Mappatura dei canali alberghieri: come prevenire gli errori e migliorare la distribuzione

Chiavi di lettura

• La mappatura dei canali alberghieri collega i tipi di camera, le tariffe e la disponibilità tra le varie piattaforme, mantenendo i dati sincronizzati in tempo reale ed evitando doppie prenotazioni e problemi di servizio per gli ospiti.
• Una mappatura accurata garantisce la coerenza delle tariffe, l'accuratezza dell'inventario e l'affidabilità dei report, proteggendo gli incassi da errori quali mancata corrispondenza, disponibilità scaduta e costosi trasferimenti.
• L'automazione attraverso un channel Manager ottimizza gli aggiornamenti, riduce il lavoro manuale e minimizza gli errori di prenotazione tra più agenzie viaggi online (OTA).

Il tuo ospite prenota una Deluxe King su Booking.com, ma nel giro di pochi secondi la stessa camera viene venduta su Expedia. Ora la tua scrivania si ritrova a gestire due prenotazioni confermate per una sola camera e a dover cercare di trasferire un ospite che ha già perso la fiducia nella tua proprietà.

Questo accade quando le tariffe e la disponibilità non sono sincronizzate tra i canali in tempo reale. E le conseguenze vanno oltre le doppie prenotazioni. Le discrepanze di tariffa, gli errori di inventario e gli ospiti che trovano prezzi migliori su piattaforme concorrenti possono erodere silenziosamente gli incassi prima che un singolo ospite effettui il check-in.

Per gli hotel che gestiscono più OTA senza un sistema affidabile, queste perdite si aggravano rapidamente. La mappatura dei canali alberghieri affronta direttamente questo problema collegando i tipi di camera, le tariffe e la disponibilità su tutti i canali di distribuzione. In questo articolo ti spiegheremo come funziona, dove la maggior parte degli hotel sbaglia e come configurarlo correttamente.

Cos'è la mappatura dei canali alberghieri e come funziona?

La mappatura dei canali alberghieri è il processo di collegamento tra le strutture e le tariffe della tua proprietà e gli annunci corrispondenti su ogni canale di distribuzione online.

Collega il tuo sistema di gestione delle prenotazioni alberghiere a piattaforme come Booking.com, Expedia e Airbnb attraverso un channel Manager, in modo che gli aggiornamenti di disponibilità, prezzi e restrizioni si sincronizzino automaticamente su tutti i canali collegati.

Per farlo bene, è utile comprendere i due livelli coinvolti nel processo:

1. Mappatura dei canali si riferisce al processo più ampio di collegamento delle strutture di proprietà ai canali di distribuzione esterni. Controlla quali dati, come disponibilità, prezzi e restrizioni, vengono inviati a ciascuna piattaforma.

2. La mappatura delle camere garantisce che ogni tipo di camera nel tuo sistema di gestione delle proprietà (PMS) sia abbinata correttamente all'annuncio giusto su ogni OTA, mantenendo l'accuratezza a livello di camera in tutti i canali collegati.

Entrambi gli strati devono lavorare insieme. Un canale collegato non significa automaticamente un canale mappato correttamente. La tua "Doppia Superior" potrebbe essere presente su Booking.com ma indicata come una generica "Camera Standard", inducendo gli ospiti a prenotare il tipo di camera sbagliato.

Il dettaglio a livello di camera è importante quanto la connessione del canale stesso.

Flusso di lavoro della distribuzione

Una volta che la mappatura dei canali e la mappatura delle camere sono state impostate correttamente, i tuoi sistemi gestiscono il resto automaticamente. Il tuo PMS è l'unica origine della verità per tutto l'inventario, le tariffe e la disponibilità.

Un channel Manager legge questi dati e li invia contemporaneamente a tutte le OTA connesse. Quando viene effettuata una prenotazione su qualsiasi piattaforma, il channel Manager la riporta nel tuo PMS e aggiorna la disponibilità su tutti i canali in tempo reale, aiutandoti a prevenire le doppie prenotazioni.

