¿Qué es un sistema central de reservas (CRS) para la industria hotelera?

Un sistema central de reservas o CRS, por sus siglas en inglés, es una plataforma que se utiliza en la industria hotelera para centralizar las reservas, la distribución, las tarifas y el inventario en tiempo real. Es una herramienta clave para agilizar los procesos operativos de un hotel, ya que conecta y centraliza la información proveniente del sistema de gestión de propiedades, los diferentes canales de distribución y los centros de llamadas en una plataforma única.

En este artículo, analizaremos en detalle qué es un CRS, para qué sirve y cómo funciona. Es fundamental comprender el funcionamiento de este sistema para perfeccionar tu estrategia de distribución, incrementar los ingresos por habitación disponible (RevPAR) y eliminar posibles errores humanos en el proceso. ¡Comencemos!

¿Qué es un sistema central de reservas (CRS)?

Un CRS es un software de gestión de reservas que te permite gestionar el inventario y las tarifas de tu hotel en tiempo real. Se trata de un sistema diseñado para hacer más eficiente la gestión de reservas y los procesos relacionados.

Con un software sencillo e inteligente como el sistema de gestión de ingresos (RMS) de Mews, puedes encargarte de las reservas directas a través de tu motor de reservas. Además, puedes gestionar reservas de grupos y supervisar cada detalle, desde la asignación de habitaciones hasta la facturación. Estos sistemas son fundamentales para mejorar la eficiencia operativa de los hoteles ya que automatizan los procesos.

La importancia de contar con un CRS radica en que las reservas ya no provienen únicamente de un canal directo, sino desde varios canales de distribución, como OTA, agentes de viaje convencionales, vendedores al por mayor y sistemas de distribución global, además de las reservas directas.

Este software se conecta directamente con los distintos canales de distribución y se sincroniza con el PMS de tu hotel. Esto te permite centrarte en diversificar tu estrategia de distribución sin preocuparte demasiado por la logística.

¿Para qué sirve un sistema central de reservas?

Un sistema central de reservas cumple diversas funciones. A continuación, presentaremos las más importantes. Puedes leer más acerca de las ventajas de un CRS en este enlace.

Hacer un seguimiento de tus reservas

Un sistema central de reservas te permite gestionar reservas y sincronizarlas en un sistema único, evitando las sobreventas y reservas duplicadas. Esto es especialmente útil si tienes varias propiedades y utilizas múltiples canales de distribución. De esa manera, puedes agilizar el proceso de reserva y centrarte en maximizar los ingresos por habitación.

Facilitar la distribución

Con tantos canales a tu disposición para elaborar tu estrategia de distribución, contar con un sistema centralizado puede simplificar el proceso. El CRS aumenta tu visibilidad en estos canales ya que amplía la variedad de plataformas donde ofreces tus habitaciones.

Un CRS conecta tus tarifas y disponibilidad con todos los canales, brindándote mayor exposición ante huéspedes potenciales y mejorando tu presencia tanto online como offline.

Ajustar fácilmente las tarifas y disponibilidad

Los revenue managers buscan constantemente actualizar los precios en base al mercado y, con un sistema central de reservas, esta tarea se vuelve sumamente sencilla. Puedes ajustar precios rápidamente y estos cambios se reflejarán en todos los canales de distribución, garantizando paridad de las tarifas.

Descubre más sobre los beneficios de la paridad de tarifas (artículo disponible en inglés). Además, al trabajar con tarifas dinámicas y múltiples tipos de habitaciones, un CRS te permite automatizar la fijación de precios desde un único software de gestión de ingresos, en lugar de tener que actualizarlos en varios lugares.

Lo mismo ocurre con la disponibilidad: puedes actualizarla de una sola vez y luego distribuirla en todos los canales simultáneamente. En base a la disponibilidad, puedes lanzar promociones, actualizar el inventario y aplicar estos cambios de manera eficiente. No hay duda alguna de que esta es la manera más eficaz de gestionar tu estrategia de precios. Lee más sobre las 12 mejores estrategias de precios.

Administrar múltiples reservas

Este tipo de software se emplea para gestionar la asignación de habitaciones y coordinar las reservas en grupo en el caso de bodas, banquetes y otros eventos corporativos. Gracias a la capacidad de gestionar múltiples reservas, puedes crear bloques de habitaciones y actualizar la disponibilidad en tiempo real para prevenir reservas duplicadas y maximizar las ventas.

Gestionar cancelaciones y reembolsos

Cuando un huésped realiza una reserva y luego la cancela, es fundamental contar con un software que te ayude a liberar esta habitación y ponerla a disposición en los diferentes canales de distribución. Muchas plataformas de este tipo ofrecen funciones para gestionar pagos, permitiéndote no solo automatizar los reembolsos sino también actualizar la disponibilidad en todos los canales de distribución.

¿Cómo funciona un sistema central de reservas para hoteles?

Este tipo de sistema es, básicamente, una aplicación o software diseñado para que tu hotel gestione la distribución y las reservas. Para ello, transfiere datos a los diferentes canales de distribución, permitiendo que tu hotel se conecte con huéspedes potenciales y gestores de viajes de todo el mundo. Todas las fuentes de reserva aparecerán en un único sistema bajo la misma interfaz.

Como hemos mencionado anteriormente, uno de los usos principales del sistema central de reservas en la industria hotelera es gestionar la asignación de habitaciones, así como supervisar tarifas y disponibilidad en todos los canales de distribución.

Este sistema ahorra tiempo a los hoteles al sincronizarse con el PMS, evitando que los hoteleros tengan que usar múltiples plataformas. También se puede emplear para crear estrategias multicanal y analizar su impacto en las reservas. Por último, también funciona para monitorear las condiciones del mercado y ajustar la estrategia según las tendencias.

En la industria hotelera, se emplean sistemas centrales de reservas para brindar servicios adicionales a los huéspedes, lo que ayuda a aumentar el precio promedio por reserva y reduce la probabilidad de cancelaciones. Además, facilita el seguimiento de los huéspedes con solicitudes o necesidades especiales.

Conclusión

Para adaptarse a un mercado cambiante, donde las reservas provienen de varios canales de distribución, es importante utilizar un software que lo facilite y hacerlo de la manera más eficiente posible.

En este sentido, un CRS es fundamental para el crecimiento de tu negocio y el desarrollo de sus procesos, especialmente a medida que tu hotel se expande. Implementar este tipo de software te permite aumentar la visibilidad ya que trabajas con una amplia gama de distribuidores en una única plataforma.

Además, puedes ajustar fácilmente las tarifas de tu hotel para reflejar la demanda cambiante, lo que te permite maximizar tus ingresos y aumentar la tarifa media diaria.

Al configurar tarifas desde un lugar central, previenes errores humanos como reservas duplicadas o sobreventas, ya que la disponibilidad se actualiza en tiempo real en un solo lugar, optimizando los procesos.

Gracias a este software, los hoteleros pueden disfrutar de un proceso de reserva simplificado, lo que también permite alcanzar una eficiencia operativa del máximo nivel.