De top 10 voordelen van een hotel management systeem

De gastvrijheidsindustrie begint de voordelen van technologie in te zien nu dat er een opmars is van technologie in elke industrie ter wereld. Hotel Management software heeft een transformatie doorgemaakt en kan hoteliers ongetwijfeld enorm helpen met het runnen van hun bedrijf.

Een modern Property Management Systeem (PMS) kan helpen met het stroomlijnen van de administratieve systemen en processen, alsmede de algehele operatie ondersteunen in hun dagelijkse bezigheden.

Er zijn ontelbaar veel voordelen in het gebruik van een betrouwbaar hotel management systeem. Of je nu tijd bespaart met het elimineren van manuele handelingen of extra directe boekingen genereert, het uiteindelijke doel moet zijn om de efficiëntie te stimuleren en de gastenervaring te verbeteren.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een hotel management systeem?

Mocht je nog niet overtuigd zijn, dan vind je hier 10 voordelen om een modern hotel management systeem te gaan gebruiken

1. Bespaar op administratieve taken

Het juiste hotel management systeem zal je enorm veel tijd besparen door de manuele handelingen te elimineren. De software neemt je de meeste taken uit handen en zorgt ervoor dat jij meer tijd kan spenderen aan belangrijke taken zoals het bedienen van je gasten.

Een hotel management systeem is het kloppende hart van je accommodatie en verbindt elke afdeling van je hotel met elkaar, denk hierbij aan Front Office, Revenue Management en Housekeeping. Als je de juiste oplossing kiest voor je bedrijf kan je op elke afdeling tijd besparen en zo de productiviteit van je medewerkers verhogen.

2. Verbeter de gastenrelatie

Een soepele check-in en check-out ervaring zal wonderen doen voor je gasttevredenheid. Dit is nog maar het topje van de ijsberg. Er zal zeker sprake zijn van verhoogde gastenloyaliteit als je kijkt naar verbeterde gastencommunicatie en het aanbieden van extra diensten.

3. Verbeter de online zichtbaarheid

The right software is an important factor in developing your online presence. You can integrate guest-facing software like hotel booking engines, chat bots and a guest portal with your website design, enabling you to instantly accept online reservations and make guests feel confident in their choice to book directly with you.

De juiste software is een belangrijke factor in het verbeteren van de online zichtbaarheid. Je kan makkelijk guest facing software integreren met je booking engine, met de chat bot en je gastenportaal zodat je makkelijk directe boekingen kan accepteren. Dit zorgt ervoor zorgt dat gasten zich veilig voelen op het moment dat ze direct bij je een boeking maken.

Google beoordeelt de gebruikerservaring en zorgt ervoor dat je hoger op de zoekresultatenlijst terecht komt bij een goede gastenervaring. Dit geldt ook voor andere zoekmachines.

4. Implementeer een effectief revenue management systeem

De meeste hotel management systemen bieden kenmerken aan van revenue management en de mogelijkheid voor het juist prijzen van de kamers.

Het aanbieden van prijzen op basis van hoog en laag seizoen is iets van het verleden. Als je niet de prijs op de juiste manier instelt door gebruik te maken van slimme technologie, dan loop je het risico om niet optimaal gebruik te maken van de gasten die bij je boeken. Je moet de mogelijkheid hebben om producten en diensten aan te bieden zoals jij dat wilt, denk hierbij aan het aanbieden van speciale arrangementen en aanbiedingen.

5. Zorg voor de juiste distributiekanalen

Een moderne hospitality cloud moet makkelijk te koppelen zijn aan een channel manager zodat je prijzen gemakkelijk zichtbaar zijn op meerdere kanalen zoals de bekende OTA's.

Het zorgt voor realtime informatie dat ervoor zorgt dat je aantallen reserveringen groeien endat je accomodatie meer online zichtbaar is.

It provides real-time information that will help you grow your number of reservations and spread awareness of your property.

6. Ontvang meer boekingen

Elke functionaliteit in je hotel management systeem moet erop gericht zijn om het aantal boekingen te verhogen. Of je nu nieuwe markten wil ontdekken of meer boekingen wilt krijgen in het laagseizoen, het juiste softwaresysteem is ontworpen om eruit te halen wat er in zit.

Revenue management en een directe boekingsmodule zijn twee overduidelijke functionaliteiten die je kunnen helpen in dit opzicht, maar alles van integraties met slimme rapporten en automatisering zullen je hier uiteindelijk bij verder helpen.

7. Accurate dagelijkse rapportages

Hotelmanagement, finance en de revenue teams hebben toegang tot accurate dagelijkse omzetrapporten dankzij slimme hotel management software.

Tegelijkertijd zullen operationele en marketingrapportages jou en je teams helpen om betrouwbare, met data onderlegde beslissingen te maken in jouw bedrijf.

Wanneer je alles in de cloud hebt, zijn al deze waardevolle cijfers beschikbaar waar en wanneer je maar wilt, zonder moeilijke rapporten te exporteren.

Meanwhile, operations and marketing reports will help you and your team to make reliable, data-driven decisions across your business.

8. Voorkom dubbele boekingen en menselijke fouten

Hospitality management software systemen zijn geprogrammeerd om dubbele boekingen te helpen voorkomen. Dankzij geautomatiseerde taken helpen zij ook fouten te voorkomen wanneer receptiepersoneel belangrijke data verwerkt zoals naam, paspoortdetails en creditcardgegevens.

Dit betekent een betere gastenervaring (geen ongemakkelijke follow up om te vragen om de juiste gegevens), meer tijd voor jouw team om zich te focussen op belangrijke taken en het genereren van betrouwbaardere data en rapportages.

This means a better guest experience (no awkward follow up conversations asking for their correct details), more time for staff to focus on their important work, and more reliable business data and reporting.

9. Analyseer je klantenbestand

Markt- en gastensegmentatie is een ander belangrijk voordeel van het juiste gasten management software systeem. De GM en de marketing managers kunnen bijhouden welke soorten gasten je ontvangt met belangrijke demografische kenmerken zoals leeftijd, geslacht en nationaliteit.

Deze data staan je toe om geïnformeerde beslissingen te maken over jouw marketingstrategie, en zorgen voor een toename van lange termijn omzetten.

10. Transformeer jouw accommodatie

De vele voordelen van een hotel management systeem kunnen helpen om jouw business te laten groeien in een korte tijd. Als je nu niet de juiste softwareoplossing gebruikt, migreer dan naar een meer moderne software om directe verbeteringen te zien.

Dit kan blijvende voordelen opleveren die verder gaan dan het dagelijks gebruik van het systeem. Het kan ook een verandering van mindset teweeg brengen en de manier van werken van je team transformeren. Hier kan je meer lezen over over hotels die hun operatie hebben getransformeerd door de juiste hospitality cloud te kiezen.

Conclusie

Net zoals met alle producten, de goedkoopste optie is niet altijd de beste optie, en andersom geldt dat ook. Er zijn veel goedkope producten die je uiteindelijk meer geld zullen kosten als je niet voorzichtig bent wanneer je een hotel management systeem aanschaft.

Neem de tijd om goed onderzoek te doen voor je investeert in het juiste systeem voor jouw accommodatie. Zorg voor input en feedback van alle afdelingen en begrijp goed wat zij nodig hebben voor je een besluit maakt.

Als je dit goed doet, kan het een wereld van verschil maken.