneller und effizienter machte. Das Bay Breeze Inn wurde in nur 21 Tagen eröffnet und setzt damit einen Maßstab für zukünftige Unterkünfte.

Ergebnis

• Schnelleres Onboarding mit jeder neuen Unterkunft
• Wiederholbarer Prozess für zukünftige Akquisitionen

Automatisierung, die tägliche Arbeit und kostspielige Fehler reduziert

Herausforderung

Manuelle Abrechnungen und Add-ons, wie z.B. Parkgebühren, erforderten eine ständige Kontrolle und führten oft zu Fehlern.

Lösung

Mithilfe von Mews Produktregeln hat Otter wiederkehrende Abbuchungen auf der Grundlage der Buchungsquelle, des Ratenplans und der Bedingungen für den Aufenthalt automatisiert. Parkgebühren und Add-ons werden jetzt automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf den Gast angewandt, so dass keine manuellen Eingriffe an der Rezeption mehr nötig sind. Diese Regeln reduzierten menschliche Fehler, verbesserten die Konsistenz der Abrechnungen und erleichterten die Schulung neuer Mitarbeiter in allen Unterkünften erheblich.

Ergebnis

• Weniger manuelle Aufgaben für Frontdesk-Teams
• Weniger Fehler bei der Abrechnung und weniger Streitigkeiten unter den Gästen
• Einheitlichere Preise und Handhabung von Add-ons

Finanzielle Transparenz ohne Tabellenkalkulationsturnerei

Herausforderung

Die Finanzberichterstattung auf Konzernebene war langsam, fragmentiert und stark von manuellen Abgleichen abhängig.

Lösung

Mews Ledger zentralisieren die Finanzverfolgung für alle Unterkünfte und führen eine einheitliche Buchhaltung auf Gruppenebene ein. Transaktionen fließen jetzt in strukturierte Ledger, die die Berichterstattung übersichtlicher und schneller machen, ohne auf exportierte Tabellenkalkulationen oder manuelle Bereinigungen angewiesen zu sein. Dies verschaffte den Eigentümern einen besseren Überblick über die Leistung und reduzierte gleichzeitig den Zeitaufwand für die Abstimmung der Zahlen über mehrere Hotels hinweg.

Ergebnis

• Zentralisierte Finanzaufsicht über alle Unterkünfte
• Schnellerer Abgleich und Berichterstattung
• Bessere Sichtbarkeit auf Reservierungsinhaber-Ebene

Ein Technologie-Stack zum Testen, Lernen und Anpassen

Herausforderung

Starre Systeme schränkten die Möglichkeit ein, mit Umsatz-Tools, Gästebotschaften und Vertriebsstrategien zu experimentieren.

Lösung

Mews Dank der offenen Acquirer Reference Number (API) konnte Otter seine bevorzugten Tools für das Revenue Management, die Gästekommunikation (Akia) und den Channel-Manager miteinander verbinden. Anstatt sich langfristig an einen einzigen Anbieter zu binden, verfolgte die Gruppe einen Test- und Lernansatz: Sie probierte neue Lösungen aus, maß die Ergebnisse und skalierte nur das, was einen Nutzen brachte. Diese Flexibilität half, die Kosten zu kontrollieren und den Technologie-Stack zukunftsfähig zu halten.

Ergebnis

• Freiheit, neue Tools zu testen, ohne das PMS zu wechseln
• Schnellere Innovation ohne langfristige Bindung
• Technologie, die sich an die Entwicklung des Unternehmens anpasst

Blick nach vorn

Otter Hospitality plant, seine mehreren Unterkünfte weiter auszubauen und dabei Mews als standardisierte Grundlage zu nutzen. Mit Automatisierung, offenen Integrationen und Sichtbarkeit auf Gruppenebene konzentriert sich das Team auf eine effiziente Skalierung bei gleichzeitigem Schutz der Gewinnspannen.

Als aktives AAHOA-Mitglied zeigt Otter Hospitality weiter, wie moderne Systeme Mehrgenerationen-Hotels unterstützen können, ohne die Betriebsabläufe zu sehr zu verkomplizieren. Außerdem testen sie Atomize RMS, ein KI-gestütztes Revenue Management System, das Marktsignale verfolgt und die Preisstrategien in Echtzeit optimiert.

Erfahre mehr über Atomize RMS