Perché la mappatura dei canali è importante per la distribuzione alberghiera?

Quando la distribuzione è impostata in modo accurato, le impostazioni funzionano senza problemi e l'incasso rimane ben protetto.

Ecco cosa rende possibile una mappatura efficiente dei canali:

Prevenzione dell'overbooking

• Una sincronizzazione in tempo reale tra il PMS e tutte le OTA collegate assicura che una volta venduta una camera, questa venga immediatamente rimossa dalla disponibilità su tutte le altre piattaforme.
• Senza questa sincronizzazione, due ospiti possono confermare la prenotazione della stessa camera a pochi secondi di distanza l'uno dall'altro, lasciando alla tua scrivania il compito di gestire le conseguenze.

Coerenza della tariffa

• Una corretta mappatura dei canali garantisce la visualizzazione della stessa tariffa su tutte le piattaforme, in modo che gli ospiti non possano trovare prezzi contrastanti per la stessa camera su canali diversi.
• Le discrepanze di tariffa tra le OTA possono erodere la fiducia degli ospiti e spingerli verso i concorrenti che offrono un prezzo più chiaro e coerente.

Accuratezza dell'inventario

• Ogni tipo di camera è abbinato con precisione al corrispondente annuncio OTA, in modo che la disponibilità che gli ospiti vedono online rifletta sempre l'effettiva offerta della proprietà.
• Dati inventariali imprecisi portano a tipi di camera erroneamente etichettati, a visualizzazioni di disponibilità non corrette e a prenotazioni che non corrispondono a ciò che l'ospite ha selezionato in origine.

Protezione degli incassi

• Una mappatura accurata riduce il rischio di errori costosi come doppie prenotazioni, tipi di camera sbagliati e trasferimenti dell'ultimo minuto che danneggiano sia l'incasso che la soddisfazione degli ospiti.
• Le strutture che gestiscono più OTA senza una mappatura affidabile dei canali sono più esposte a perdite di incasso che si aggravano silenziosamente nel tempo.

Vantaggi della mappatura automatizzata dei canali

Il 30% degli albergatori sta aumentando gli investimenti nell'automazione e il turno di abbandono dei processi manuali è ben avviato. Automatizzare la mappatura dei canali offre vantaggi che vanno oltre la semplice precisione dell'inventario.

Ecco quattro benefici chiave.

1. Aggiornamenti più rapidi

Qualsiasi modifica alle tariffe, alla disponibilità o alle restrizioni nel PMS viene inviata istantaneamente a tutti i canali collegati, senza bisogno di alcun input manuale. In questo modo gli ospiti vedono sempre informazioni accurate, indipendentemente dalla piattaforma di prenotazione.

2. Meno errori di prenotazione

La mappatura automatizzata elimina il rischio di errori umani che derivano dall'aggiornamento di ogni OTA individualmente, come ad esempio la mancata corrispondenza dei tipi di camera o le tariffe non aggiornate presenti sulla piattaforma. Quando i sistemi sono collegati correttamente, la probabilità di doppie prenotazioni o di inventari non allineati diminuisce notevolmente.

3. Risparmio di tempo

I team della scrivania e dell'incasso passano meno tempo a registrarsi nelle extranet delle singole OTA e più tempo a occuparsi delle attività rivolte agli ospiti. L'automazione snellisce le attività ripetitive, consentendo al personale di concentrarsi sul lavoro di maggior valore che va a vantaggio degli ospiti e delle operazioni.

4. Migliore visibilità

Annunci accurati e aggiornati su tutti i canali migliorano la posizione di una proprietà sulle piattaforme OTA, poiché la maggior parte degli algoritmi favorisce un inventario ben curato. Inserzioni più coerenti rafforzano anche la fiducia degli ospiti, rendendoli più propensi a completare la prenotazione.

