De typische organisatiestructuur van een hotel

De organisatiestructuur van een hotel is belangrijk om ervoor te zorgen dat je accommodatie soepel loopt. Hoe groot je hotel ook is, de hotelstructuur blijft meestal hetzelfde. Hoteliers hebben misschien meer personeel nodig als hun accommodatie groter is en wat minder per afdeling in een kleinere accommodatie. Dit systeem helpt om functies en verantwoordelijkheden te definiëren en zorgt ervoor dat je team hun werk zo goed mogelijk kan doen.

In dit artikel gaan we dieper in op de organisatiestructuur van een hotel, zodat je beter kunt begrijpen hoe je zo'n structuur moet opzetten om je dagelijkse werkzaamheden en diensten zo goed mogelijk uit te voeren.

Wat is de organisatiestructuur van een hotel?

De organisatiestructuur van een hotel is een plan of overzicht op hoog niveau, opgesteld door een hotelier, om de verantwoordelijkheden en activiteiten van elke afdeling duidelijk te definiëren en zo orde te scheppen in elk gedeelte van het hotel. Door zo'n structuur neer te zetten kun je je productiviteit en efficiëntie verhogen, omdat taken op zo'n manier worden toegewezen dat het personeel precies weet wat ze moeten doen en bij wie ze moeten zijn als er iets niet goed gaat.

Een hotelstructuur helpt om de functie van iedereen die er werkt duidelijk te maken, zodat iedereen weet wie er verantwoordelijk is als er iets fout gaat. Verder helpt zo'n structuur bij het toewijzen van organisationele activiteiten en bij de besluitvorming. Met een organisatieschema kunnen hoteliers duidelijk de functie van elke afdeling aangeven en met wie ze samenwerkeen, en de juiste toewijzing van resources, afhankelijk van duidelijk gedefinieerde doelen, makkelijker plannen.

Lees meer over het managen van hotelpersoneel (alleen beschikbaar in het Engels).

Waarom is de structuur van een hotel zo belangrijk?

De structuur van een hotel is belangrijk omdat het voor verantwoordelijkheid zorgt. Iedereen weet wat zijn of haar dagelijkse taken zijn en hoe die bijdragen aan jouw hogere doelen. Hoewel het uitvoerende personeel misschien niet direct inspraak heeft op de doelen, is hun bijdrage essentieel om de dagelijkse taken uit te voeren en ervoor te zorgen dat de accommodatie soepel loopt.

Het managementpersoneel moet ervoor zorgen dat elke afdeling zijn doelen zo goed mogelijk uitvoert en eventuele obstakels wegnemen die in de weg van topprestaties staan. Als je een organisatieschema (of organogram) hebt, kun je betere strategische beslissingen nemen over je resources en kun je makkelijker opschalen als je hotel groter wordt.

Hiërarchische organisatiestructuur

Dit is een van de meestvoorkomende soorten organisatiestructuren in hotels, ongeacht hoe groot het hotel is. Elke afdeling wordt duidelijk uitgelegd met een duidelijke lijst met verantwoordelijkheden. Meestal staat er boven aan de hiërarchie een general manager, die ervoor zorgt dat elke afdeling goed presteert. De general manager werkt nauw samen met de afdelingshoofden om goed bij te houden of alles soepel loopt en om eventuele verbeteringen door te voeren.

Afdelingshoofden of -managers rapporteren meestal aan de general manager en helpen bij de operationele leiding en managen de dagelijkse activiteiten van medewerkers. Ook zorgen ze ervoor dat alle taken naar behoren worden uitgevoerd. Het aantal afdelingen en medewerkers is afhankelijk van de grootte van het hotel en de aangeboden diensten. Hieronder bespreken we alle functies om te zien welke rol ze spelen in het succes van een accommodatie.

De organisatiestructuur van een hotel

Nu je beter weet wat de organisatiestructuur van een hotel is, kunnen we kijken naar hoe dat er in de praktijk uitziet.

General manager en eigenaar

Bij een hiërarchische organisatie staat de eigenaar of de general manager meestal bovenaan, en soms staan ze allebei bovenaan. Bij een kleine accommodatie is de eigenaar ook de general manager, maar in een groter hotel zijn het twee verschillende functies. De eigenaar is verantwoordelijk voor het opstellen van normen en beleid, en de general manager zorgt ervoor dat deze goed worden uitgevoerd.

Dit betekent dat de general manager de leiding heeft over de dagelijkse bedrijfsvoering en ervoor zorgt dat alle afdelingen goed presteren. De general manager is ook verantwoordelijk voor het behalen van strategische doelen door de afdelingen gezamenlijk goed te laten functioneren. Ontdek de beste manier om bedrijfsvoeringsprocessen in hotels te verbeteren (alleen beschikbaar in het Engels).

Assistent-managers

Assistent-managers rapporteren aan de general manager en ondersteunen het goed functioneren van alle afdelingen. Ze managen de afdelingshoofden en zorgen ervoor dat zij eventuele operationele problemen oplossen als deze prestaties in de weg staan. In kleinere hotels is er misschien maar één assistent-manager, maar in grotere accommodaties zijn er mogelijk meerdere om leiding te geven aan de verschillende afdelingen.

Afdelingsmanagers

Afdelingsmanagers rapporteren aan de assistent-managers en geven meestal leiding aan de dagelijkse werkzaamheden van een specifieke afdeling, of dat nu F&B, de front-office, housekeeping, de financiële afdeling, HR of marketing is. Elke afdelingsmanager zorgt ervoor dat het personeel hun dagelijkse taken zo goed mogelijk uitvoert.

Ze zijn ook verantwoordelijk voor het oplossen van problemen. Als de afdelingsmanager het probleem niet kan oplossen, wordt het naar de assistent-manager geëscaleerd. Wat betreft werkroosters, evenementen en klachtenafhandeling is er wat overlap tussen assistent-managers en afdelingsmanagers.

Uitvoerend personeel

Je uitvoerende personeel zijn de ogen en oren van je hotel. Aangezien zij met de gasten in aanraking komen, hebben zij het beste beeld van hoe tevreden gasten in het algemeen zijn, en zijn zij ook degenen die de gasttevredenheid kunnen verhogen. Ontdek simpele manieren om de gastervaring te verbeteren. Ze zorgen ervoor dat werkzaamheden soepel lopen en dat de dagelijkse taken zo goed mogelijk uitgevoerd worden.

Het uitvoerend personeel kan iedereen zijn van piccolo tot conciërge, het receptiepersoneel, medewerkers in de bediening, koks en housekeepingpersoneel. Al deze mensen zijn essentieel om de best mogelijke gastervaring te creëren en ervoor te zorgen dat je hotel als een goed geoliede machine loopt.

Conclusie

In dit artikel hebben gekeken naar de organisatiestructuur van een hotel en waarom die belangrijk is. Door beter te begrijpen hoe een hotel op hoger niveau is gestructureerd, zijn alle personeelsleden verantwoordelijk voor hun eigen functies en verantwoordelijkheden en werken ze samen om strategische doelen te bereiken en de best mogelijke service te bieden. Dit is essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering en het goed runnen van een hotel.

Versterk je teams

Nu je weet hoe een typische organisatiestructuur van een hotel eruit ziet, is het tijd om in onze handleiding te lezen hoe jij je teams kunt versterken. Ontdek de geheimen en voordelen van slimmer werken, zoals verbeterde werkzaamheden, gelukkiger personeel en een betere gastervaring.