Informazioni su Otter Hospitality
Otter Hospitality è un gruppo alberghiero con sede a Monterey che gestisce 11 strutture a marchio indipendente in tutta la California. In qualità di azienda a conduzione familiare allineata con l'AAHOA, rappresentano una nuova generazione di operatori proprietari: sono attivi dal punto di vista operativo e si concentrano sull'ammodernamento delle attività alberghiere di lunga data senza perdere il controllo dell'attività.
Con la crescita del portafoglio, i sistemi legacy e i flussi di lavoro manuali sono diventati un collo di bottiglia. Otter Hospitality aveva bisogno di una tecnologia in grado di scalare le strutture, ridurre gli attriti operativi e dare ai proprietari una chiara visibilità, senza costringere a un modello unico o gonfiare i costi.
Il motivo per cui abbiamo cambiato è semplice. Mews ci offre flessibilità, automazione e la libertà di costruire lo stack tecnologico che funziona per noi.
Un PMS centralizzato che si adatta a un portafoglio in crescita
Sfida La gestione di più strutture con sistemi legacy creava errori, incoerenze e lavoro manuale non necessario con la crescita del portafoglio.
Soluzione Otter Hospitality ha implementato il servizio in tutto il suo portafoglio. Mews PMS in tutto il suo portafoglio utilizzando un contratto quadro di gruppo, assicurando prezzi e condizioni coerenti con l'arrivo di nuove strutture online. Con un unico sistema di base, i team hanno potuto standardizzare le operazioni pur consentendo una certa flessibilità a livello di proprietà, un aspetto fondamentale per un gruppo diversificato e con marchi indipendenti. Inoltre, l'accesso dei dipendenti è coerente e strettamente monitorato grazie alla gestione centralizzata dei ruoli e dei privilegi dei dipendenti.
Risultato
- 11 strutture che operano con un unico PMS
- Operatori coerenti senza sacrificare l'indipendenza
Onboarding sempre più veloce ad ogni struttura
Sfida
La rapida espansione richiedeva un modello di implementazione che non rallentasse le operazioni o sovraccaricasse i team.
Soluzione Otter ha implementato un approccio graduale all'onboarding utilizzando Mews, combinando lo sviluppo online standard con l'onboarding premium e l'audit del sistema per alcune strutture selezionate. Ogni no-Go ha creato conoscenze interne e un modello ripetibile che ha ridotto l'attrito, rendendo il lancio successivo più veloce ed efficiente. Il Bay Breeze Inn è stato lanciato in soli 21 giorni, stabilendo un punto di riferimento per le strutture future.
Risultato
- Un onboarding più rapido per ogni nuova struttura
- Processo ripetibile per acquisizioni future
Mews ci ha fornito un modello di rollout ripetibile. Possiamo sviluppare la stessa configurazione di base del PMS, pur supportando le differenze di tariffe, prodotti e operatori a livello di proprietà.
L'automazione che riduce il lavoro quotidiano e gli errori costosi
Sfida
La fatturazione manuale e i prodotti aggiuntivi, come le tasse per il parcheggio, richiedevano una costante supervisione e spesso davano luogo a errori.
Soluzione
Utilizzando le regole di prodotto diMews , Otter ha automatizzato gli addebiti ricorrenti in base all'origine della prenotazione, al piano tariffario e alle condizioni del soggiorno. Le tasse e i supplementi per il parcheggio vengono ora applicati automaticamente al momento giusto del viaggio dell'ospite, eliminando la necessità di interventi manuali alla scrivania. Queste regole hanno ridotto gli errori umani, migliorato l'uniformità della fatturazione e facilitato la formazione di nuovo personale in tutte le strutture.
Risultato
- Meno attività manuali per i team di scrivania
- Riduzione degli errori di fatturazione e delle controversie con gli ospiti
- Prezzi e gestione dei supplementi più coerenti
Mews Le regole del prodotto hanno eliminato un sacco di lavoro manuale. Una volta impostate, le impostazioni vengono eseguite.
Visibilità finanziaria senza la ginnastica dei fogli di calcolo
Sfida
Il report finanziario a livello di gruppo era lento, frammentato e fortemente dipendente dalla riconciliazione manuale.
Soluzione
Mews I registri contabilità centralizzano il monitoraggio finanziario di tutte le strutture, introducendo una logica di contabilità coerente a livello di gruppo. Le transazioni ora confluiscono in registri strutturati che rendono il report più chiaro e veloce, senza dover ricorrere a fogli di calcolo esportati o alla pulizia manuale. In questo modo la proprietà ha ottenuto una migliore visibilità sulle prestazioni, riducendo al contempo il tempo dedicato alla riconciliazione dei numeri tra più hotel.
Risultato
- Supervisione finanziaria centralizzata per le varie strutture
- Riconciliazione e report più rapidi
- Visibilità più chiara a livello di proprietario
Con i libri mastri di Mews , finalmente abbiamo chiarezza su tutto il gruppo invece di mettere insieme le cose.
Uno stack tecnologico costruito per testare, imparare e adattarsi
Sfida
I sistemi rigidi limitavano la possibilità di sperimentare strumenti di incasso, messaggi agli ospiti e strategie di distribuzione.
Soluzione
Mews Le API aperte hanno permesso a Otter di collegare i suoi strumenti preferiti per la gestione incassi, la comunicazione con gli ospiti (Akia) e la gestione dei canali. Piuttosto che legarsi a un unico fornitore a lungo termine, il gruppo ha adottato un approccio di prova e apprendimento, provando nuove soluzioni, misurando i risultati e scalando solo ciò che forniva valore. Questa flessibilità ha aiutato a controllare i costi e a mantenere lo stack tecnologico pronto per il futuro.
Risultato
- Libertà di testare nuovi strumenti senza cambiare PMS
- Innovazione più rapida senza vincoli a lungo termine
- Tecnologia che si adatta all'evoluzione dell'azienda
Mews ci dà accesso alle integrazioni in modo da poter testare nuovi strumenti e vedere cosa funziona davvero prima di impegnarsi.
Guardare al futuro
Otter Hospitality ha intenzione di continuare ad espandere il suo portafoglio utilizzando Mews come base standardizzata. Grazie all'automazione, alle integrazioni aperte e alla visibilità a livello di gruppo, il team si concentra sulla scalabilità in modo efficiente e sulla protezione dei margini.
In qualità di membro attivo dell'AAHOA, Otter Hospitality continua a dimostrare come i sistemi moderni possano supportare le attività alberghiere multigenerazionali senza complicare eccessivamente le operazioni. Sta inoltre effettuando un test di Atomize RMS, un sistema di gestione incassi alimentato dall'intelligenza artificiale che tiene traccia dei segnali di mercato e ottimizza le strategie di prezzo in tempo reale.
Per saperne di più su Atomize RMS