Come funziona la mappatura delle camere e delle tariffe nelle OTA?

Ogni OTA ha le sue categorie di camere, le sue convenzioni di denominazione e le sue strutture tariffarie, quindi il tuo setup interno deve parlare la lingua di ogni piattaforma per mantenere accurate le inserzioni.

Ecco come funzionano i tre componenti principali della mappatura delle camere e delle tariffe:

Come possono gli hotel impostare la mappatura dei canali passo dopo passo?

Impostare correttamente la mappatura dei canali fin dall'inizio ti evita errori che sono molto più difficili da correggere una volta che i canali sono attivi.

Seguire una sequenza chiara rende il processo semplice:

• Aggiungi prima i canali: Collega i canali di distribuzione su cui vuoi vendere, incluse le OTA come Booking.com, Expedia e Airbnb, così come i motori di metasearch, i collegamenti al sistema di distribuzione globale (GDS) e il tuo motore di prenotazione diretto.
• Crea i tipi di camera: Definisci i tipi di camera nel tuo PMS con nomi, descrizioni, tipi di letto e caratteristiche precise. Più pulita è la tua configurazione interna, più facile sarà il processo di mappatura.
• Mappare correttamente le tariffe: Assegna i piani tariffari corretti a ogni tipo di camera su ogni canale e verifica che le politiche di cancellazione, le inclusioni dei pasti e le regole sui prezzi siano riportate con precisione. Una mancata corrispondenza in questo caso è una delle origini più comuni dei reclami degli ospiti e della perdita di incasso.
• Prova le connessioni: Esegui prenotazioni di prova su ogni canale collegato prima di andare in onda. Controlla che le prenotazioni vengano visualizzate correttamente nel tuo PMS, che la disponibilità si aggiorni in tempo reale e che le tariffe vengano visualizzate con precisione su ogni piattaforma.

Quali sono gli errori più comuni di mappatura dei canali che gli hotel dovrebbero evitare?

Anche i team più esperti commettono errori di mappatura dei canali che incidono sia sull'incasso che sulla soddisfazione degli ospiti.

La tabella che segue illustra i più comuni e come evitarli:

Semplificare la mappatura dei canali ed eliminare gli errori di prenotazione con Mews

Una mappatura accurata dei canali inizia con l'avere il sistema giusto al centro delle tue operazioni. Quando il tuo PMS si collega in modo affidabile ai canali di distribuzione, gli errori di prenotazione e di inventario diventano molto meno probabili.

Mews è il sistema operativo per l'ospitalità costruito per gli hotel moderni. Il suo PMS è al centro delle tue operazioni e si connette ai principali channel manager e partner di distribuzione attraverso il sito web di channel manager. Mews Marketplacemantenendo tariffe, disponibilità e inventario allineati ovunque tu venda.

Ecco cosa supporta questa connessione:

• Connettività bidirezionale con i partner di canale chiave, come Booking.com, Expedia e channel Manager come SiteMinder, in modo che le prenotazioni e l'inventario fluiscano automaticamente tra i sistemi.
• La gestione centralizzata delle prenotazioni in Mews PMS, in modo che il tuo team veda le prenotazioni di tutti i canali collegati in un'unica timeline unificata.
• Aggiornamenti in tempo reale dell'inventario e delle tariffe da Mews, riducendo l'inserimento manuale e aiutando a far coincidere ciò che gli ospiti vedono online con ciò che è effettivamente disponibile.
• Accesso a più di 1.000 integrazioni tra distribuzione, gestione incassi, tecnologia per gli ospiti e altro ancora, in modo che la configurazione dei canali possa evolvere di pari passo con la tua strategia.

Prenota una demo per scoprire come Mews semplifica la mappatura dei canali dell'hotel, mantenendo l'inventario accurato e lasciando che il tuo team si concentri sulla guest Experience.